3. Форми організаційної структури проекту
Форма організаційної структури проекту відображає характер внутрішньої взаємодії її організаційних елементів при розподілі повноважень і відповідальності, функцій управління і контролю. На даний час в управлінні проектами застосовують різноманітні форми організаційної структури. Основними серед них є:
Функціональна.
Матрична.
Проектна.
Гібридна.
Функціональна організаційна структура (рис. 6). Застосовується для управління невеликими, простими, короткотерміновими проектами, які не вимагають створення окремої організаційної структури в рамках існуючої функціональної структури материнської організації. В такому разі головним координатором проекту є лінійний керівник (директор, генеральний директор), розпорядження якого щодо проекту і контрольні функції виконуються і здійснюються по вертикалі. Перевагами даної форми є економія часу і ресурсів, які потрібні були б на створення окремої проектної оргструктури, стимулювання ділової і професійної спеціалізації працівників в межах функціональних підрозділів, зменшення дублювання функцій, наявність чіткої перспективи кар’єрного росту і професійного вдосконалення для співробітників. Для нівелювання чи згладжування певних недоліків даної форми ( певна ізольованість, можлива конфліктність між функціональними підрозділами) інколи застосовують механізми горизонтальної інтеграції функціональних структур: посередники і команди.
Рис.6. Функціональна організаційна структура проекту
Посередники – це окремі працівники чи їх групи , які працюючи в функціонально “чужому” підрозділі посилюють горизонтальні зв’язки між структурними одиницями і зменшують вірогідність міжфункціональних конфліктів. Зазвичай, посередники діють на нижніх рівнях ієрархії і запобігають розвитку конфліктів, непорозумінь уже на ранній стадії їх розвитку.
Команди – це окремі групи працівників , які залишаючись адміністративно підпорядкованими своїм функціональним підрозділам, вирішують на постійній або тимчасовій основі більш складні і комплексні питання інтеграції між окремими підрозділами організації, ніж посередники.
В теперішній час різного роду робочі команди і бригади, напівавтономні, орієнтовані і мотивовані на кінцевий результат, широко застосовують провідні західні компанії при реалізації проектів по створенню нової продукції.
В загальному використання команд доцільно для реалізації невеликих проектів в рамках однієї організації, для реалізації середніх нересурсоємних проектів (консалтингові проекти або проекти створення програмного забезпечення) в рамках декількох організацій, для ініціації або розробки принципово нових проектів (випуск нової продукції).
Зрозуміло, що посередники і команди допомагають усунути недоліки функціональних структур лише до певної межі. Для повноцінної горизонтальної інтеграції функціональної структури на неї накладають проектно-цільову структуру і отримують матричну організаційну структуру.
Матрична організаційна структура (рис 7). Застосовується для управління малими і середніми , середньостроковими складно-технологічними проектами. Дана форма базується як на
Рис. 7. Матрична організаційна структура проекту
вертикальних ( керівник функціонального відділу – спеціаліст) , так і горизонтальних ( менеджер проекту – спеціалісти функціональних відділів) зв’язках. Така особливість побудови матричних структур з однієї сторони надає даній формі певних переваг, з іншого є причиною деяких недоліків. До переваг варто віднести: можливість використання позитивних сторін функціональної структури; гнучкість в широкому діапазоні щодо маневру людськими і іншими оргресурсами при їх розподілі між проектом(ами) і функціональними підрозділами; зменшення стурбованості персоналу з приводу працевлаштування після завершення проекту. Недоліки даної форми проявляються в першу чергу у відносинах членів проектної команди і материнської структури організації у формі конфліктів між менеджером проекту і керівниками функціональних підрозділів при розподілі повноважень і відповідальності, обмежених ресурсів організації. Додаткові проблеми створює одночасне подвійне підпорядкування членів проектної команди проектному і функціональному менеджеру.
Матричні організаційні структури можуть набувати різних модифікацій в залежності від :
повноти повноважень керівника проекту;
кількості організаційних ресурсів, що залучаються до проекту;
існування і ролі постійного штату в проектній команді.
Найбільш поширеними матричними структурами є :
Слабка (функціональна) матриця.
Збалансована матриця.
Сильна (проектна) матриця.
Слабка матриця більш подібна на функціональну структуру. Проект в такому випадку може мати лише одного постійного співробітника –лідера проекту ( інколи його залучають на тимчасовій основі), який має слабку владу і є скоріше координатором, ніж керівником. Влада і відповідальність зосереджена у функціонального менеджера. Кількість оргресурсів, які залучають на постійній основі до проекту є обмеженим або ж рівним нулю. Функціональний підрозділ замість делегування працівника відділу на проект, може надати для користування свої ресурси (приміщення, програмне забезпечення, обладнання для тестів продукції і т.д.).
Сильна матрична структура відрізняється тим, що керівник проекту має великі права і повноваження з управління проектом і одночасно несе відповідальність за його реалізацію, в проект залучається більше 50% всіх оргресурсів підприємства, керівник проекту працює на постійній основі і має власний штат, діяльність працівників по проекту має явний пріоритет над роботою в функціональному підрозділі. При такій структурі керівник проекту визначає, що і коли повинно бути зроблено, а функціональний керівник визначає, хто буде призначений на проект.
Між сильними і слабкими матричними структурами існує велика різноманітність форм, які називають збалансованими матрицями.
При такій формі організаційної структури керівник проекту має рівні з функціональними керівниками повноваження; кількість організаційних ресурсів, які залучаються для управління проектом, коливається від 15 до 60 % їх загального обсягу; керівник проекту працює на постійній основі і може мати тимчасовий штат.
При реалізації проекту, учасниками яких є велика кількість учасників, застосовують складну схему організаційної їх взаємодії. Організаційну структуру управління такого проекту часто створюють у вигляді однієї з базових матричних форм. При цьому зв’язки у такій структурі формуються на основі контрактів чи постачальницьких угод. Це робиться для правового оформлення розподілу влади і відповідальності між учасниками проекту з метою усунення можливості виникнення конфліктних ситуацій. Така форма організаційної структури отримала назву “контрактна матриця”. Контрактну матрицю можна застосовувати і у випадку , коли проект реалізується в межах одного підприємства. В такому разі для згладжування можливих конфліктів між проектним і функціональним менеджером підписують внутрішню угоду про розподіл повноважень і відповідальності.
Матричні структури, які стали популярними в 70-80 роках ХХ століття, сьогодні широко застосовуються для управління проектами в багатьох галузях економіки: хімічна промисловість, банківська справа і страхування, виробництво товарів народного споживання, електроніці і т.д.
Проектна організаційна структура застосовується у випадку , коли підприємство займається великим і складним проектом чи програмою. Для управління ними в рамках організаційної структури даного підприємства створюється комплексна структурна одиниця, керівнику якої (проект-менеджеру) надані широкі повноваження з управління проектом і виконавці якої закріплюються на постійній основі за проектом на період його життєвого циклу. В межах такої проектної структури організовують необхідну кількість підрозділів , які працюють лише над вирішенням завдань проекту. Після завершення роботи над проектом дана проектна структура розформовується . При можливості залучений до проекту персонал повертається у свої функціональні підрозділи. Типова схема проектної структури управління проектами зображена на рис. 8.
Перевагами проектної структури є те, що вона забезпечує пріоритет загальних , глобальних цілей компанії над частковими, локальними завданнями функціонального характеру; однозначну, горизонтальну, цільову спрямованість проектної команди; легку організацію планування і контролю;децентралізацію вирішення оперативних завдань; скорочення комунікаційних зв’язків від співробітників до керівника проекту і підвищення об’єктивності оцінки результатів їх роботи.
До недоліків даної форми організаційної структури необхідно віднести можливість використання тільки для великих проектів ( необхідний великий обсяг робіт для повного завантаження працівників); дублювання у проектній команді функціональних підрозділів; зниження ефективності використання організаційних ресурсів підприємства; виникнення у членів команди стурбованості про працевлаштування після завершення проекту; можливість прояву конкуренції між проектами і їх командами за ресурси.
Рис.8. Проектна організаційна структура проекту
Однією з модифікацій проектної форми вважають дивізіональну організаційну структуру. Дана структура передбачає централізацію лише загальнокорпоративних функцій (наприклад, маркетинг, управління персоналом, інформаційне забезпечення і т.д.) і децентралізацію функцій управління виробництвом чи проектами шляхом поділу праці за географічним (регіональним), продуктовим, ринково-секторним принципом. Перевагою дивізіональної структури є можливість швидкого реагування підприємства на зміни в різних секторах ринкового середовища. Правда при цьому виникає потреба збільшення чисельності апарату управління і відповідно витрат на його утримання. Іншою різновидністю проектної форми є федеральна організаційна структура , яка дає змогу знизити “високу” (багаторівневу) структуру і наблизити її до більш ”плоскої” децентралізованої системи зв’язків.
Крім наведених вище „чистих” форм організаційних структур в управлінні проектами застосовують „гібридні” або „змішані” структури. Такі структури поєднують в собі форми різного типу. Прикладом таких структур є часткові матриці. Така структура застосовується тоді, коли підприємство регулярно реалізує проекти, але при цьому до проектної діяльності залучаються не всі , а лише окремі функціональні підрозділи, інші ж виконують свою роботу в звичайному функціональному режимі (рис.9).
Рис.9. Гібридна організаційна структура – часткова матриця