2. Порядок и особенности документированной деятельности университета.

Кафедра управления качеством и документоведения – это учебно-научное подразделение Сибирского государственного индустриального университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по специальностям. Одновременно кафедра проводит преподавание ряда дисциплин в других институтах университета. В тесной связи с учебным процессом кафедра выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав института кроме кафедр входят деканат, учебные и научные аудитории, методические кабинеты, библиотека и компьютерные классы.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация института (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности института. Непосредственное руководство над ним осуществляет директор института. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации института. Директор несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

Органом управления института, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

Документами, образующими документооборот института являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом

2. Распоряжение - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот института, относятся:

- дирекция (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает журналы учета академических справок, студенческих билетов, зачетных книжек, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов, сдают документы в архив и т.д.);

- кафедры (получают документы, издают их, , хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- методическое управление (вдет журналы успеваемости, раздает ведомости на сессию, хранит личные дела студентов заочной формы обучения, составляет расписание занятий и сессий, организует учебный процесс и т.д.);

В институте издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных. Для каждого типа приказов в деканате заведена папка.

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Если в документе, поступившем в дирекцию, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в институте, появляются на свет в подразделения института. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений (передача из канцелярии).