Введение………………………………………………………………….…....2
1.Правила ведения документооборота в
государственном образовательном учереждении……………….….....4
1.1 Требования к оформлению и формированию дел...............…10
1.2 Нормативно-правовая база документационного.
обеспечения управления…………………………………….…….18
2. Порядок и особенности документальной деятельности
университета………………………………………………………..….….25
2.1Организация документооборота в кафедры…………………...30
2.2 Подготовки дел для передачи в архив…………………………37
Заключение…………………………………………………………………....42
Список использованных источников………………………………….….. 45
Приложение А. Положение о приемной комиссии «СибГИУ»……..…..…48
Приложение Б. Приказ о приеме на работу – форма Т-1…………………..49
Приложение В. Пример формы трудовой книжки……………………….. ..50
Введение
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].
Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].
К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].
Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.
Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении
Сибирский государственный индустриальный университет (в дальнейшем университет) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федерального подчинения. Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Университет обладает автономией и несет ответственность за свою деятельность перед обществом, государством и каждым обучающимся.
Университет самостоятелен в подборе и расстановке кадров, осуществлении учебной, научной, финансово-хозяйственной и иной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Университет самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, вытекающих из его Устава. Управление университетом строится на сочетании принципов единоначалия и коллегиальности.
В широком плане миссия университета и его стратегия развития должны формироваться не только исходя из представления о нем как о производителе образовательных услуг. Университет необходимо рассматривать как творческую среду, социокультурная функция которой заключается в производстве знаний и ценностей, создания концепций, теорий, методологии, технологий, информации. Миссия Сибирского государственного индустриального университа состоит в реализации следующих ключевых компонентов:
- образовательный − сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе;
- научный − сохранять и приумножать потенциал российской науки по ведущим направлениям на основе лучших отечественных традиций и мирового опыта, с учетом запросов региона;
- культурный – быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни;
- инновационный − служить центром развития инновационности в области управления и научных разработок, предоставлять качественное классическое образование с применением инновационных методов и технологий в подготовке специалистов, развивая инновационность мышления у молодого поколения;
- предпринимательский − развивать социально-ориентированную предпринимательскую активность, взаимодействовать с бизнесом и промышленными кругами, привлекая их к социальным программам университета, одновременно сохраняя академическую базу и традиции классического образования.
Важнейшей задачей переходного периода является модернизация системы управления университетом, обеспечивающая адаптацию вуза к новым экономическим и социальным условиям, определение стратегических ориентиров развития на перспективу.
В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения в учреждениях высшего профессионального образования России 24 июля 2000г. Министерство образования РФ издало Приказ N 2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении»[17]. В соответствии с этим приказом, организация делопроизводства в университете осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству, утвержденной 05.03.2005 г. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел. Он дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет общение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр), которые принимают меры к сокращению переписки, обеспечивают правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаг.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.
Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в общем отделе университета, как показано на рисунке 2.1
Рисунок 2.1. Входящие документы
Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;
- документы без указания срока исполнения - в месячный срок;
- если в документе имеется пометка «срочно» - в трехдневный срок;
- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях от даты подписания документа.
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ- ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.
Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел. Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступления. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в общем отделе. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.
Из всего этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления университетом своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в нем. Документооборот ведется в соответствии с законодательными актами, приказами и другими нормативными документами РФ.