4. Послідовність розробки і створення організаційних структур управління проектами

Вибір і розробка організаційної структури проекту є складною задачею, яка важко піддається формалізації. Детальний алгоритм цього процесу поки що відсутній. Створення ефективної організаційної системи управління проектом передбачає індивідуальний підхід при її формуванні із застосуванням певних загальних засад і принципів.

Загальні підходи і принципи формування організаційних структур управління проектами:

1. Розподіл (декомпозиція) обсягу і видів робіт за проектом між окремими учасниками проекту, їх структурними підрозділами , окремими виконавцями.

2. Визначення організаційних схем взаємовідносин між учасниками проекту.

3. Вибір форми організаційної структури проекту в залежності від організаційних схем взаємовідносин між учасниками проекту, масштабу і складності, тривалості і технологічності проекту, особливостей зовнішнього середовища проекту.

Для схеми „відокремлена організаційна структура” найбільш доцільна функціональна або проектна форма. Це пов’язано з тим, що ” відокремлена” структура функціонує практично автономно від „материнської” і тому вимагає не їх горизонтальної інтеграції, а централізованого контролю, який можна здійснювати в рамках цих форм..

Cхема „управління за проектами” може використовувати практично усі форми організаційних структур, але найбільш ефективними є збалансовані і сильні матриці.

„Всезагальне управління проектами” найбільш ефективне при сильній матриці і проектному управлінні.

„Дуалістична” схема організаційної взаємодії двох рівнозначних учасників, найбільш дієва при використанні механізму посередників, хоча можна використовувати і матричні , і проектні структури.

Схема “управління за замовником” передбачає більше використання функціональної, слабої і збалансованої матричної, гібридної структури.

Таблиця 1.

Критерії вибору форми організаційних структур управління проектом

Критерій оцінки	Структура
	функціональна	матрична	Проектна
Непевність умов реалізації проекту	Низька	Висока	Висока
Технологія проекту	Стандартна	Складна	Нова
Складність проекту	Простий	Середньої складності	Дуже складний
Тривалість проектного циклу	Нетривалий	Середньої тривалості	Тривалий
Розмір проекту	Малий	Середній	Великий
Взаємозалежність і взаємозв”язок окремих частин проекту	Низькі	Середні	Високі
Критичність часу (зобов”язання організації щодо строків завершення робіт)	Низька	Середня	Висока
Взаємозв”язок і взаємозалежність проекту і систем вищого рівня	Великі	Середні	Неістотні

В рамках схеми „управління за генпідрядником” і „управління за управлінською фірмою” доцільніше використовувати сильну матрицю і проектне управління.

Вибрати організаційну структуру управління відповідно до змісту конкретного проекту можна за допомогою критеріїв , наведених нижче.

Як добре видно із даної системи критеріїв, підприємство, яке здійснює одноосібно невеликі проекти зі стандартною технологією, віддасть перевагу функціональній структурі. Організація , яка планує великий і складний проект , як правило, обере проектну організаційну структуру. Фірми, проектна діяльність яких націлена на розробку великої кількості складних новітніх технологій (наприклад, нових лікарських препаратів), найчастіше використовують матричні структури.

4.Детальне проектування організаційної структури. В межах етапу здійснюється моделювання і аналіз організації з допомогою традиційних (ієрархічні графіки, матриці відповідальності, схеми організації технологічних і управлінських процесів, мережеві матриці) і сучасних ( програмні продукти для автоматизованого організаційного проектування )методів; проводиться побудова ієрархії функцій, моделюється технологія виконання операцій, моделюється інформаційна система.

5. Розробка організаційної і методичної документації. На даному етапі проводиться розробка документації, яка містить організаційну структуру проекту; штатний розклад; положення про структурні підрозділи; посадові інструкції і т. д.

6. Формування організаційних структур. На цьому етапі виконуються роботи з пошуку і підбору персоналу; проводиться розподіл відповідальності і повноважень; здійснюється навчання персоналу.

На завершення даної теми, необхідно зазначити, що розглянуті принципи і підходи формування організаційних структур проекту не є вичерпними і незмінними. Сьогодні помітними є тенденції вдосконалення і розвитку організаційних структур управління проектами, які передбачають розробку і використання більш “горизонтальних”, більш гнучких структур, широке застосування інформаційних технологій.