План, заголовки, структурирование абзацев, диаграмм и таблиц

Далее следуют несколько советов по оформлению вспомогательных элементов текстов документов: план, заголовки, абзацы, диаграммы и таблицы.

План должен указывать читателю очередность чтения разделов, а для этого нужны указатели очередности. Как указатели можно использовать:

• заголовки,

• деление текста на абзацы,

• нумерацию.

Используйте заголовки и подзаголовки для:

• привлечения и удержания интереса читателя,

• демонстрации четкого плана отчета,

• следования логическому порядку,

• отсутствия дублирования или пропуска информации,

• изложения отчета в доступной форме,

• поиска разделов, к которым читатель захочет вернуться.

Заголовки помогут читателю легко найти наиболее интересные или значимые абзацы, понять основную мысль. Заголовки должны быть ясными, наглядными и образными. Заголовки должны содержать новые мысли, так как именно заголовки дают представление об основных идеях отчета, необходимых для его понимания. Как правило, заголовок не нужен, если в отчете речь идет только об одной проблеме.

Абзац (логический фрагмент) - группа предложений, объединенных по смыслу и грамматически выражающих законченную мысль. Первое предложение каждого абзаца должно содержать новую мысль, определяющую то, о чём будет идти речь в данном отрывке. Чтобы читающий быстрее понял суть написанного, надо постараться первые фразы абзацев сделать ключевыми. Концовка абзаца тоже важна: она подводит итого микротеме абзаца. Часто в концовке используются союзы и, но, а.

В настоящее время явно и отчетливо наблюдается увеличение роли графических средств в передаче информации. Например, графическая сегментация текста и его расположение на бумаге, длина строки, пробелы, шрифт, цвет, курсив, разрядка, втяжка, подчеркивание, типографические знаки, символы, цифры, вспомогательные знаки (№, %, +, -), средства иконического языка (рисунок, фотография карикатура, таблица, схема, чертеж и др.), необычная орфография слов и расстановка пунктуационных знаков, формат бумаги, ширина полей и другие средства, набор которых не является жестко фиксированным и может варьироваться в зависимости от характера конкретного текста.

Можно также выделить:

- пунктуационные способы передачи информации,

- возможности шрифтового варьирования,

- соотношение частей текста в пространстве.

Даже самый совершенный язык не располагает достаточно точными и экономными средствами для описания всего существующего «на словах». Пословица «лучше один раз увидеть, чем десять раз услышать», может быть с успехом дополнена «…. или прочитать»: в этой пословице сконцентрирован вековой опыт восприятия и понимания.

В деловой переписке важную роль играет то, что текст адресуется определенному человеку. Идеал языка отчета – краткость и точность. Многословие, языковые излишества – самый большой стилистический порок языка деловой переписки. Особое внимание необходимо уделять единообразию стиля и сохранению стиля делового языка без злоупотребления канцеляризмами.