Як добитися консенсусу?

На відміну від компромісу, який найчастіше досягається в результаті політичних інтриг, досягнення консенсусу вимагає конструктивної і плідної напруги всієї команди і особливого мистецтва управління командою. При цьому рекомендується дотримуватися наступних принципів і правил:

• Вера в досягнення консенсусу – кожен член команди повинен довіряти іншим в тому, що обговорення приведе до пошуку оптимального рішення, а не до боротьби особових думок. Створення такої атмосфери взаємної довіри є найважливішим в створенні ефективної команди. Слід розуміти, що взаємна довіра з'являється не само по собі, а є результатом:

• Декількох вдалих консенсусів

• Участю всіх у виробленні і ухваленні оптимальних рішень

• Створенням у кожного усвідомлення причетності до ухвалених рішень

• Не позиція, а варіанти рішень – на обговорення люди повинні приходити не з сформованою позицією, а з варіантами можливих рішень

• Об'єктивність ухвалюваних рішень як спроба обмежити прояви відчуттів і емоцій при обговоренні питань. Відчуття і емоції є невід'ємною властивістю людської природи. Уникнути їх повністю навряд чи вдасться, але для приведення їх «в норму» можна використовувати наступні правила:

• Критерії оцінки варіантів – для об'єктивності обговорення украй важливо заздалегідь домовитися про критерії оцінки – встановити список критеріїв і виконати їх ранжировку по ступеню важливості.

• Розділення фактів і думок.

• Заміна позицій – у разі, коли обговорення все ж таки заходить в безвихідь, буває корисно запропонувати учасникам змінити точку зору: «перерахуєте, будь ласка, сильні сторони варіанту Вашого опонента і слабкі сторони Вашого варіанту»

• Злегка управляючи – роль керівника в досягненні консенсусу полягає в тому, щоб дати всім можливість висловитися і запропонувати свої варіанти, залишаючи свою думку наприкінці або не висловлювати його зовсім. Керівник повинен бути нейтральний. Керівник може брати активну участь в обговоренні, але тільки на правах рівного і доручити в цьому випадку керівництво зборами іншій людині.

Корпоративна політика (наведення мостів)

Корпоративна політика – це не тільки уміння лідера проекту ладнати з начальством. Взаємодія у владній вертикалі – це створення репутації, отримання підтримки з боку керівництва, отримання кращих проектів, устаткування і софтвера, «прикриття» від політичних бурь. Людина, що виконує все це повинен бути політиком, що орієнтується в кабінетах влади фірми.

Координація завдань виконується в горизонтальній площині і полягає у взаємодії з іншими підрозділами фірми. Координатори забезпечують надходження проекту і його здачу, взаємодію із зовнішніми тестерами, вивчення інтерфейсу з групою аналізу людського чинника, отримання і передачу бібліотек компонентів, домовляються з іншими групами, виторговуючи ресурси і послуги.

Взаємодія в інформаційній структурі припускає дослідження і збір інформації, необхідної для успішного виконання проекту. Інформаційні дослідники шукають потрібне і просівають те, що поступає.

Планування і контроль

Навіщо треба планувати?

Насправді: навіщо планувати, якщо заплановані терміни все одно зриваються, запланованих ресурсів все одно не вистачить, передбачений бюджет тріщатиме по швах? Чи стоїть на планування витрачати час і засоби? Стоїть тому, що:

• Ви повинні переконати Замовника в тому, що з вами можна мати справу.

• Проект повинен бути передбаченим..

• Проект має елемент невизначеності.

Завдання планування

Основними функціями планування є:

• Перетворення потреб в керовані завдання..

• Визначення необхідних ресурсів.

• Координація командної роботи над проектом.

• Оцінка потенційних рисок.

• Сигналізація про виникнення проблем.

Що треба планувати?

При плануванні виконання проекту треба знайти відповіді на наступні питання:

• Що і як треба зробити? Визначення цілей проекту, стратегії досягнення цілей, виділення завдань.

• Коли це треба зробити? Складання графіка виконання окремих завдань

• Скільки буде це коштувати? Планування бюджету по окремих завданнях і статтях витрати

• Хто це повинен зробити? Планування ресурсів, розподіл ролей і відповідальності

• Наскільки добре це треба зробити? Планування якості

• Що може перешкодити? Планування рисок

• Як перевіряти і оцінювати? Визначення метрик проекту

У відносно невеликих проектах план може бути єдиним. У великих проектах можуть складатися плани по окремих видах робіт (процесам): план тестування, план документування, план управління якістю, фінансовий план і так далі За наявності декількох планів складається також основний план (майстер-план), в якому відображені основні показники виконання проекту в цілому: основні (без деталізації) види робіт, терміни, ресурси, фінансування.

Як перевіряти і оцінювати?

Перш за все, визначимо, що треба перевіряти і оцінювати:

• Загальний хід виконання проекту

• Виконання окремих видів робіт

• Роботу окремих виконавців

Об'єктивно оцінити і проконтролювати можна тільки те, що можна зміряти. Для об'єктивної оцінки необхідно вводити метрики проекту – кількісні показники оцінки різних характеристик проекту і процесу його виконання. Метрики можуть вводитися як для всього проекту в цілому, так і для окремих видів робіт. Загальними метриками проекту є:

• Кількість фаз / дій / робіт

• Тривалість кожної роботи

• Вартість ресурсів, вартість роботи, загальна вартість

• Ступінь завантаження ресурсів і виконавців на окремих етапах

• Кількість завершених робіт

• Кількість змін в проекті

• Затримки випуску

• Вартість зміни вимог

Як треба планувати?

Коли починати планувати?

1. На самому початку проекту?

2. Коли сформульовані вимоги і ясний об'єм робіт?

3. Коли виконання проекту виходить з під контролю і проект треба «ввести в береги»?

Іноді розумно починати планувати і після формулювання вимог, якщо у вас відносно невеликий проект, відносно невеликі ресурси і є досвід виконання аналогічних проектів.

Якщо проект складний, багато розподілених ресурсів, то планувати треба починати з самого початку проекту.

Структурна декомпозиція робіт

Найважливішим елементом планування є розбиття проекту на окремі завдання, підзадачі і дії з подальшою оцінкою термінів, ресурсів і порядку їх виконання. Цей елемент планування називають структурною декомпозицією робіт (СДР, або WBS – Work Breakdown Structure). СДР – це ієрархічна декомпозиція і організація деятельностей (завдань, підзадач, дій), необхідних для задоволення цілей проекту. Організація і рівень деталізації діяльності сприятимуть оцінці, розподілу робіт і подальшому управлінню.

СДР допомагає зробити цілі проекту керованими. Хоча проект може складатися всього з декількох сотень завдань, але вже ними практично неможливо буде керувати, якщо вони знаходитимуться в одній купі. СДР служить ідеї організації завдань з метою спрощення робіт по оцінюванню, розподілу, координуванню і перегляду.

На деятельностях, визначених в СДР базуються плани проекту, включаючи:

• Календарний план-графік проекту

• План розподіл ресурсів

• Бюджетний план

• План управління якістю

• План управління ризиками

Створення СДР

Нижче перераховані основні кроки процесу, якому можна слідувати при побудові СДР:

1. Визначите основні цілі проекту.

2. Визначите функціональні вимоги, які задовольняють цілям проекту.

3. Визначите основні завдання, відповідні функціональним вимогам.

4. Підрозділяйте основні завдання на дрібніші, які відображатимуть те, яким чином планується завершити роботу.

5. Складіть графічну схему, створюючи стільки шарів, скільки необхідно для повного розбиття об'єму робіт на достатньо малі керовані частини з рівнем деталізації, який дозволяє:

   • оцінювати роботи і визначати їх тимчасові рамки;

   • призначати роботи виконавцям (групам);

   • бачити і обговорювати просування робіт.

Критерії СДР

Для досягнення поставлених цілей (оцінка, розподіл і контроль виконання робіт) СДР повинна задовольняти наступним критеріям:

• Цілеспрямованість.

• Незалежність.

• Визначеність тривалості.

• Чіткість розуміння.

• Досяжність.

• Отработанность.

Засоби управління проектом

Функції систем управління проектами

Інструментальні засоби управління проектом повинні підтримувати наступні основні функції:

• Комплекс робіт, зв'язків і тимчасових характеристик. Засобу опису комплексу робіт проекту, зв'язків між роботами і їх тимчасових характеристик повинні включати:

• Описи глобальних параметрів планування проекту

• Опис логічної структури комплексу робіт

• Багаторівневе представлення проекту

• Призначення тимчасових параметрів планування завдань

• Підтримка календарів окремих завдань і проекту в цілому

• Информация о ресурсах и затратах. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта должны обеспечивать решение следующих задач:

• Організаційна структура виконавців

• Ведення списку наявних ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат

• Підтримка календарів ресурсів

• Призначення ресурсів роботам

• Календарне планування при обмежених ресурсах

• Контроль за ходом виконання. Засоби контролю за ходом виконання проекту повинні забезпечувати:

• Фіксацію планових параметрів розкладу проекту в базі даних

• Введення фактичних показників стану завдань

• Введення фактичних об'ємів робіт і використання ресурсів

• Порівняння планових і фактичних показників і прогнозування ходу майбутніх робіт

• Представлення структури проекту, звітів. Графічні засоби представлення структури проекту, засоби створення різних звітів за проектом у вигляді:

• Діаграма Гантта (часто суміщена з електронною таблицею і така, що дозволяє відображати різну додаткову інформацію)

• PERT діаграма (мережева діаграма)

• Створення звітів, необхідних для планування і контролю

• Додаткові програмні продукти. “Класичні” системи календарного планування, останнім часом, доповнюються програмними продуктами, які дозволяють:

• додати або поліпшити окремі функції управління проектами, наприклад, аналіз рисок, облік робочого часу виконавців, розрахунок розкладу при обмежених ресурсах;

• інтегрувати системи управління проектами в корпоративні управлінські системи;

• набудувати універсальне програмне забезпечення на специфіку управління проектами в конкретній наочній області (наприклад, інтеграція з кошторисними системами для будівельних проектів).

Огляд систем управління проектами

До найбільш відомих систем для управління проектами відносяться:

MS Excel. Добре підходить для тижневого планування і звітності.

MS Project 2003. Microsoft Project є на сьогодні найпоширенішою в світі системою управління проектами. У багатьох західних компаніях MS Project став звичною добавкою до Microsoft Office навіть для рядових співробітників, які використовують його для планування графіків нескладних комплексів робіт. Відмітною особливістю пакету є його простота. Розробники MS Project не прагнуть вкласти в пакет складні алгоритми календарного або ресурсного планування.

Open Plan. Производитель Welcom Corp. (США). Дистрибьютор в России ЛАНИТ. Open Plan – полностью руссифицированная система планирования и контроля крупных проектов и программ. Основные отличия системы:

• могутні засоби ресурсного і вартісного планування

• ефективна організація многопользовательской роботи і

• можливість створення відкритого рішення, що масштабується, для всього підприємства.

Open Plan поставляється в двох варіантах – Professional і Desktop – кожен з яких відповідає різним потребам виконавців, менеджерів і інших учасників проекту.

Primavera Project Planner. Центральний програмний продукт сімейства Primavera, Primavera Project Planner (P3) застосовується для календарно-мережевого планування і управління з урахуванням потреб в матеріальних, трудових і фінансових ресурсах середніми і крупними проектами в самих різних областях, хоча найбільшого поширення даний продукт набув у сфері управління будівельними і інженерними проектами.

Spider Project. Виробник Spider Technologies Group (Росія). Російська розробка Spider Project відрізняється могутніми алгоритмами планування використання обмежених ресурсів і великою кількістю додаткових функцій. Система спроектована з урахуванням великого практичного досвіду, потреб, особливостей і пріоритетів Російського ринку. Spider Project поставляється в двох варіантах – Professional і Desktop.

Project Expert. Виробник Про-інвест Консалтинг (Росія). Російська розробка Project Expert забезпечує побудову фінансової моделі підприємства, аналіз фінансової ефективності бизнес-проектов, розробку стратегічного плану розвитку і підготовку бізнес-плану.