Компрессия

Фразы должны быть максимально краткими. Каждое дополнительное слово уменьшает шансы фразы быть запоминаемой. Поэтому следует безжалостно убирать из фразы все лишние слова. Остается решить только, какие слова действительно лишние.

Первые кандидаты на «увольнение» - служебные слова (предлоги, сложные союзы). Один из наиболее распространённых примеров – фраза, представляющая собой сложноподчиненное предложение со словом «который» («Связь, которая объединяет»). Такие предложения нужно просто переделывать, реструктурируя их таким образом, чтобы связующее слово либо отсутствовало вовсе, либо представляло собой краткий простой союз. (К примеру, фраза «Бумага, которая работает на вас» ничего не потеряет без союза «которая»: «Бумага работает на вас»).

«Это» - одно из слов, которое практически всегда оказывается излишним. Его можно смело изъять из большинства предложений без всякого ущерба для смысла. Если «это» проникло в вашу фразу, смело избавляйтесь от него. В большинстве случаев вам даже не придётся перестраивать предложение.

Часто словами-паразитами в тексте отчета становится «что» и «то» в разных формах.

Не всегда, но в большинстве фраз избыточными оказываются и личные местоимения. Несмотря на уверения некоторых авторов пособий по деловому письму, что личные местоимения придают коммуникации более приватный тон, обозначение автора и читателя личными местоимениями («Мы» - «Вы») не привносит практически никакой личной ноты. А в отчета личных нот иногда лучше даже избегать. Бывают фразы, в которых лучше употребить название группы, проводившей внутренний аудит.

Конечно, бывают случаи, когда без местоимений не обойтись. Вы сами должны решить, какую роль играет в вашем отчете местоимение: является оно носителем важного элемента содержания или просто результатом не слишком отточенной формулировки.

Попробуйте ужать словосочетания. Часто то, что можно выразить одним словом, описывается словосочетаниями из двух и более элементов. Это, конечно, не относится к фразеологизмам, где наличие нескольких слов оправдано общим ярким и конкретным значением всего выражения.

Часто в отчеты включают прилагательные, которые в сочетании с другими словами оказываются тавтологией. Наиболее популярный пример тавтологичного прилагательного – выражение «надежные (прочные, твердые) гарантии». Само существительное «гарантия» имеет в своем значении элемент надежности и прочности (попробуйте представить себе «ненадежную гарантию»). Хороший способ проверить прилагательное – сформулировать аналогичное словосочетание с его антонимом (как мы сделали это только что с выражением «надежные гарантии»). Если фраза не потеряла смысла, значит, прилагательное можно признать оправданным и несущим актуальную смысловую нагрузку. Если же фраза с антонимом значит бессмысленно, значит, его смело убирают без ущерба для общего содержания.

Если пока вам не удалось полностью избавиться от абстрактных, «слабых» слов, попробуйте сделать это сейчас: еще не поздно. Можно предложить несколько способов для конкретизации абстрактных элементов фразы.

Найдите синоним к слову – задача не столь простая, как может показаться на первый взгляд. Полных синонимов в русском языке просто не существует. Поэтому, заменяя одно слово другим, мы неизбежно теряем какую-то частичку прежнего значения и привносим элемент нового. Что же касается абстрактных слов, то их значение настолько расплывчато и многогранно, что конкретный синоним неизбежно будет иметь более узкое толкование. Найдите тот синоним, который будет наиболее точно описывать обозначаемое. «Надежный» можно заменить на «прочный» или «твердый», «стабильный» - на «устойчивый» и т.п. Чем более конкретно (соотносимо с явлениями действительности) слово, тем легче оно для восприятия.

Можно попробовать заменить не само слово, а обозначаемое им понятие. Постарайтесь максимально конкретизировать объект.

Да, вы не ослышались: иногда, несмотря на увеличивающуюся общую длину фразы, добавление слова или даже несколько слов, конкретизирующих абстрактное понятие, приносят больше пользы, чем вреда.

Если абстрактное слово не удается совсем исключить из текста, попробуйте подобрать к нему эпитет – красочное художественное определение. И тогда ваше тусклое слабое слово засияет, наполнится жизнью и красками и наверняка вызовет соответствующий отклик в душе читателя.

Среди однокоренных слов, принадлежащих к разным частям речи, одни более близки к обозначаемому объекту или явлению, чем другие. Если использованное вами слово является производным от другой части речи с тем же корнем, попробуйте использовать исходное слово. Чаще всего таким «первичным» словом является глагол, от которого впоследствии образуются отглагольные существительные (например, «бег» - «от «бегать»).

Отличительным признаком производных слов являются словообразовательные суффиксы (-ость, -ота, -ние). Постарайтесь заменить эти слова на первородные с тем же корнем. Это, конечно, потребует смены структуры предложения, но вполне вероятно, что результат оправдывает усилия.