Задание 4. Сводные таблицы (интеграция данных)

Сводные таблицы позволяют обобщить большие группы данных по некоторым критериям и просмотреть (проанализировать) срезы данных по этим критериям в удобном табличном виде.

Исходными данными для сводных таблиц могут быть как группы ячеек Excel, так и внешние базы данных.

На основе сводных таблиц можно построить диаграммы Excel. При изменении исходных данных сводные таблицы и соответствующие диаграммы пересчитываются. В то же время, в самой сводной таблице нельзя изменять итоговые данные.

Для рассмотрения примера по созданию и манипулированию сводными таблицами в новом файле lab1_5 подготовьте исходные данные – группу ячеек таблицы Excel. Присвойте Листу1 имя «Исходные данные».

Здесь приведены данные об объемах продаж продукции 3-х видов в 3-х регионах за четыре квартала 2010 года. Важно, что все столбцы имеют заголовки – наименования, которые будут активно использоваться в сводной таблице. Кроме того, данные в столбцах представлены в виде повторяющихся списков.

При наборе этой таблицы активно используйте буфер обмена и режим автокопирование для копирования идентичных названий продукции, регионов, периодов.

Сводная таблица может иметь следующий вид:

В ней столбец Объемы продаж просуммирован по столбцам Регион и Продукция по периодам/кварталам. Поля Период, Регион и Продукция являются измерениями куба и представляют собой раскрывающиеся списки; они позволяют выбирать и просматривать срезы данных. Поле Объемы продаж составляет данные куба.

Создайте сводную таблицу из исходных данных, используя Мастер сводных таблиц, проделав следующие действия:

1. Выделите диапазон ячеек (исходные данные) для сводной таблицы A1:D37. Выберите пункт меню Вставка – Сводная таблица…. Будет запущен Мастер.

2. В окне Создания сводной таблицы запрашиваются исходные данные для сводной таблицы, которые можно скорректировать – выберите пункт "Выбрать таблицу или диапазон". Можно указать данные из другого файла. Выберите опцию "На новый лист", нажмите кнопку ОК.

3. Далее непосредственно создается сводная таблица – в области отчета перетаскиваются названия полей из Списка полей сводной таблицы, как показано ниже на рисунке.

4. Поработайте с созданной сводной таблицей. В частности, просмотрите срезы данных по кварталам, раскрыв поле со списком Период и т.д.

Сводная таблица всегда может быть реорганизована выбором полей для добавления (удаления) в области отчета.

5. Присвойте Листу со сводной таблицей имя «Сводная таблица».

Другим инструментом создания сводной таблицы является режим перетаскивания названий полей как на макет таблицы, так и с макета на список полей сводной таблицы. Для создания таблицы необходимо:

1. Выделить диапазон ячеек (исходные данные) A1:D37. Выбрать пункт меню Вставка – Сводная таблица…. Указать расположение таблицы на существующем листе. ОК.

2. Правым щелчком мыши по макету таблицы вызвать меню и в нем пункт Параметры сводной таблицы. В окне Параметры сводной таблицы можно изменять различные параметры сводной таблицы. Для установки режима перетаскивания полей в макет сводной таблицы перейти на вкладку Вывод, установить галку Классический макет сводной таблицы (разрешено перетаскивание полей), далее ОК.

3. Перетащить из Списка полей сводной таблицы поля как на рисунке:

Средством визуализации данных, анализа и выявления закономерностей являются диаграммы.

Для полученной сводной таблицы постройте трехмерную диаграмму, выполнив следующие действия:

1. Щелкните по сводной таблице для ее выделения. На панели инструментов Работа со сводными таблицами нажмите кнопку Сводная диаграмма, выбрать объемную гистограмму, ОК.

2. Укажите, куда вы хотите поместить диаграмму – меню Переместить диаграмму. В окне перемещение диаграммы выбрать радиокнопку на отдельном листе.

Список полей диаграммы позволяет выбирать и просматривать срезы данных так же, как на сводной таблице.

Задание 5.

Взаимодействие программ в Microsoft Office

1. Создать документ в MS Word. Установить параметры страницы (верх, низ, слева, справа – 2 см), абзац (отступ – 1 см, межстрочный интервал – одинарный, интервал между абзацами – 0 пт), размер шрифта 12 пт.

2. Подготовить текстовую часть отчета, оставив пустые участки для вставки других элементов:

Отчет о работе

фирмы «Кама» во 2-м полугодии 2011 года

В отчетном периоде расходы фирмы имели динамику, представленную в таблице:

Таблица из Excel – Расходы (lab1_1)

Анализ показывает, что увеличение расходов в основном определяется ростом материальных средств (см. диаграмму):

Диаграмма из Excel – График (lab1_1)

Последнее связано с увеличением цены поставщиками (см. сводку):

Таблица – База (lab1_2)

Экономист И.И. Иванова

Порядок формирования отчета:

1. В Excel открыть файл lab1_1.

2. Выполнить вставку в Документ 1 таблицы Расходы методом DDE (динамическая привязка объекта) (Правка / Специальная вставка), используя способ Связывание (радиокнопка Связать).

3. Выполнить вставку в Документ1 диаграммы График методом OLE (Правка / Специальная вставка) как объекта с возможностью его редактирования.

4. Справа от заголовка отчета вставить рисунок из коллекции Microsoft Office (Вставка / Рисунок).

5. Выполнить вставку таблицы – База (файл lab1_2) методом OLE (Вставка / Объект / Создание из файла).

6. Открыть таблицу Расходы в Excel, В графе Оплата труда за июль и сентябрь увеличить цифры до 25000. Наблюдать изменения в Документе 1.

7. На диаграмме удалить заголовок, увеличить размер шрифта для надписей осей.

8. Сохранить файл как lab2_1.

9. Создать новый Документ2 и скопировать на него таблицу Расходы с удалением связей. Сохранить файл как lab2_2.

4. Предъявить работу преподавателю.