2 Анализ законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства в Отделе кадров КубГту

В своей деятельности Отдел кадров при работе с документами использует огромный спектр законодательной и нормативно-методической базы. Она включает в себя следующее:

- Конституцию РФ. Конституция РФ и федеральные законы имеют верховенство на всей территории РФ. Каждый гражданин РФ обладает на ее территории всеми правами и свободами и несет равные обязанности, предусмотренные Конституцией РФ.

Конституция РФ имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории РФ. Законы и иные правовые акты, принимаемые в РФ, не должны противоречить Конституции РФ. Каждому гарантируется свобода мысли и слова.

- Гражданский кодекс РФ. Обычаем делового оборота признается сложившиеся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Обычаем делового оборота, противоречащие обязательным для участников соответствующего отношения положениям законодательства или договору, не применяются.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Учредительный договор юридическим лицом заключается, а устав утверждается его учредителями. Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. Реорганизация организации может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа организации, уполномоченного на то учредительными документами.

- Трудовой кодекс РФ. Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Регулирование трудовых отношений осуществляется: трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, другой – работодателю.

- ФКЗ «О государственном гербе РФ». Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ.

Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, иных документах общегосударственного образца.

Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов государственной власти, организаций и учреждений.

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения государственного герба РФ устанавливается Правительством РФ.

- Закон РФ «О языках народов РФ». Государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык.

Субъекты РФ в соответствии с настоящим Законом вправе принимать законы и иные нормативные правовые акты о защите прав граждан на свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества.

Государство РФ признает равные права всех языков народов РФ на их сохранение и развитие. Все языки народов РФ пользуются поддержкой государства.

- ФЗ РФ «О государственном языке РФ». В соответствии с Конституцией РФ государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык.

Статус русского языка как государственного языка РФ предусматривает обязательность использования русского языка в сферах, определенных настоящим федеральным законом, другими федеральными законами.

Государственный язык РФ является языком, способствующим взаимопониманию, укреплению межнациональных связей народов РФ в едином многонациональном государстве.

Законодательство РФ о государственном языке РФ, основывается на Конституции РФ, общепризнанных принципах и нормах международного права, международных договорах РФ.

- ФЗ РФ «Об обязательном экземпляре документов». В состав обязательного бесплатного и платного экземпляра входят следующие документы: издания, издания для слепых, аудиовизуальные продукции, электронные издания и неопубликованные документы.

Производители документов обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов бесплатно.

Копирование и репродуцирование обязательного экземпляра в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан, предприятий, учреждений и организаций РФ осуществляется в соответствии с Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах».

- ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ». В состав Архивного фонда РФ входят юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, технологических работ, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные документы.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида.

Государственные органы обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивных документов. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в архивных документах, а также копии архивных документов.

- ФЗ РФ «О персональных данных». Законодательство РФ в области персональных данных основывается на Конституции РФ и международных договорах РФ.

Принципы обработки персональных данных: законности целей и способов обработки персональных данных, достоверности; соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных; достоверности персональных данных.

Обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных. Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных.

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации, общероссийских классификаторов технико-экономической информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, уставам об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых документов, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки.

Документ должен, как правило, оформляться на бланке, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Обязательными реквизитами для всех систем являются: наименование организации, код организации, название вида документа, заголовок к тексту, код формы документа, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения, резолюция, гриф утверждения, отметка о заверении копии, печать, гриф согласования, отметка о наличии приложения, государственный герб РФ и герб субъекта РФ, эмблема организации, адресат, индекс организации, почтовый адрес, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении, ссылка на индекс и дату входящего документа и др.

Движение документов с момента их получения или создания до заверения, исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправителя и сдачу в отделение связи.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за документационным обеспечением.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

В состав реквизитов документа входят: государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблема организации, код организации, государственный регистрационный номер, идентификационный номер организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

- ГОСТ Р ИСО 15489-2007. СИБИД. Управление документами. Основные требования. Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, создающих или использующих документы в ходе своей деятельности.

Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям.

Задачи ОКУД: регистрация форм документов; сокращение количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления.