6.2 Кадровое делопроизводство

Основные делопроизводственные функции кадровой службы:

- своевременная обработка поступающей кадровой документации;

- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

- контроль за исполнением требований документов;

- размножение документов по кадровым вопросам и др.;

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства. В кадровой службе обращаются следующие виды документации:

- организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции;

- организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида: распорядительная (приказы, постановления, распоряжения, указания, решения) и информационно-справочная (письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки);

- документация по личному составу – приказы по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и др.

6.2.1 Организационно-кадровая документация

Устав организации – документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, необходимый для ее государственной регистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо утверждает уста. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления.

Устав предприятия определяет предмет его деятельности, права, возможности, обязанности; закрепляет организационно-правовую форму предприятия, его фирменное наименование, местонахождение, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и убытков, условия реорганизации и ликвидации. В уставе устанавливают размер уставного капитала (фонда) и другие сведения, необходимые для деятельности юридического лица.

В число обязательных разделов Устава включаются:

1) общие положения (цель и задачи предприятия);

2) организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

3) регламент предприятия (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

4) финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации организации.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой распорядок организации определяется локальным нормативным актом организации, т.е. правилами внутреннего распорядка. Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.

Структура текста Правил в число обязательных включает:

1) общие положения;

2) порядок приема и увольнения работников;

3) основные обязанности работников;

4) права работников;

5 ) основные обязанности администрации;

6) права администрации;

7) рабочее время и его использование;

8) время отдыха;

9) поощрения за успехи в работе;

10) меры взыскания за нарушение дисциплины труда.

Штатное расписание –документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом (рис. 6.2).

отсканировать

Рис. 6.2

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника предприятия (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценить работу каждого сотрудника.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при решении конфликтных ситуаций (споров) между руководством предприятия и сотрудником (работодателем и работником).

Разработка должностных инструкций вменяется в обязанности руководителю подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Должностная инструкция имеет следующие структурные элементы:

1. общие положения;

2. функции;

3. должностные обязанности;

4. права;

5. ответственность;

6. взаимоотношения (связи по должности);

7. квалификационные требования;

8. оценка работы.