Проблеми та шляхи розвитку інформатизації управління зед підприємства

Організація ІС управління ЗЕД (ІСУЗЕД) повинна відповідати організації ЗЕД підприємства. Загальноприйнятою основою рішення практичних завдань організації в цій сфері вважається структурний підхід. При цьому необхідно врахувати, що в даний час система обробки інформації про ЗЕД в структурі підприємства посідає значне місце.

Внутрішня організація обробки інформації про ЗЕД до останнього часу підпорядковувалася насамперед вирішенню внутрішніх завдань створення, розвитку, обслуговування і експлуатації інформаційних систем. Однак технічна й технологічна децентралізація, поява типових автоматизованих робочих місць і потужних стандартних проблемно-орієнтованих пакетів прикладних програм зумовили виникнення в галузі обробки інформації про ЗЕД вагомих завдань консультування користувачів і супроводу інформаційних систем, що потребують значної кваліфікації.

Поряд із внутрішньою організацією змінюється рівень входження підрозділів з обробки інформації про ЗЕД в ієрархію підприємства. При підвищенні рівня обробки інформації про ЗЕД у виробничій ієрархії підприємства слід розмістити оперативні підрозділи з обробки інформації на третьому чи навіть на четвертому рівні структури підприємства і тільки відповідальність за планування та контроль сфери інформатизації управління ЗЕД підняти на другий чи перший рівень.

Організаційні зміни, якщо такі будуть потрібні, повинні бути роз’яснені всім безпосереднім учасникам, навіть якщо ці зміни повинні бути реалізовані на підприємстві в цілому. Організаційні зміни на підприємстві як процес повинні супроводжуватися відповідними організаційними заходами (наприклад, створенням на певний час комісії з керування цим процесом, заходами щодо навчання працівників і т.д.).

Для ІСУЗЕД є цілком природним те, що вони застарівають і замінюються новими. Так, наприклад, технологію пакетної обробки програм в обчислювальному центрі змінила технологія роботи на персональному комп’ютері на робочому місці користувача. При впровадженні нової інформаційної технології на підприємстві слід оцінити ризик відставання від конкурентів через її неминуче старіння згодом, тому що інформаційні продукти, як будь-який вид матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами чи версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, можливо, що до моменту завершення переходу підприємства на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і слід буде вживати заходів щодо її модернізації. Такі ситуації з впровадженням інформаційної технології звичайно пов’язують з недосконалістю технічних засобів, тоді як основною причиною є відсутність чи слабка опрацьованість методології використання інформаційної технології.

Майбутнє – за розподіленими технологіями обробки інформації та за їх роздільною централізованою і децентралізованою експлуатацією. В ІСУЗЕД спостерігаються такі тенденції:

•    відбувається дрейф інтересів користувачів від використання машин-обчислювачів до використання обчислювальних і інформаційних мереж;

•    знижується інтенсивність необхідного обслуговування при використанні інформаційних систем (наприклад, унаслідок перекладання деяких завдань обслуговування на користувача при відповідній його підготовці);

•    виходять на передній план захищеність інформації й інформаційної системи в цілому на основі комплексів мереж.

Ці тенденції необхідно виявити, оцінити й описати при формуванні цілей ІСУЗЕД на стратегічному рівні, а потім трансформувати у вигляді завдань на оперативному рівні. Ефективне використання всіх засобів інформатизації управління ЗЕД складають основу менеджменту ІСУЗЕД.

Потреба в постійному розвитку ІСУЗЕД систем спричинює необхідність зростання обсягу обслуговування. Розвиток і обслуговування інформаційних систем виявилися взаємно обумовленими і пов’язаними між собою. Зростаючий обсяг обслуговування інформаційної системи сповільнює її ж розвиток. Тому слід шукати вихід у встановленні оптимального співвідношення між придбанням готових систем, замовленням розробки їх сторонній фірмі чи створенням систем власними силами.

Самостійно слід виготовляти тільки конкурентоспроможні ІСУЗЕД та їхні елементи, що можуть самі по собі становити інтерес як виріб, у всіх інших випадках краще, по можливості, використовувати стандартні засоби. Це надає додаткові переваги тому, що обслуговування таких стандартних засобів інформатизації може бути передано фахівцям на сторону.

Рівень продуктивності та якість роботи, а також необхідність, напрямок і темп розвитку ІСУЗЕД і їхнє обслуговування варто піддати стратегічному розгляду з урахуванням глобальних інтересів підприємства. На рівні середнього менеджера будь-які зміни можуть бути вороже сприйняті через перевагу стабільних технологій, наприклад, установлення певної мови програмування, тієї чи іншої інформаційної структури і створеного у зв’язку з цим технологічного середовища. Водночас відомо, що нові засоби часто призводять до істотного зміцнення технологічної бази, а в ряді випадків – навіть до зміни напрямку діяльності підприємства. Стратегічні рішення можуть прийматися також і в підходах щодо створення ІСУЗЕД. З одного боку, це класичне створення нової інформаційної системи, наприклад, у вигляді традиційної автоматизованої системи управління на основі типового проекту. Тут використовується еволюція від деякого прототипу, тоді як, з іншого боку, створення і розвиток інформаційної системи на підприємствах певного типу можуть частково перекладатися на користувача. У разі прийняття стратегічних рішень щодо істотних змін в інформаційній системі (перехід на іншу платформу чи більш сильну орієнтацію на стандартні програмні засоби) ці рішення повинні перетворитися в конкретні завдання на рівні оперативного інформаційного менеджменту з використанням необхідних засобів. Варто враховувати, що висока швидкість розвитку і обслуговування ІСУЗЕД підприємства може бути забезпечена тільки досвідченими працівниками. Нові методи, процеси й техніку варто спочатку випробувати на пілотних проектах, а потім поетапно вводити у всьому підприємстві.

Важливим напрямком управління ЗЕД підприємства є визначення плану інвестицій в інформаційну систему. У минулому такий план складався (і в наш час ще часто складається) значною мірою випадково: наприклад, за незадоволеними запитами користувачів, що накопичилися, чи шляхом аналізу заявок на заміну чи створення частин системи, що вимагають інвестицій. Однак на сучасному підприємстві можуть і повинні бути цілеспрямовано виявлені пріоритетні напрямки формування плану інвестицій. У розпорядженні адміністрації має бути загальний вигляд і характер передбачуваних інформаційних робіт.

При впровадженні ІСУЗЕД на підприємстві необхідно обрати одну з двох основних концепцій, що відбивають сформовані погляди на існуючу структуру підприємства та роль у ньому комп’ютерної обробки інформації.

Перша концепція орієнтується на існуючу структуру підприємства. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури, і відбувається лише модернізація методів роботи. Комунікації розвинуті слабо, раціоналізуються тільки робочі місця. Відбувається розподіл функцій між технічними працівниками і фахівцями. Ступінь ризику від упровадження нової інформаційної технології мінімальна, тому що витрати незначні й організаційна структура підприємства не змінюється. Основний недолік такої стратегії – необхідність безперервних змін форми подання інформації, пристосованої до конкретних технологічних методів і технічних засобів. Будь-яке оперативне рішення «грузне» на різних етапах інформаційної технології. До переваг стратегії можна віднести мінімум ризику і витрат.

Друга концепція орієнтується на майбутню структуру підприємства. Дана стратегія передбачає максимальний розвиток комунікацій і розробку нових організаційних взаємозв’язків. Продуктивність організаційної структури підприємства зростає, тому що раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість між вирішуваними завданнями.

До основних її недоліків слід віднести:

•    істотні витрати на першому етапі, пов’язаному з розробкою загальної концепції й обстеженням усіх підрозділів підприємства;

•    наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними змінами структури підприємства і, як наслідок, змінами штатного розкладу і посадових обов’язків.

Перевагами даної стратегії є:

•    раціоналізація організаційної структури підприємства;

•    максимальна зайнятість усіх працівників;

•    високий професійний рівень;

•    інтеграція професійних функцій унаслідок використання комп’ютерних мереж.

Нова інформаційна система підприємства повинна бути такою, щоб рівні інформації і підсистеми, які її оброблюють, пов’язувалися між собою єдиним масивом інформації. При цьому висуваються дві вимоги. По-перше, структура системи переробки інформації має відповідати розподілу повноважень на підприємстві. По-друге, інформація всередині системи повинна функціонувати так, щоб досить повно відбивати рівні управління. Аксіомою на сучасному рівні економічного розвитку є те, що інформаційна система має велике значення для компанії. На її основі зважуються завдання підтримки високої продуктивності технологічного процесу основної діяльності підприємства. Цей факт не потребує доказів, досить, наприклад, розглянути діяльність сучасних банків, бірж, страхових агентств, великих промислових і торгових компаній, цілої низки державних установ.