6.2.2 Хранение кадровой документации

Особое место в кадровой документации занимают гербовые бланки. Гербовые бланки – бланки документов с воспроизведением Государственного герба. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки на предприятии подлежат строгому учету. На них типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Хранят гербовые бланки в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение предприятия, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя предприятия.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя предприятия, о проведенных проверках делают отметку в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

6.2.3 Оформление распорядительных документов

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам, организациям и предприятиям.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетам, комиссиями)) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой при необходимости разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом “ПОСТАНОВЛЯЕТ”, “ПОСТАНОВЛЯЮ”.

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования. Наложения взыскания и т.д.

Макет указания при оформлении на общем бланке организации приведен на рис. 6.3.

Рис. 6.3 - Макет оформления указания отсканировать

Приказ – важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу (кадрам). Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т.п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках организации. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, учитываются его цели и задачи.

Распорядительная часть начинается со слова Приказываю, печатываемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен на рис. 6.4.

Рис. 6.4 – Макет оформления приказа по основной деятельности отсканировать

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной – наименование органа, принимающего решение. Макет решения представлен на рис. 6.5.

Рис. 6.5 – Макет решения отсканировать

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителем, в отдельных случаях руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение представляет собой доведение до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, То текст распорядительной части документа начинается со слова ”ПРЕДЛАГАЮ” или “ОБЯЗЫВАЮ”. Макет оформления распоряжения приведен на рис. 6.6.

Рис. 6.6 – Макет распоряжения отсканировать