Тема 4. Підготовка до переговорів

Основні питання теми: Планування підготовки до переговорів. Вибір стратегії ведення переговорів. Використання телефону в професійних цілях.

Планування підготовки до переговорів

Необхідність у переговорах виникає або тоді, коли до нас звертаються з пропозицією про їхнє проведення, або ми, аналізуючи ситуацію, що склалася, виокремлюємо виниклі проблеми й усвідомлюємо з ким (представниками яких організацій) можна укласти відповідні угоди з метою їхнього вирішення. В останньому випадку ми є ініціатором переговорів. Тільки провівши попередній аналіз проблеми, визначивши основні наші інтереси і сформулювавши тему бесіди, ми можемо домовлятися про її проведення.

Коли бесіда вже призначена, складається план її підготовки і проведення. У ньому встановлюється взаємозв'язок між видами робіт, які необхідно виконати, їх об’ємами, кількістю і якістю необхідної інформації. Визначаються тимчасові рамки, витрати на підготовку і реалізацію плану, потрібні виконавці і фахівці для виконання робіт.

У план доцільно включати наступні роботи:

1. Визначення цілей і задач проведення бесіди. Вони випливають з попереднього аналізу ситуації та інтересів сторін, що вимагають задоволення.

2. Вивчення співрозмовника (партнера по переговорах з іншої сторони). Яке положення він займає? Як він до нас відноситься? При розробці тактики ділової бесіди особистість співрозмовника повинна знаходитися в центрі нашої уваги. При плануванні своєї поведінки необхідно враховувати, що співрозмовник піддається впливу чотирьох факторів: авторитету ініціатора бесіди; змісту бесіди; інформації з теми бесіди; сили нашої особистості.

3. Збір матеріалів. Сюди включаються пошук можливих джерел інформації, визначення попередніх критеріїв добору матеріалів, збір матеріалів і інформації, які можуть бути використані при підготовці до бесіди.

4. Добір і систематизація матеріалів. З зібраного матеріалу потрібно відібрати тільки те, що має істотне значення для підготовки і проведення бесіди, потім згрупувати факти, цифри й інформацію.

5. Аналіз зібраного матеріалу. Він дозволяє виявити взаємозв'язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію і звести все це в одне ціле.

6. Аналіз можливої поведінки і пропозицій співрозмовника. Тут використовується “Ви – підхід”, тобто підхід, при якому ви ставите себе на місце співрозмовника і намагаєтеся, оцінюючи його проблеми, інтереси і задачі, визначити як він прореагує на ваші аргументи, з чим погодиться, проти чого може заперечувати чи висувати зустрічні пропозиції.

7. Уточнення цілей і задач бесіди. Розробка альтернативних варіантів. З урахуванням можливої поведінки і пропозицій співрозмовника вносяться корективи в мету і задачі бесіди. У випадку заперечень співрозмовника і передбачуваної можливості відхилення наших пропозиції розробляються варіанти часткового рішення поставленої мети і задоволення виявлених інтересів по вирішенню проблеми.

8. Вибір способу та стратегії ведення переговорів. Способи ведення переговорів ми вже детально розглядали. Стратегії ведення переговорів будуть розглянуті пізніше.