КУРСОВА РОБОТА

ВСТУП

Тема курсовой по менеджменту.

Зміст

Вступ

"Організація інформаційної системи управління сільськогосподарським підприємством та напрями її вдоcконалення"

Розділ 1. Огляд літератури за темою дослідження

1.1 Поняття інформації,її роль в управлінні виробництвом і класифікація

1.2 Характеристика окремих типів управлінських інформаційних систем,комп'ютерні інформаційні системи

1.3 Документація і діловодство в системі управління виробництвом

1.4 Документообіг і документаційне забезпечення інформаційної системи управління сільськогосподарським підприємством

Розділ 3. Вдосконалення інформаційної системи управління господарством на прикладі бухгалтерської (планово-економічної) служби

2.1 Уніфікація документованої інформації

2.2 Раціоналізація документообігу

2.3 Раціоналізація діловодства

2.4 Забезпечення сучасними засобами збору,обробки,передачі та зберігання інформації

2.5 Впровадження комп'ютерних інформаційного забезпечення процесу управління сільськогосподарським виробництвом.

Висновки та пропозиції

Список рекомендованої літератури

ВСТУП

Хто володіє інформацією - той володіє світом – цей принцип, актуальний для всієї історії людства, наприкінці ХХ1 століття став актуальним як ніколи до цього. У ХХ1 столітті відбулася трансформація суспільства із промислового на суспільство інформатики. Жодна з трансформацій суспільства ХХ1 століття не криє в собі стільки складнощів і сили, як мегазсув людства до суспільства інформатики.

. Людина, як істота соціальна одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об’єктами живого світу і становлять суть та форми зв’язку між управлінськими системами

Сучасна інформаційна революція за своїми потенційними можливостями і залежно від умов, що складаються, набагато перевищує попередню. Лише ті компанії, які, вступаючи на новий шлях розвитку, слідуючи мегатенденції, можуть досягти успіху в майбутньому. І навпаки, ті компанії, які залишаться осторонь мегатенденції і будуть продовжувати діяти на основі категорій старого промислового суспільства, неминуче перейдуть до розряду відсталих і з часом зникнуть. Обрати інший шлях, ігноруючи мегатенденцію, все одно що плисти проти течії.

Доказом цього є успіх компаній, діяльність яких базується на інформаційних технологіях. Ці компанії перебувають на хвилі успіху – мають найбільші прибутки, найвищі темпи розвитку. Наприклад, Японія, не маючи шансів в індустріальному суспільстві, через відсутність природних ресурсів, стала однією з найбагатших і найрозвинутіших країн світу, виробляючи інформацію в різноманітних її проявах.

Ця тенденція підтверджується і розвитком виробництва: найшвидше розвиваються галузі, засновані на інформаційних технологіях. Якщо порівнювати розвиток ринків, то ринок інформації розширюється невпинно. Ще кілька десятиріч тому першість тримав ринок послуг. Нині ж темпи розвитку ринку інформації випереджають темпи розвитку ринку послуг більше, ніж у 25 разів.

А отже, питання про інформацію, інформаційне забезпечення управління є найактуальнішим і таким яке постійно потрібно досліджувати.

1. Поняття інформації. Її роль в управлінні виробництвом і класифікація.

Інформація – це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому середовищі, управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об’єктом і зовнішнім середовищем.

У загальному розумінні Інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі. Згідно із Законом України “Про інформацію” (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, №27, сст.213.) інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи, в нашому випадку певної організації. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

Стрижнем науково обґрунтованого управління є своєчасна і повна інформація про ситуацію, в якій приймається рішення, про шляхи його реалізації, про цілі управління та можливі наслідки.

В умовах сучасного складного комплексно виробництва, високих темпів науково-технічного розвитку та інтенсивних потоків інформації керувати по-старому просто неможливо. Ось чому управління стало наукою, а переробка інформації – галуззю індустрії, що базується на сучасній обчислювальній техніці і є однією із найважливіших складових ефективного управління.

Роль інформації неоднакова для різних стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, на других –її рух, на третіх – можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети управління, тим об’єктивніше формується ціль, тим значніша вона для процесу управління.

При оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного та системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежить від форми її представлення.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз’яснення, викладення. Теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом “метаінформація”.

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформації між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють для виконання (прямий зв’язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотнім зв’язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Класифікація інформації. За характером, сферами виникнення, призначення та формами фіксації інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, класифікуються.

Серед інших класифікаційних ознак інформації виокремлюють змістову та рівневу. Відповідно до змістової ознаки інформацію класифікують за об’єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). За рівневою ознакою визначають спрямованість інформації: командна (надходить від суб’єкта до об’єкта управління), повідомна (надходить від об’єкта та суб’єкта), а також горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рівня).

Класифікація інформації важлива як для аналізу існуючого в системі інформаційного обміну, так і для організації його в системі, що створюється. За допомогою класифікації можна виявити дільниці, де надмір або недостатньо інформації. Наприклад в організації управлінського циклу необхідно зафіксувати раціональне співвідношення між плановою, координаційною (постанови, накази, вказівки), контрольною (норми й нормативи, відхилення від планів) та обліковою (дані бухгалтерського та статистичного обліку) інформацією. За дефіциту облікової інформації органи управління розробляють планову, не знаючи реальної ситуації на конкретних ділянках об’єкта управління, що негативно позначається на обґрунтованості та ефективності планових рішень.

Класифікація основних джерел, носіїв і каналів передачі інформації

Основні джерела інформації класифікують за місцем виникнення: джерело зовнішньої інформації, що надходить від вищестоячих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об’єктом управління господарські зв’язки; джерело внутрішньої інформації, що виникає на підприємстві (в об’єднанні).

Сукупність повідомлень (з однаковим або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації – основа для розробки рішень; низхідної інформації – це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації – зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Специфічним джерелом управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт мистецтва колективу, який намагається пояснити складну емоційно значущу для нього ситуацію при відчутності або недостачі офіційних даних. При цьому вихідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується доти, доки не сформулюється варіант, який влаштовує більшість. Вірогідність цього варіанта залежить не тільки від істинності вихідного, але й від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, які заслуговують на довіру, керівництво фірм часто використовує цю обставину, розповсюджуючи відомості, які з тих або інших причин не можуть бути розголошені офіційно. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, бажаючи схилити навколишніх на свій бік.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв. Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все к вигляді різних паперових документів Види інформації, які використовуються в управлінні, класифікуються за наступними ознаками:

змістом - політична, директивна, правова, науково-технічна, економічна, планова, адміністративна, виробнича, бізнесова, нормативно-довідкова, обліково-бухгалтерська, статистична;

напрямом руху - вхідна, вихідна;

характером фіксації - фіксована, нефіксована;

способом фіксації - документована, звукова, аудивізуальна;

відношенням до суб'єкта управління - зовнішня, внутрішня;

ступенем обробки - первинна, довільна, підсумкова;

ступенем постійності - постійна, перемінна;

формі надання - літерна, цифрова, кодована;

можливості обробки - піддається і не піддається обробці;

насиченості - достатня, недостатня, збиткова;

правдивості - достовірна, недостовірна.

Для управлінської і бізнесової діяльності менеджерів найбільше значення має зміст інформації.

Політична інформація відображає політику держави щодо бізнесу, соціально-економічного розвитку, різних форм господарювання.

Директивну інформацію виробляють вищі органи, які визначають стратегію господарської діяльності менеджерів і яка слугує основою управління.

Правова інформація визначає статус кожного працівника, його посадове положення і за допомогою якої встановлюють норми господарського і адміністративного права, додержуються законності.

Науково-технічна інформація надає дані про досягнення науки і техніки, для ознайомлення з якою створюються в організаціях відділи або бюро.

Економічна інформація використовується для обґрунтування управлінських рішень і управління економічним розвитком організації. Вона включає розрахунки економічних показників, результати господарської діяльності, аналізу ринку, ціноутворення та ін.

Планова інформація представлена завданнями, технологічними картами, планами по періодам робіт, планами-нарядами та ін.

Адміністративна інформація призначена для оформлення ділових взаємовідносин між організаціями, громадянами і усунення недоліків; оформляється у вигляді наказів, розпоряджень, вказівок, положень;

Виробнича інформація містить оперативні зведення про техніку, технологію виконання планів виробництва і реалізації продукції.

Бізнесова інформація містить зведення про ринкові ціни та їх тенденції, рівень конкуренції, строки і об'єми надходження продукції, сервіс та рекламу, можливості комерційних операцій, підприємництво, комерційний ризик та ін.

Нормативно-довідкова інформація включає норми виробітку і обслуговування, тарифну систему оплати праці, розміри посадових окладів, довідкові дані про техніку, технологію, організацію праці.

Облікова-бухгалтерська інформація дозволяє контролювати хід виробництва і його результати, використання коштів, здобуття прибутку.

Статистична інформація представляє достовірні науково-обгрунтовані зведення, які дозволяють прийняти вірне рішення.

Зміст інформації визначається потребою управлінських ланок і управлінських рішень. Основні вимоги до інформації: точність й достовірність, правильній відбір первинних зведень; оптимальність систематизації; достатність і задоволення потреб окремих управлінців; доступність; своєчасність надходження.

Інформація повинна бути достатньою, тобто її кількість і якість в повній мірі показувати стан справ. Необхідно визначити, що дефіцит відомостей призводить до прийняття неякісних рішень, а надлишкова інформація ускладнює розробку рішень і підвищує їх вартість.