Создание связей

Каждая БД представляет обычно несколько таблиц, число которых может доходить, в общем случае, до десятков и сотен. При этом часто оказывается, что в разных таблицах хранятся одинаковые данные. Пример: таблицы Служащий и Отдел включают одинаковые поля Отдел (рис.1.2). В этом случае контроль заполнения данного поля в таблице Служащий путем создания поля-списка нецелесообразен, так как изменение названий отдела в таблице Отдел потребует модификации поля-списка, т.е. изменения необходимо производить сразу в двух таблицах. В то же время связывание этих полей устраняет данную проблему, т.е. изменения таблицу Отдел автоматически будет проявляться при заполнении таблицы Служащий.

СЛУЖАЩИЙ

Код сотрудника	ФИО сотрудника	Отдел	Должность	Дата рождения	Оклад

ОТДЕЛ

Код отдела	Отдел	Кабинет	Телефон	ФИО начальника

Рисунок 1.2 – Связи между таблицами «Служащий» и «Отдел»

Для связывания полей необязательно совпадение их имен (например, они могут называться в одной таблице как Отдел, а в другой – Код отдела), но обязательно совпадение их типов.

Связи между таблицами можно устанавливать двумя путями. Первый путь – графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь.

Второй путь – выбрать команду Изменить связь. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных, которое располагается на панели Связи.

В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списка названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами «один-ко-многим», то слева из списка Таблица/запрос выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос – подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение «один-к-одному», то порядок таблиц значения не имеет. Если вы уже устанавливали связь графически, то все поля в списке уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных.

Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое и в окне Создание ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.

Практическое задание:

Создать в таблице Сотрудники 3 подстановочных поля: Код отдела, Код должности и Код семейного положения, связав их через мастер подстановки соответственно с таблицами отдел, Должность и Семейное положение.

Сделать поля Код отдела, Фамилия + имя + отчество, Оклад индексными.

Открыть схему данных, изменить связи, установив атрибуты: обеспечение целостности данных, каскадное удаление и каскадное обновление записей.

Заполнить таблицы – справочники, добавив 5 должностей, 3 отдела, семейное положение.

Заполнить таблицу Сотрудники 10-ю записями.