3 Анализ организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов

Среди организационно-правовых документов, которые используются в УК студенческий отдел кадров относятся: устав, положение об управлении кадров, СМК, должностная инструкция специалиста по кадрам 2-й категории УК,

ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный технологический университет» организовывает свою работу на основе устава.

Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Устав КубГТУ включает:

- Общие положения;

- Образовательная деятельность ВУЗа;

- Научная деятельность ВУЗа;

- Управление ВУЗом;

- Обучающиеся и работники ВУЗа;

- Подготовка и повышение квалификации научно-педагогических и научных работников;

- Экономика ВУЗа;

- Учет, отчетность и контроль;

- Международная и внешнеэкономическая деятельность ВУЗа;

- Реорганизация и ликвидация ВУЗа.

- прочее

Положение об управлении кадров (УК):

Положение – это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение об управлении кадров включает:

- Общие положения, где указано, что Управление кадров (УК) – структурное подразделение Университета, возглавляемое начальником управления, который назначается на должность и освобождается от должности приказом Ректора и подчиняется непосредственно Ректору.

В своей деятельности УК руководствуется:

а) законодательством РФ, постановлениями правительства РФ, приказами Минобрнауки России и Рособразования;

б) Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ с последующими изменениями и дополнениями;

в) Положением о порядке присвоения ученых званий;

г) Уставом КубГТУ, Коллективным договором университета, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами, распоряжениями и указаниями Ректора и настоящим Положением;

д) другими нормативными документами и локальными актами, регламентирующими деятельность УК.

- Структура подразделения. Структуру и штатную численность УК утверждает Ректор КубГТУ по предложению начальника УК. В состав УК входит отдел кадров сотрудников и отдел кадров студентов головного ВУЗа, специалисты по кадрам в институтах и филиалах университета.

Основные задачи:

- осуществление эффективного подбора и расстановки кадров;

- организация системы учета кадров, анализ состояния кадрового потенциала университета;

- участие в формировании стабильного трудового коллектива;

- контроль соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов;

- подготовка сведений о кадровом потенциале кафедр университета;

- контроль за правильностью учета бланков документов государственного образца, организацией оформления, выдачи дипломов и итоговой отчетностью;

- организация отчетов на заседаниях ректората деканов факультетов, заведующих кафедрами, профессоров о выполнении должностных обязанностей.

Распределение обязанностей и ответственности персонала УК

1) Отдел кадров сотрудников:

- разработка плана подготовки и переподготовки профессорско-преподавательского состава;

- анализ потребности в кадрах;

- мониторинг трудоустройства выпускников;

- взаимодействие со службой занятости;

- ведение личных дел, персонального и статистического учета всех категорий работников ВУЗа, ведение трудовых книжек работников;

-формирование графиков отпусков работников университета;

- контроль соблюдения трудового законодательства;

- управление документами и записями (деятельность отдела).

2) Отдел кадров студентов:

- оформление заявки на заказ бланков документов об уровне образования и квалификации;

- формирование списка ответственных лиц за выдачу дипломов и участие в проведении учебы;

- выдача, прием, учет, хранение бланков документов об уровне образования и квалификации;

- подготовка модуля выданных дипломов;

- обеспечение работы приемной комиссии по приему, выдаче, учету личных дел студентов всех форм и уровней обучения;

- выдача студентам дипломов, находящихся в отделе кадров;

- управление документами и записями по деятельности отдела кадров.

- Права:

а) осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства в подразделениях университета;

б) участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры университета;

в) участвовать в работе Ученого совета университета;

г) давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию УК;

д) вести переписку по вопросам подбора кадров и др.

- Ответственность:

а) всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач и функций несет начальник УК;

б) ответственность сотрудников УК устанавливается их должностными инструкциями;

в) обеспечение сохранности документов, получаемых от работников, запрашиваемых для подготовки ответа на запрос работника;

г) обеспечение сохранности имущества, введенного УК для выполнения им своих функций и соблюдение правил пожарной безопасности.

- Взаимосвязь с другими подразделениями:

а) для выполнения возложенных на УК функций и реализации прав УК взаимодействует с другими подразделениями университета в рамках всех направлений деятельности университета, входящих в компетенцию УК;

б) регламентирование совместной деятельности УК с другими подразделениями устанавливается в локальных актах и приказах ректора.

в) лист ознакомления с Положением об управлении кадров. Приложение А)

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция специалиста по кадрам 2-й категории включает:

- Общие положения, где указано, что специалист студенческого отдела кадров подчиняется начальнику студенческого отдела кадров и в своей работе руководствуется законодательством РФ, Трудовым кодексом РФ, Уставом университета, Правилами внутреннего распорядка, Положением об управлении кадров, приказами, распоряжениями, должностной инструкцией и другими нормативными документами.

- Квалификационные требования;

- Функции;

- Обязанности;

- Взаимодействие с другими подразделениями;

- Права;

- Ответственность;

- Лист ознакомления с должностной инструкцией.

Штатное расписание – это правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Реквизиты штатного расписания: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовок к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Распорядительные документы - приказ, указание, протокол.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы университета.

Реквизиты приказа:

- полное наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- регистрационный номер документа;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы.

Проекты приказов готовят и вносят руководители структурных подразделений на основании поручений ректора университета, либо в инициативном порядке. Приказы подписываются ректором университета, а в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанности ректора. Подготовка приказа включает в себя: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовку текста приказа, согласование, визирование, подписание и регистрацию. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части приказа кратко излагаются факты и события, цели, задачи подписываемых действий. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и отделяется от констатирующей словом «приказываю». Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть, и в таких случаях текст приказа начинается со слова «приказываю».

Текст распорядительной части приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Датой приказа является дата его подписания ректором или лицом, исполняющим его обязанности. (Приложение Б)

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов – планов и отчетов является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ.

План – это документ, определяющий состав и содержание основных задач, выполнение которых возлагается на работника, сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени.

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Отчет – это документ, отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за продолжительный период времени.

Формы планирующих и отчетных документов утверждаются руководителем организации на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ.