Приховання і відображення панелей інструментів

За замовчуванням в Excel відображаються дві панелі інструментів – стандартна і панель інструментів форматування. Ви можете здійснювати повний контроль над тим, які панелі інструментів відображати на екрані і де їх розташовувати. Крім того, можна створити власні панелі інструментів, які будуть складатися з тих кнопок, які ви вважаєте найбільш корисними.

Для того щоб сховати певну панель інструментів або відобразити її на екрані, виберіть команду Вид > Панелі інструментів або клацніть правою кнопкою миші на будь-якій панелі інструментів або в рядку меню. У результаті з'явиться список панелей інструментів (хоча і неповний). Панель інструментів, активізована в списку, видна на екрані. Щоб сховати панель, потрібно клацнути на її імені в списку. І навпаки: щоб відобразити сховану панель інструментів, також варто клацнути на її імені.

Для одержання доступу до всіх панелей інструментів виберіть команду Сервіс > Настроювання. У вкладці Панелі інструментів діалогового вікна, що з'явилося на екрані Настроювання, наведений список всіх доступних панелей інструментів. Установіть прапорці напроти потрібних панелей, щоб відобразити їх.

Побудова першого робочого аркуша

На першому етапі потрібно запустити Excel і розгорнути робоче вікно програми так, щоб воно займало весь екран. Потім розгорніть вікно чистої робочої книги, що буде називатися Книга1. Якщо у вас відкрита яка-небудь книга, то, щоб відкрити нову, клацніть на кнопці Створити стандартної панелі інструментів.

Спочатку потрібно ввести заголовки рядків і стовпців у робочий аркуш Аркуш1. Введення заголовків – це необов'язкова операція, але незабаром ви відчуєте, наскільки заголовки допомагають роботі в Excel, особливо якщо відкриєте цю робочу книгу через кілька днів.

Виконаєте ряд дій.

1. Перемістіть табличний курсор в осередок A3 за допомогою клавіш керування курсором. У поле Ім'я з'явиться адреса цього осередку.

2. В осередок A3 введіть Підприємство А. Для цього наберіть текст і натисніть клавішу <Enter>. Залежно від установлених параметрів, Excel або перемістить табличний курсор в осередок А4, або ж залишить його в осередку A3.

3. Перемістіть табличний курсор в осередок А4, введіть Підприємство Б і натисніть клавішу <Enter>.

4. В осередок А5, уведіть Разом і натисніть клавішу <Enter>.

5. Перемістіть табличний курсор в осередок В2, введіть 1-й квартал і натисніть клавішу <Enter>.

Три інших заголовки можна було б увести вручну, але давайте змусимо попрацювати Excel.

6. Перемістіть табличний курсор в осередок В2. Зверніть увагу на маленький квадратик у правому нижньому куті табличного курсору. Він називається маркером заповнення. Якщо помістити на маркер покажчик миші, то він прийме вид чорного хрестика.

7. Помістите покажчик миші на маркер заповнення так, щоб покажчик перетворився в хрестик. Потім натисніть кнопку миші і перетаскуйте покажчик вправо, поки не будуть виділені три осередки праворуч (C2, D2 і Е2). Відпустіть кнопку миші, і ви побачите, що програма автоматично введе замість вас три заголовки. Це приклад використання засобу Автозаповнювання.

У підсумку у вас повинна вийти таблиця, подібна показаної на рис. 1.5.

Введення даних

На цьому етапі потрібно ввести обсяги продажів за кожен квартал по кожному регіоні.

1. Перемістіть табличний курсор в осередок ВЗ, уведіть із клавіатури число 123 і натисніть клавішу <Enter>.

2. Перемістіть табличний курсор в інші осередки і введіть наступні дані. Робочий аркуш прийме такий вид, як на рис. 1.6.

Рис. 1.5. Робочий аркуш після введення заголовків

Рис. 1.6. Робочий аркуш із уведеними даними обсягів продажів

Створення формули

Тепер скористаємося основною перевагою електронних таблиць – формулами. Давайте створимо формули для обчислення підсумкової суми по регіонах. Для цього виконайте перераховані нижче операції.

1. Перемістіть табличний курсор в осередок В5.

2. Знайдіть на стандартній панелі інструментів, розташованій під рядком меню, кнопку Автосума і клацніть на ній. На цій кнопці зображена грецька буква "сигма". Зверніть увагу, що програма помістила в осередок В5 наступне: =СУМ(ВЗ:В4) Це не що інше, як формула, що обчислює суму значень із осередків, що перебувають у діапазоні ВЗ:В4.

3. Натисніть клавішу <Enter> для введення формули. Ви побачите, що в осередку В5 з'явилася сума двох чисел. Ви могли б повторити ту ж операцію для трьох кварталів, що залишилися, але набагато простіше скопіювати формулу в три осередки, розташовані праворуч.

4. Перемістіть табличний курсор в осередок В5.

5. Помістіть покажчик миші на маркер заповнення. Коли він перетвориться в хрестик, натисніть кнопку миші і перетягнете покажчик на три осередки вправо. Відпустивши кнопку миші, ви виявите, що Excel скопіював формулу у виділені осередки.

Щоб переконатися в тому, що це дійсно "живі" формули, спробуйте змінити кілька значень у рядку 3 або 4. Ви побачите, що вміст осередків з формулами також буде мінятися. Таким чином, при зміні дані формули автоматично перераховуються і на екрані з'являються нові результати.

Форматування таблиці

Створена вами таблиця виглядає непогано, але може виглядати ще краще. На цьому етапі скористаємося з можливості автоматичного форматування Excel, для того щоб поліпшити зовнішній вигляд таблиці. Виконайте ряд дій.

1. Помістіть табличний курсор у будь-який осередок таблиці.

2. Виберіть команду Формат > Автоформат. У результаті відбудеться наступне: Excel визначить границі таблиці і виділить її всю, а також відкриє діалогове вікно Автоформат.

3. У діалоговому вікні Автоформат на вибір надано 16 готових форматів. Клацніть на форматі, що вам сподобався.

4. Клацніть на кнопці ОК. Excel застосує обраний формат до вашої таблиці.

Ваша таблиця повинна виглядати приблизно так, як на рис. 1.7.

Додавання заголовку

На цьому етапі введемо заголовок таблиці, виділимо його напівжирним шрифтом і розташуємо по центрі щодо стовпців таблиці. Для цього виконайте ряд дій.

1. Помістіть табличний курсор в осередок А1.

2. Введіть Обсяги продажів по регіонах і натисніть клавішу <Enter>.

3. Перемістіть табличний курсор назад в осередок А1, якщо він виявився в іншому осередку, і клацніть на кнопці Напівжирний, розташованої на панелі інструментів форматування. На цій кнопці зображена велика буква Ж. У результаті текст заголовка буде виділений напівжирним шрифтом.

4. Клацніть на кнопці розкриття списку Розмір, що перебуває на панелі інструментів форматування. Виберіть зі списку число 14. Текст стане крупніше.

5. Клацніть на осередку А1 і перетягнете покажчик миші вправо, щоб виділити осередки А1, В1, C1, D1 і Е1 (тобто діапазон А1:Е1). Тільки не перетаскуйте маркер заповнення. Вам потрібно виділити осередки, а не копіювати осередок А1.

6. Клацніть на кнопці Об'єднати і помістити в центрі, розташованій на панелі інструментів форматування. В результаті текст, що перебуває в осередку А1, буде відцентрований щодо виділених осередків. Щиглик на цій кнопці приведе до злиття п'яти осередків в один великий осередок.

Тепер ваш робочий аркуш повинен виглядати так, як на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Відформатована таблиця із заголовком

Збереження робочої книги

Все, що ви робили дотепер, зберігалося в оперативній пам'яті вашого комп'ютера. І якщо раптом пропаде живлення, все буде загублено. Тому самий час зберегти результати проробленої роботи у файлі. Назвіть його, наприклад, Моя перша робоча книга.

1. Клацніть на кнопці Зберегти, що розташована на стандартній панелі інструментів. На ній зображена дискета. Excel відкриє діалогове вікно Збереження документа.

2. У поле Ім'я файлу введіть Моя перша робоча книга і клацніть на кнопці Зберегти або натисніть клавішу <Enter>.

Програма збереже робочу книгу у файлі. При цьому робоча книга залишиться відкритою, і ви зможете продовжити роботу з нею.