6. Кадровая служба предприятия.

6.1 Кадровая служба: задачи, функции, пути развития

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. Отдел кадров (ОК) подчиняется заместителю директора по кадрам.

Задачи ОК: организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования кадров, участие в формировании стабильного коллектива, создания кадрового резерва и работа с ним; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

Структуру и штаты ОК утверждает заместитель директора предприятия по кадрам в соответствии с составом аппарата управления и нормативами численности специалистов и с учетом объемов работы, особенностей производства.

В состав ОК входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема, увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников организации;

- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности, масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

- социальная характеристика организации, структурный состав ее работников, их квалификация;

- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом;

- техническое обеспечение управленческого труда и др.

Пример 6.1 Приведите расчет численности отдела кадров, если: среднесписочная численность работников предприятия – 2,5 тыс. чел., а нормы времени на оформление на работу – 0,5 ч. на чел., увольнения с работы – 0,6 ч. на чел., оформление пенсионных документов – 2, о ч. на чел, а коэффициент учета затрат времени на выполненеие работ, не предусмотренных нормативами – 1,15.

Нормативная численность инспекторов по кадрам определяется по формуле

Функции ОК:

1. Разработка текущих и перспективных планов комплектования кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с переменами вне и внутри предприятия.

2. Анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

3. Организация работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей специалистов с целью подбора кадров и резерв на выдвижение, осуществление контроля за обновлением и пополнением.

4. Контроль за расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях предприятия.

5. Представление руководству предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров.

6. Подготовка и систематизация материалов собеседований и реализация решений аттестационной комиссии.

7. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положением, инструкциями и приказами руководителя предприятия, выдача работникам различного рода справок.

8. Учет личного состава предприятия.

9. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

10. Ведение учета стажа работников предприятия.

11. Подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрениям и награждениям.

12. подготовка (совместно с комитетом профсоюза) документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представления их в органы социального обеспечения.

13. Контроль за исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

14. изучение движения кадров, причин их текучести, разработка мероприятий по ее устранению.

15. Принятие мер по трудоустройству увольняемых.

16. Систематический контроль и инструктаж работников по учету кадров.

17. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

18. Составление всей необходимой отчетности по вопросам кадров.

Помимо отдела кадров для решения социальных задач на предприятиях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом ОК не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы. ОК структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

От цехов и отделов ОК получает заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения.

В цеха и отделы ОК представляет сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменением правил внутреннего трудового распорядка.

В юридический отдел ОК представляет приказы на визирование.

От комиссий профкома и цеховых комитетов профсоюза ОК получает материалы о случаях нарушения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т.п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

От отдела организации труда и заработной платы ОК получает штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих повременной работы и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям. ОК в указанные отделы представляет сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка; данные о текучести рабочих кадров по цехам.

Из бухгалтерии ОК получает справки о зарплате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию ОК представляет табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказа о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

Условия развития рыночной среды требуют адекватных решений по развитию кадровой службы предприятия. Достижение оптимально варианта построения системы управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап – формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации (рис. 6.1).

Рис. 6.1 – Этапы развития кадровой службы

Иначе говоря, переход от стандартной формы отдела кадров к отделу управления персоналом необходим в том случае, когда это требует рынок.

Отдел управления персоналом возглавляет начальник, а сам отдел состоит из следующих секторов:

1) сектор планирования и найма рабочей силы (3 чел.);

2) сектор мотивации и стимулирования труда (2 чел.);

3) сектор трудовых и дисциплинарных отношений (2 чел.);

4) сектор профориентации и социальной адаптации (1-2 чел.);

5) сектор подготовки и продвижения персонала (1 чел.);

6) сектор изучения и оценки кадров (1-2 чел);

7) сектор охраны труда и техники безопасности (1 чел.);

8) сектор повышения качества трудовой жизни (2 чел.);

Приведем ориентировочный перечень функциональных обязанностей сотрудников отдела на примере организации средней численности.

1. Сектор планирования и найма рабочей силы	Определение потребности в кадрах
	Формирование резерва, набор персонала
	Отбор кадров
	Заключение трудовых договоров
	Представление кадровой информации руководству
	Оформление кадровых документов
2. Сектор мотивации и стимулирования труда персонала	Разработка проектов системы оплаты труда, тарифных ставок, окладов, положений о премировании
	Разработка системы моральной и материальной мотивации труда
	Определение эффективности системы оплаты труда и ее совершенствование
	Изучение производительности труда и прибыльности организации составление отчетов по своим функциям
3. Сектор трудовых и дисциплинарных отношений	Ведение табеля, работа с табельщиками, учет использования рабочего времени
	Учет и анализ нарушений трудовой дисциплины. Измерение уровня дисциплины труда по подразделениям
	Составление справок (отчета) о текучести кадров
	Ведение делопроизводства отдела
	Учет работников, подлежащих замене в связи с уходом на пенсию, собирающихся уволится. Планирующих длительное лечение
	Оформление поощрений (взысканий)
	Оформление отпусков
	Заключение договоров о материальной ответственности
	Оформление пропусков разного рода на территорию организации
4. Сектор профориентации и социальной адаптации персонала	Ознакомление поступающего с правилами внутреннего трудового распорядка этическим кодексом и другими правилами
	Изучение неформальных правил и ценностей организации и их корректировка
	Анализ степени удовлетворенности работников организации своим трудом
	Собеседование с поступающим с разъяснением системы управления организацией, способов реализации своих потребностей с помощью организации
	Проведение в необходимых случаях психотерапии
5. Сектор подготовки и продвижения кадров	Разработка программ обучения, подготовки и переподготовки работников
	Планирование обучения, подготовки и переподготовки кадров
	Организация проведения обучения
	Подготовка и переподготовка руководящих кадров, повышение квалификации
	Заключение договоров на проведение студентами, аспирантами, докторантами производственной практики в организации
	Разработка проекта деловой карьеры специалистов и руководителей
6. Сектор изучения и оценки персонала	Оценка эффективности работы подчиненного непосредственным руководителем, а также сотрудниками отдела персонала
	Подготовка предложений по повышению (понижению) по службе, переводу, прекращению трудового договора
	Разработка и реализация программы ”Управления продвижением персонала”
	Разработка и реализация программы ”Ротация руководителей низового звена”
	Подготовка проекта коллективного и иных договоров с органами рабочего самоуправления
	Управление конфликтами в коллективе
	Информация руководства об оценке персонала и предложениях по локализации конфликтов
7. Группа повышения качества трудовой жизни	Организация работы по обогащению содержания работы
	Оформление прав на жилье
	Учет молодежи и контроль за соблюдением законодательства о труде молодежи
	Оформление пособий малообеспеченным семьям
	Оформление льгот в связи с материнством
	Оформление приказов на получение пособий матерям, находящимся в отпуске без сохранения содержания
	Оформление дотаций на детей в связи с повышением цен
	Оформление детей работников в дошкольные учреждения
	Ведение договоров со страховыми компаниями по медицинским полисам
	Организация ии оформление работникам других льгот и преимуществ
	Оформление пенсионных дел
8. Группа охраны труда и техники безопасности	Изучение условий труда персонала
	Разработка и контроль за осуществлением программы по обеспечению оптимальных условий труда
	Организация медицинского обслуживания персонала
	Разработка инструктажей по технике безопасности
	Учет и расследование несчастных случаев на производстве
	Организация материального обеспечения охраны труда

Должностные обязанности некоторых работников ОК

Начальник ОК:

- возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;

- обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

- проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;

- обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала4

- контролирует соблюдение работниками внутреннего распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

- вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечивает составление установленной отчетности.

Специалист по кадрам:

- выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей, квалификации;

- изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;

- участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;

- анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению текучести;

- организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;

- участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической литературы;

- ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность, ведет установленную отчетность;

- принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформление документов, необходимых для предоставления в соответствующие органы.

Инспектор по кадрам:

- осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации;

- ведет учет личного состава организации, ее подразделений и установленной документации по кадрам;

- оформляет прием, переводы и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации;

- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

- участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

- готовит необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссии и представление рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

- заполняет, осуществляет учет и хранение трудовых книжек, подсчитывает трудовой стаж, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

- оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям;

- изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению;

- ведет архивы личных дел и подготавливает документы по истечение установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

- проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документами вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

- заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, требующих контроля за их исполнением;

- ведет оперативный учет прохождения документов; определяет причины несвоевременного исполнения поручений, информирует руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;

- осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка;

- составляет установленную кадровую отчетность.

Психолог:

- изучает влияние психологических, экономических и организационных факторов производства на трудовую деятельность работников предприятия в целях разработки мероприятий по улучшению условий их труда и повышению эффективности работы;

- участвует в работе по составлению проектов планов социального развития коллектива;

- определяет психологические факторы, оказывающие влияние на работников;

- проводит совместно с физиологом (эогомистом0 обследования индивидуальных качеств работников, особенностей их трудовой деятельности, связанных с профессиональным подбором, проверкой психологических условий труда, выявлением интересов и склонностей, удовлетворенности трудом. Участвует в экспериментах по определению влияния условий труда на психику работающих. Анализирует трудовые процессы и психологическое состояние работника во время его работы;

- совместно с социологом и другими специалистами предприятия участвует в рассмотрении задач социального развития организации;

- осуществляет выбор наиболее актуальных вопросов и проблем, требующих решения, определяет пути устранения причин , их вызывающих;

- дает рекомендации относительно условий оптимального использования личных трудовых возможностей человека с учетом перспектив развития его профессиональных способностей;

- участвует в осуществлении мер по производственной и профессиональной адаптации молодых специалистов и рабочих;

- подготавливает рекомендации и предложения по внедрению в производственную практику результатов психологических исследований, способствующих организации оптимальных трудовых процессов, установлению рациональных режимов труда и отдыха, улучшению морально-психологического климата, условий труда и повышению работоспособности человека и осуществляет контроль за их выполнением;

- анализирует причины текучести кадров, подбор и их расстановку исходя из требований организации труда и управления производством. Разрабатывает предложения по обеспечению стабильности кадров на предприятии, принятию мер, способствующих адаптации работников;

- принимает участие в формировании трудовых коллективов, проектировании систем организации труда с учетом эргономических требований;

- консультирует руководителей предприятия по социально-психологическим проблемам управления производством и социального развития коллектива.

Социолог:

- проводит социологические исследования с целью разработки и внедрения мероприятий, направленных на создание на предприятии наиболее благоприятных социально-психологических условий, способствующих повышению степени удовлетворения материальных и духовных потребностей работников и производительности их труда;

- участвует в составлении проектов перспективных и годовых планов экономического и социального развития организации и в планировании фондов на социально-культурные мероприятия;

- составляет программы социологических исследований и контролирует их выполнение;

- участвует в проводимой в организации работе по определению перспектив роста заработной платы работников, направлений совершенствования систем материального и морального стимулирования трудовой деятельности работников;

- совместно с психологом и другими специалистами предприятия изучает наиболее актуальные вопросы и проблемы социального характера и пути устранения причин, вызывающих текучесть кадров, нарушения трудовой дисциплины и т.п.;

- подготавливает предложения по укреплению трудовой дисциплины, духа коллективизма и товарищеской взаимопомощи, организации досуга и быта работников, повышению их общественной и творческой активности.

Количественный состав отдела управления персоналом определяется штатным расписанием и уставом предприятия. В связи с тем, что предприятия самостоятельно определяют количественный и качественный состав работников по функциям управления, в настоящее время все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.