Лабораторная работа №10 Создание, редактирование и анализ базы данных в Excel

1.Цель работы

Целью работы является получение навыков в создании, редактировании и анализе базы данных в Excel.

2.Контрольные вопросы

2.1.Что такое сортировка данных в списке?

2.2.Что такое фильтрование данных в списке?

2.3.Что такое База данных?

2.4.Что такое Диапазон списка?

2.5.Что такое Запись списка?

3.Методические указания

3.1.Возможности Excel позволяют не только проводить вычисления на рабочем листе, но и управлять списками информации. Последние иногда называют базами данных. В число аналитических возможностей Excel входят сортировка-упорядочивание данных по возрастанию или убыванию, фильтрование-вывод на экран только той информации, которая отвечает определенным критериям, а также обобщение данных в Сводной таблице.

База данных – это собрание взаимосвязанных записей, например адресная книга, список заказчиков, телефонный справочник. В Excel базы данных называются списками.

Ниже приведены определение основных параметров базы данных.

Поле-это определенный элемент данных, например, фамилия клиента или номер товара. Каждому столбцу списка соответствует свое поле.

Имя поля - это его заголовок. В Excel имена всех полей содержатся в первой строке.

Запись-это набор связанных полей, например, все сведения об одном заказчике или продукте. Каждая строка списка является отдельной записью.

Диапазон списка - это группа ячеек списка, данные из которых вы хотите проанализировать. Он не должен занимать больше одного листа.

3.2.Чтобы создать базу данных (список) Excel, достаточно ввести данные в ячейки рабочего листа. Помните, что заголовки должны занимать только первую строку списка, каждая запись только одну строку, а каждое поле в столбце должно соответствовать своему заголовку. Внутри диапазона списка не оставляйте пустых строк и не используйте для одного диапазона списка больше одного рабочего листа.

Таблица 1. Основные элементы базы данных (списка)

3.3.Сортировка данных в списке

Заполнив список записями, можно перестроить его с помощью сортировки.

Например, расположите фамилии клиентов в списке по алфавиту или по времени поступления платежных поручений. Данные можно отсортировать в порядке возрастания чисел или по алфавиту и наоборот.

Быстрая сортировка данных.

1) Щелкните имя поля (имя столбца), по которому хотите провести сортировку.

2) Щелкните кнопку Сортировка по возрастанию или по убыванию в группе Сортировка и фильтр из вкладки Данные.

3.4.Фильтрование данных в списке

Со списком трудно работать, если сведения в нем расположены бессистемно. Например, в инвентарной описи вас могут интересовать только товары, поступающие от определенного поставщика. Функция Фильтр создаст список из элементов, имеющихся в каждом поле. Выберите элементы, которые хотите отобразить в столбце, то есть соответствующие определенным условиям. Закончив работу с ограниченным числом записей, вы сможете снова вывести на экран весь список, отменив функцию Фильтр.

3.4.1.Просмотр записей с помощью Фильтра по выбранным элементам столбца (ячейкам столбца).

1)Выделите всю таблицу;

2)Выберите команду Фильтр в группе Сортировка и фильтр из вкладки Данные.

3)Щелкните стрелку в заголовке столбца таблицы, чтобы выбрать фильтр для этого столбца.

4)Установите флажки против тех элементов столбца (например,

Горячев А., Гришин Л., Дьячков М.), которые должны присутствовать во всех выводимых на экран записях после фильтрации (рис. 1).

5)Щелкните ОК.

Выберите команду Фильтр в группе Сортировка и фильтр из вкладки Данные, чтобы отключить Фильтр и заново просмотреть все записи списка.

Рис. 1. Просмотр записей с помощью Фильтра по выбранным элементам столбца

3.4.2.Поиск по нескольким условиям

Очень часто требуется проводить поиск по нескольким условиям, например, выбрать только записи об авторах книг, которые хуже всего продаются (например, количество проданных книг меньше или равно 8). В этом вам поможет инструмент Пользовательский фильтр (рис. 2), который выбирается

после выполнения следующих действий.

1)Выделите всю таблицу;

2)Выберите команду Фильтр в группе Сортировка и фильтр из вкладки Данные.

3)Щелкните стрелку в заголовке столбца таблицы, чтобы выбрать фильтр для этого столбца.

4)Выберите Текстовые фильтры.

5)Щелкните команду Настраиваемый фильтр.

6)В этом фильтре в левом поле выберите логический оператор из списка, например, меньше или равно и в правом списке выбрать элемент, которому должно удовлетворять условие фильтрации, например, 8.

7)Щелкните ОК.

С помощью операторов И или ИЛИ можно объединить несколько критериев в одно условие. Для выполнения условия ИЛИ необходимо, чтобы истинным был хотя бы один из критериев, расположенный в верхней или нижней строке фильтра. Когда два критерия объединены условием И, запись будет считаться подходящей только при условии, что истинны оба критерия.

Выберите команду Фильтр в группе Сортировка и фильтр из вкладки Данные, чтобы отключить Фильтр и заново просмотреть все записи списка.

Рис.2. Пользовательский фильтр.

4.Задание (вариант задания отличается порядковым номером записи фамилии студента в журнале)

4.1.Создайте базу данных (список) из данных таблицы 2 (причем к данным количества «Кол.» прибавьте свой порядковый номер).

Таблица 2. Сумма с НДС от продажи книг

	A	B	C	D	E
1
2
3	Автор	Кол.	Цена (розн.)	Сумма	Сумма с НДС
4	Нельсон С.	5	80	400	472
5	Корн Д.	10	90	900	1062
6	Дьячков М.	0	120	0	0
7	Иванов В.	0	150	0	0
8	Питер И.	15	40	600	708
9	Сидоров Г.	20	60	1200	1416
10	Горячев А.	8	70	560	660,8
11	Пушкин А.	12	80	960	1132,8
12	Гришин Л.	7	110	770	908,6
13	Митина А.	20	70	1400	1652
14

4.2.Перестройте записи в списке, используя сортировку так, чтобы авторы в записях были расположены по алфавиту.

4.3.С целью выявления авторов, у которых книги плохо продаются, проведите поиск записей с помощью Фильтра по условию количества книг меньше или равно числу 8 плюс ваш порядковый номер в журнале.