Редактируем отчет Основы редактирования

Редактирование, внесение изменений и написание окончательного варианта отчета:

- Посмотрите на отчет глазами читателя.

- Используете правильную лексику.

- Удалите всё второстепенное.

Использование правильной лексики и графических элементов письма:

• Пишите по существу, ясно, своевременно и целесообразно.

• Добивайтесь воздействия отчета на читателя.

• Употребляйте короткие слова.

• Опускайте ненужную лексику.

• Пишите короткими предложениями.

• Используете сжатые абзацы.

• Пишите кратко.

• Пишите точно, приводите факты.

• Правильно используйте знаки препинания, допускающие однозначную трактовку.

Приемы редактирования и устранение типичных ошибок в языке отчета

Редактирование отчета обычно состоит из трех этапов:

1. Первичное ознакомление с текстом отчета.

Прочтение отчета в целом.

При первом прочтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях.

2. Проверка фактического материала.

Следует продумать, достаточен ли фактический материал

3. Собственно редактирование отчета.

Языковая правка.

Устранение орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

Работа над заглавием (названием) отчета, если это необходимо.

Выправленный текст следует вычитать по крайней мере еще раз.

На что обратить внимание при собственно редактировании.

1. Думать об адресате: если читатель отчета не специалист в области аудита, лучше избегать употребления профессиональных терминов.

2. Стараться сократить длинные предложения, чаще ставить точку.

3. Заменять придаточные предложения на конструкции с причастием, где это возможно.

4. Избегать так называемого «нанизывания падежей» - употребления цепочки существительных (например: «возможность проведения инвентаризации объекта заказчика аудитором»).

5. Проверять, согласуется деепричастие с субъектом.

6. Пользоваться рубрицированием при перечислениях.

7. Употреблять сноски для обозначения названий документов.

8. Не цитировать законодательные документы, а стараться пересказать их более доступным языком.

9. Избегать частого употребления однокоренных слов.

10. Заменять отглагольные существительные на глаголы (например: «проведение – проводить»).

11. Проверять правильность деления текста на абзацы.

12. «Разгружать» фразы, убирая указательные местоимения в составе союзов: «Для того, чтобы … = Чтобы ….»

13. Избегать оппозиции «Мы» - «Вы», сокращать личное местоимение «мы», употребляя определенно-личные предложения: «Рекомендуем», «Ожидаем».

14. Проверять употребление активных и пассивных конструкций.

Действительный залог употребляется, когда следует выделить, оттенить субъект действия. Действительный залог придает динамизм изложению.

Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. За исключением текста протоколов («слушали, выступили, постановили») и постановлений или решений коллегиальных органов («Коллегия постановила…»).

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет больше значение, чем указание лиц, свершивших действие. Например: «Вы не выполнили моего указания по производству текущего ремонта». «Мои указания по производству текущего ремонта не выполняются». Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, и конкретный виновник не называется прямо, а лишь имеет в виду.

15. Определять вид глагола. Когда нужно подчеркивать, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии - несовершенный вид.

16. Употреблять вводные слова и обороты. Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают напряженность тона изложения. Так, фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам» весьма категорична, а ее этикетная редакция: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена», - заметно снижает напряженность текста.

17. Продумывать тон отчета. Основное требование, предъявляемое к отчету – объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. Отчеты пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости. Не следует впадать и в другую крайность – использование чрезмерной вежливости, хотя современной деловой документации скорее присуща сухость, чем чрезмерная вежливость.

Например: «Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить».

Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что автор как бы не допускал возможности, что положение может быть не утверждено. От тона отчета во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции.