2.1 Организация документооборота кафедры

Каждый семестр в университете проводится аттестация - экзаменационная сессия. Готовятся ведомости, которые выдаются преподавателям. По окончании ведомости сдаются в методическое управление института Экономики и менеджмента (ЭиМ), где результаты регистрируются в журналах успеваемости, выявляются студенты-задолжники. По результатам сессии выявляются студенты, которые имеют право получать стипендию. Размер стипендии (простая или повышенная) определяется на стипендиальной комиссии, где составляется соответствующий протокол.

При прохождении студентами практики на предприятии дирекция готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят государственные экзамены и защиты выпускных работ. В методическом управлении готовят протоколы и руководящие документы для комиссии. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на государственном экзамене и защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам. В дирекции подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Зачетные книжки после обработки сдаются в архив.

В результате научной деятельности института (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

В институт поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно дирекция собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

В институте документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В таблице 1 указано, какие стадии проходят все эти документы.

Таблица 1 - Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие	прием и первичная обработка предварительное рассмотрение регистрация рассмотрение документов руководителем доставка документов исполнителям контроль исполнения подшив исполненного документа в дело
Исходящие	составление проекта документа изготовление документа визирование проекта документа, его согласование подписание документа регистрация отправка документа адресату
Внутренние	составление проекта документа и его согласование изготовление документа визирование проекта документа подписание регистрация размножение и доставка документа исполнителям контроль исполнения подшивка исполненного документа в дело

В течение учебного года ежемесячно заседает Совет института ЭиМ, на котором решаются и обсуждаются узловые вопросы деятельности. Заседания протоколируются, по обсуждаемым вопросам принимаются решения. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили). Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности института требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

Все подразделения связаны между собой сетью. В последнее время получили распространение электронные письма. Многие руководители и их подчиненные общаются по электронной почте. Но, несмотря на все это, о переходе на электронный документооборот еще говорить рано.

Из анализа следует, что объем документооборота института ЭиМ постоянно растет. Необходима автоматизация документооборота. Это позволит уменьшить затраты на расходные материалы, времени на согласование и ускорит передачу информации от руководителя к подчиненному. Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие документы как: приказы, служебные записки, различные отчеты.

Важной проблемой является унификация форм документов. Сборник форм документов по всем направлениям деятельности университета и института разрешил бы усиливающееся противоречие между затратами времени на сопровождение всех этапов работы с документами и сокращением непроизводительных затрат времени персоналом, выполняющим творческие задачи.