Упражнение 14. Составление стандартных писем с помощью Ассистента Слияния.

Выполнение

Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

1. Запустим текстовый редактор MS Word.

2. Откроем документ с именем «ООО.docx»

3. Проведем действия с Ассистентом Слияния.

• Выполним команды Рассылки, Начать слияние, Пошаговый мастер слияния.

• В диалоговом окне, появившемся справа, выбираем: Выбор типа документа-Письма.

• жмем Далее. Открытие документа.

• Выбор документа- Текущий документ.

• жмем Далее. Выбор получателей.

• Создание списка, Создать.

• Для настройки (добавления, удаления) полей используем Настройка столбцов

• Добавим следующие поля: организация, фамилия индекс, город, адрес 1, рабочий телефон. Остальные поля удалим.

Примечание: Создать запись - позволяет добавить еще новую запись (в нашем примере 3шт.)

• Вводим приведенные ниже данные в поля.

ООО «Тюльпан»

Петров П.П.

344003

Г. Азов, ул. 1-я, 56

44-56-25

ООО «Ромашка»

Иванов И.И.

344458

Г. Ейск, ул. 2-я, 12

12-56-27

ООО «Фиалка»

Кудрешов К.К..

785213

Г. Азов, ул.24-я, 7

7-85-26

• Как только создали список, жмем ОК, вводим название списка, Сохранить.

Примечание: Изменить список - позволяет изменить текущий список.

• жмем Далее. Создание письма.

Примечание: В Блоке адреса, Просмотр можно просмотреть весь конечный список получателей, нажимая Следующая запись.

Примечание: Строка приветствия, Вставка строки приветствия позволяет добавить приветствие.

• Выполним пункты Другие элементы, Поля базы данных и выбирая нужные элементы по очереди жмем Вставить.

Пример:

«Организация»

«Фамилия»

«Индекс»

«Город»«Адрес_1»

«Рабочий_телефон»

• Выполним действия Рассылки, Просмотр результатов, Просмотр результатов и нажимаем на Следующую запись.

• жмем Далее. Просмотр писем.

• В Просмотре писем выбираем получателя 1(позже повторить для 2 и 3) .

Примечание: пункт Исключить получателя позволяет исключить выбранного получателя.

• жмем Далее. Завершение слияния.

• Выполним действия Печать, составные печатные документы – все.

4. Завершим работу с редактором ms Word.