Принципы составления отчета

• Объективность отчета основывается на фактах, которые описываются беспристрастно, а выводы и рекомендации формируются без предубеждения.

• Понятность отчета подразумевает, что его содержание изложено просто и логично, не изобилует профессиональной терминологией и характеризуется высокой информативностью.

• Краткость отчета характеризуется уместностью изложения материала, отсутствием избыточных подробностей, полнотой выражения мысли при минимальном количестве слов.

• Конструктивность отчета определяется тем, что он своим содержанием, выводами и рекомендациями оказывает помощь проверенному подразделению.

• Своевременность отчета подразумевает, что он формируется без неоправданных задержек, что позволяет принять срочные и эффективные меры.

Этапы написания отчета

Написание отчета включает шесть этапов:

• Подготовка.

• Организация информации.

• Структурирование отчета.

• Подготовка чернового варианта.

• Редактирование, внесение изменений и написание окончательного варианта.

• Проверка окончательного варианта.

На этапе подготовки выполняются работы:

• Постановка целей и задач.

• Планирование времени (до, во время и после написания отчета).

• Сбор и генерация идей: - Интервью, беседы, анкеты. - Заметки, наброски, карточки. - «Мозговой штурм». - Схемы/диаграммы/модели.

• Сбор информации.

Аудитор всегда помнит, о чем отчет, кому предназначен и зачем пишется. Кроме того, требования Международного профессионального стандарта внутреннего аудита «2310. Сбор информации», гласят, что «…Внутренние аудиторы должны собрать достаточный объем надежной и полезной информации для достижения целей аудиторского задания». Для реализации данного требования необходимо использовать такие источники информации, как документы, интервью, собственные идеи аудитора.

Аудитор в дальнейшем также должен учитывать требования следующих стандартов:

- Стандарт «2320. Анализ и оценка»

«Внутренние аудиторы должны формулировать выводы и представлять результаты задания на основе соответствующего анализа и оценки информации».

- Стандарт «2330. Документирование информации»

«Внутренние аудиторы должны документально оформлять информацию, необходимую для обоснования выводов и результатов аудиторского задания».

- Стандарт «2430. Раскрытие информации о несоблюдении Стандартов (в отчете)»

«Если в рамках задания имело место несоблюдение положений Стандартов, отчет должен содержать пояснения: - Стандарт (ы), который не был соблюден полностью или частично. - Причину несоблюдения. - Влияние несоблюдения положений Стандартов на выполнение аудиторского задания».

- Стандарт «2440. Распространение отчета»

«Руководитель Службы внутреннего аудита:

- Должен довести окончательные результаты до сведения соответствующих сторон (список рассылки). - Контролировать распространение сведений из отчета за пределы организации (оценить потенциальный риск распространения, проконсультироваться с топ-менеджерами и юристами, на каждом отчете проверить отметку о конфиденциальности)».

Аудиторы применяют разнообразные методы сбора информации, а именно:

• Инспектирование – проверка записей, документов или материальных активов.

• Интервью с сотрудниками объекта аудита.

• Анкетирование – заполнение вопросников сотрудниками объекта аудита.

• Наблюдение – отслеживание процесса или процедуры, выполняемой персоналом объекта аудита.

• Аналитические процедуры – анализ и оценка полученной аудитором информации, исследование показателей деятельности объекта аудита с целью выявления нарушений и ошибок в деятельности объекта.

Собранная информация обязательно документируется. Документирование - это составление рабочих бумаг. Аудит сопровождается обязательным отражением в рабочей документации информации, которую внутренний аудитор получает в процессе аудита.

Целями документирования являются:

• Обеспечение качества проводимой проверки.

• Доказательность полученных в процессе проверки результатов и сделанных на их основе выводов и заключений.

Архивирование – это ведение архива рабочих документов. Ответственность за формирование дела конкретного объекта аудита несет руководитель аудита. Дело конкретного объекта аудита формируется проверяющими внутренними аудиторами постоянно в течение всего времени аудита. Дело одного объекта аудита за каждую проверку обозначается номером, начиная с номера 1, и далее по порядку за каждый отчетный год. Например:

• Объект проверки А, том 1, 2008 г.

• Объект проверки А, том 2, 2009 г.

Если за отчетный год формируется несколько папок, то после номера основного тома через дефис ставится дополнительный номер по количеству папок, начиная с номера 1. Например:

• Объект проверки А, том 2-2, 2009 г.

• Объект проверки А, том 2-3, 2009 г. и т.д.

Информация об объекте аудита (постоянный файл) хранится в отдельной папке с таким же названием.

На этапе организации информации формируется структура отчета. Что подразумевается под структурой? Когда мы говорим о «структуре отчета», то подразумеваем шаблон, в соответствии с которым организуется информация. Использование хорошего шаблона позволит читателю лучше разобраться в предмете отчета, чем просто голые статистические данные, и при этом мысль читателя будет работать в нужном для аудитора направлении. На данном этапе выполняются следующие работы:

• Протоколирование и удаление второстепенной информации.

• Распределение информации по логическим группам.

• Упорядочивание информации.

Структура важна для правильного понимания, потому что единовременно возможно воспринять лишь небольшой объем информации (обычно не более семи информационных единиц). Необходимо без всякого сожаления удалить всю второстепенную информацию из отчета.

Распределение информации по логическим группам осуществляется в порядке и по правилам, которые приведены далее:

• Сгруппируйте идеи.

• Включайте в одну группу только связанные между собой идеи.

• Расположите идеи в соответствии с логическим порядком внутри каждой группы.

• Используйте заголовки, раскрывающие содержание соответствующих частей текста.

• Делайте выводы на основе приведенных данных.

• Делайте только такие выводы, которые подтверждены собранным фактическим материалом.

• Избегайте логических нестыковок.

Когда мы получаем информацию, то наше сознание непроизвольно старается систематизировать ее в соответствии с уже имеющимися логическими связями. Это происходит и при чтении, и при восприятии со слуха. Всегда кажется, что если какие-либо идеи появляются одновременно, то они взаимосвязаны. Затем мы стремимся найти (или невольно устанавливаем) логическую связь между ними. Поэтому особенно важно помочь читателю найти эту связь, используя специальные языковые средства. В этом заключается процесс упорядочивания информации.

На этапе структурирования отчета аудитор последовательно логически увязывает смысловые части отчета, объединенные единством темы или предмета. Должны быть выполнены следующие работы:

• Определить структуру отчета в соответствии с заказом.

• Составить плана отчета.

• Структурировать абзацы, диаграммы, таблицы.

Для структурирования применяют два метода:

- Метод дедукции – от общего к частному.

- Метод индукции – от частного к общему.

При использовании метода дедукции следует указать:

1. Вывод.

2. Причины, обусловившие этот вывод.

3. Фактический материал.

В этом случае излагается материал, начиная сверху условной пирамиды, то есть сначала предлагается читателю ответ на интересующий его вопрос, а затем двигаетесь вниз к конкретным фактам.

Дедуктивное рассуждение строится на переходе от общего к частному. В полной форме дедуктивное рассуждение представляет собой силлогизм, то есть рассуждение, включающее две посылки и вывод.

Метод дедукции – оптимальный метод. Менеджеры и клиенты предпочитают именно этот метод. Опыт показывает, что, как правило, руководители при чтении уделяют больше внимания вступлению, рабочему изложению и выводам, чем основному разделу отчета. Из этого не следует, что подробности отчета не имеют значения, но вероятно, с ними ознакомятся выборочно другие сотрудники.

Можно сказать, что часто бывает полезно сначала ознакомить читателя с выводами. В рамках отчета это, как правило, можно сделать, поместив выводы и рекомендации в начале отчета в виде рабочего изложения (метод дедукции). С другой стороны, не следует ставить читателя перед лицом выводов без какого-либо вступления в рассматриваемую тему.

При применении метод индукции (от частного к общему) используется:

1. Фактический материал.

2. Вывод.

Индуктивное умозаключение построено на переходе от частных суждений к общим и поэтому, как бы убедительно оно ни звучало, не бывает абсолютно доказательным. Можно использовать оба метода одновременно. Рабочее изложение предлагает ответ на вопрос, в то время как сам отчет строится в соответствии с методом «от частного к общему».