4 Анализ бланков документов КубГту

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документа;

- бланк письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ) или эмблема организации или товарный знак; наименование организации, дата, место составления документа, регистрационный номер. (Приложение В)

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организации – получателей писем. Реквизиты бланка письма: эмблема организации, полное наименование организации, справочные данные, идентификационный номер налогоплательщика/код поставки на учет, код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН). А при необходимости – дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.

Заключение

В соответствии с учебным планом учебная ознакомительная практика по документоведению проходила в управлении кадрами (УК) студентов КубГТУ в качестве помощника специалиста УК.

В процессе прохождения практики осуществлял деятельность на основе должностной инструкции, положении об управлении кадров, устава КубГТУ.

Целью учебной ознакомительной практики являлось:

- закрепление и углубление теоретической подготовки, приобретенной в ходе изучения учебной дисциплины «Документоведение»;

- изучение процесса документирования управленческой деятельности современных организаций;

- закрепление практических навыков, полученных в ходе практических занятий.

Задачами учебной ознакомительной практики:

- приобретение навыков работы с законодательными и нормативно-методическими документами, регулирующими процесс документирования;

- изучение систем документации, применяемых в организации;

- проектирование бланков и унифицированных форм документов;

-ознакомление с видами документов, используемых в документировании управленческой деятельности организации;

- приобретение практических навыков составления и оформления управленческих документов.

В ходе практики:

- возвращал из личных дел документы, сданные при поступлении, отчисленным и окончившим студентам по заполненным обходным листам и сдаче студенческого билета и зачетной книжки;

- принимал личные документы студентов (обходной лист, студенческий

билет, зачетная книжка) и направляла их в каждое личное дело студента;

- нумеровал каждую страницу дела;

- выполнял служебные поручения специалиста студенческого отдела кадров в пределах должностной инструкции;

- помогал регистрировать приказы по студенческим делам (отчислению) и скрепляла их копии к оригиналу;

- помогал заполнять заявления.

Структурным подразделением университета является Управление кадров (УК), который в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами. Управление кадров включает: отдел кадров сотрудников и отдел кадров студентов, а также специалисты по кадрам в институтах и филиалах университета.