Системи автоматизованої підготовки звітів із зед

На складання звітності, як обов'язкової, так і управлінської, в умовах ведення паперового обліку витрачається досить багато часу. Саме тому підприємці часто не можуть вчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості складання звітності.

Впровадження автоматизації дозволяє більш оперативно вести бухгалтерський облік, виводити оперативну інформацію за певний період часу, швидко шукати і виведити необхідну економічну інформацію, автоматизувати складання бухгалтерських і фінансових звітів, зменшити трудомісткість облікових робіт і кількість допущених помилок.

Усю звітність, яка надається користувачам при використанні комп'ютерних програм бухгалтерського обліку, умовно можна поділити на три класи:

а) системні внутрішні звіти;

б) зовнішні (регламентовані) звіти;

в) нестандартні звіти.

Часто бухгалтери використовують звіти, які допомагають їм перевірити правильність ведення обліку, відшукати ймовірні помилки – це так звані системні внутрішні звіти.

Зовнішні (або регламентовані) звіти – це звіти, які є обов'язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо. Під ними розуміють можливість автоматичного отримання в програмах звітів для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітних довідок, фінансових звітів.

Існують також види звітів, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності й регламентовані лише для деяких видів підприємств. Це так звані специфічні звіти. До цієї групи можна віднести консолідовану звітність (для холдингових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку GAAP або IAS (для спільних підприємств і підприємств із іноземними інвестиціями). Комп'ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограмування.

Автоматизація може бути здійснена за рахунок впровадження різних програм, що автоматизують окремі ділянки обліку, або за рахунок використання комплексних програмних продуктів, що дозволяють автоматизувати увесь обліковий процес: від надходження первинної документації й до складання звітності.

Сучасне програмне забезпечення щодо автоматизації обліку діяльності підприємств розвивається за двома окремими напрямками: програми електронних таблиць або електронні бази даних (Excel, Access корпорації Microsoft, SQL, Quattro Pro фірми Borland (Inprise), SuperCalc фірми Computer Associates, Lotus корпорації Lotus Development Corp.) і безпосередньо бухгалтерські програми.

Бухгалтерські програми за колом облікових задач, які вони вирішують, можна розділити на комплексні та спеціалізовані. Комплексні програми дозволяють вирішувати всі стандартні задачі бухгалтерського обліку, а спеціалізовані програми призначені для окремих задач (наприклад, складання балансу і форми звітності, облік заробітної плати, облік основних коштів, облік матеріальних цінностей тощо). Як правило, розділ комплексних програм щодо рішення окремих задач бухгалтерського обліку не містить такого ступеню деталізації та додаткових можливостей сервісу, які має спеціалізована програма для рішення цих облікових задач.

На ринку інформаційних технологій провідні позиції традиційно мають ті бухгалтерські програми, які задовольняють вимоги користувачів щодо формування різних видів бухгалтерської звітності та автоматичної перевірки складених звітів. Сьогодні ринок бухгалтерських програм майже повністю задовольняє потреби бухгалтерів із формування звітності. Серед бухгалтерських програм, які здатні вести облік відповідно до вимог сучасних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку в Україні найбільш відомі "1С: Бухгалтерія" (українська локалізація), "Акцент", "Парус-Бухгалтерія", "Галактика" (модуль бухобліку) та деякі інші.

Найбільше поширення з цих програм отримала "1С: Бухгалтерія", яка має ряд переваг перед іншими подібними програмними продуктами. "1С: Бухгалтерія" виступає комплексним програмним продуктом, який має багато спеціалізованих галузевих версій. Програма має гнучку конфігурацію та може бути настроєна відповідно до вимог конкретного підприємства. Різні версії цієї програми можуть бути використані для створення окремого АРМ бухгалтера або для організації системи бухгалтерського обліку на основі локальної комп'ютерної мережі підприємства з можливістю оновлення встановленого програмного продукту через Internet. Комплекс рішень "1С: Бухгалтерія" передбачає ведення бухгалтерського обліку від запису господарських операцій до складання фінансової звітності.

Але програма "1С: Бухгалтерія" має й свої недоліки, не останнім з яких є її висока ціна, яка відповідно до версії та конфігурації складає від 1200 до 10000 грн. Крім того, робота з цією програмою потребує спеціальних знань щодо інтерфейсу та особливостей конфігурації. "1С: Бухгалтерія", яка призначена для локальної комп'ютерної мережі, також потребує спеціальної кваліфікації у галузі мережевого адміністрування.

Отже, автоматизація бухгалтерського обліку на підприємстві за допомогою програми "1С: Бухгалтерія" має беззаперечні переваги, але потребує значних витрат часу та коштів.

Важливою можливістю бухгалтерських програм є також подання фінансової та податкової звітності зацікавленим користувачам в електронному вигляді - із застосуванням електронної пошти.