Структура отчета

В большинстве случаев отчет содержит следующие части:

• Вступление.

• Рабочее изложение.

• Основная часть (полный отчет).

• Заключение и рекомендации.

Вступление – формулировка цели, темы отчета, объясняющая причины его написания. Это может быть ссылка на документ или констатация факта, события, сложившейся ситуации.

Вступление готовит читателя к восприятию отчета. Во вступлении можно сообщить уже известную читателю информацию. Таким образом, напомните ему вопрос, ответ на который содержится в отчете. С точки зрения психологии, вступление дает возможность объяснить читателю то, с чем он согласится еще до получения информации, вызывающей разногласия.

Во вступлении стремитесь завладеть вниманием читателя, чтобы он решил продолжить чтение. Следует признать, что никто не будет читать написанное вами как захватывающий роман или глянцевый журнал. Для прочтения отчета читателю, возможно, понадобится отложить размышления о чём-то более интересно и сконцентрироваться на вашем тексте. Все знают, как часто бывает, - прочитав страницу текста, вдруг понимаешь, что не запомнил ни единого слова.

Завладеть вниманием читателя во вступлении можно, следуя приведенному ниже плану:

• Ясно изложить предмет отчета.

• Сформулировать цель отчета.

• Перечислить методы сбора информации.

• Кратко изложить выводы, установленные факты и рекомендации (если это не рабочее изложение).

Вступление должно быть достаточно подробным, чтобы читатель в соответствии с вашим планом обязательно прочитал отчет. Объем и содержание вступления также зависят от того, кто будет его читать. Например, если отчет адресован читателю, досконально знающему предмет, то во вступлении можно ограничиться одной фразой.

Если отчет длинный, следует включить в него рабочее изложение. Преимущество рабочего изложения в том, что его прочитают, даже если нет времени для чтения других частей. Рабочее изложение полезно и тем, кто собирается прочитать весь отчет, но хочет сначала ознакомиться с его кратким изложением.

Основной риск заключается в том, что все читают рабочее изложение, но никто не читает весь отчет.

Рабочее изложение имеет завершенную форму и включает:

• Предмет отчета.

• Описание проблем.

• Выводы.

• Рекомендации.

Рабочее изложение содержит информацию, достаточную для формирования общего представления о предмете отчета и даже без использования множества данных. Написание рабочего изложения также дает возможность проверить логику отчета.

Основная часть отчета – подробное описание события или ситуации, их анализ, доказательства. События, факты, раскрывающие тему отчета, излагаются в их реальной последовательности – так, как они происходили в действительности. Предмет отчета может быть подвергнут детальному рассмотрению.

В этой части отчета приводятся аргументы, позволяющие сделать вывод в заключительной части. Основная часть наименее подвергается клишированию.

Содержание полного отчета, как правило, включает:

• Цель (и) задания. Информация о том, почему выполнялось задание и какого результата предполагается достигнуть.

• Объем. Деятельность, подлежащая аудиту, и вспомогательная информация.

• Результаты: - Выявленные недостатки - Выводы (заключения) - Рекомендации - План действий

Выявленные недостатки должны быть обоснованы, а также в целях избегания неправильного понимания выводов аудитора должны быть отражены в отчете. Менее значительные недостатки и рекомендации могут быть представлены в неформальном виде.

Выводы (заключения) – оценки, данные внутренним аудитором, о влиянии выявленных недостатков, и его рекомендации по результатам проверки. Выводы должны быть четко определены и могут охватывать весь объем задания. Например, были ли достигнуты цели и задачи компании, соответствующим ли образом осуществляется проверяемая деятельность.

Рекомендации основываются на выявленных недостатках и выводах аудиторов, призывают к действиям, направленным на исправление существующих условий или совершенствование деятельности, и могут носить общий или специфический характер.

Необходимо обеспечить логическое соответствие заключений и рекомендаций всем остальным разделам отчета. В этих целях используйте следующие правила.

• Заключение должно вытекать из всего сказанного вами.

• Развейте основное положение или положение отчета и предложите продуманное решение. Делайте только такие выводы, которые подкреплены собранными данными и фактами, изложенными в основной части отчета.

• Рекомендации должны основываться только на рассмотренных вами вопросах и выводах.

• Не приводите новые доказательства или новую информацию.

• Сопоставьте заключение и рекомендации с первоначальной целью отчета.

• Убедитесь, что вы ответили на вопрос читателя.

• Завершите выводом, который хотите сформировать в определенное мнение у читателя.

Типовая структура аудиторского отчета должна быть следующей:

• Титульный лист с указанием названия отчета, списка адресатов и даты отчета.

• Общая часть:

  • Реквизиты объекта аудита.

  • Состав аудиторской команды.

  • Цель аудиторской проверки.

  • Аудиторское заключение.

• Аналитическая часть:

• Список проверенных документов.

• Перечень выявленных «слабых мест» и сведения обо всех выявленных существенных нарушениях в деятельности объекта аудита.

• Конструктивные предложения и рекомендации по совершенствованию деятельности объекта аудита.

• Оценка выявленных «слабых мест» с точки зрения их влияния на ключевые показатели результативности и эффективности работы объекта аудита

• Качественная или количественная оценка влияния внедрения предлагаемых рекомендаций на КПР и КПЭ работы объекта аудита.

• Подписи руководства Департамента, проводившего аудит, и объекта аудита.

• Отметка о конфиденциальности.

Формы типовых документов, которые используются при проведении технического аудита, представлены в Приложении.