2.3.2.Документальне оформлення перевезень на територій України

Основним первинним документом з обліку роботи автомобілів є подорожний лист. Використовують таку подорожні листи:

- вантажного автомобіля у міжнародному сполученні ( форма № 1 - міжнародна) _ видається на перевезення вантажу в міжнародному сполученні»

- вантажного автомобіля ( форма № 2) - видається для перевезення вантажів у межах України;

- автобуса ( форма № 6) - видається для перевезення пасажирів автобусом;

- легкового автомобіля ( форма № 3) - використовується підчас службових поїздок легковими автомобілями.

Подорожні листи видаються диспетчерами водіям перед виїздом із гаража щоденно. В кінці для водій повертає лист диспетчеру. Подорожні листи реєструються у диспетчерському журналі, в якому водій підписується за одержання листа. Якщо міжміська поїздка триває більше ніж один день, то лист видають на строк поїздки.

Перед видачею подорожного листа на ньому ставлять штамп підприємства, вказують марку автомобіля і його державний номер, прізвище водія, завдання йому на поїздки. Лист підписують диспетчер, механік, лікар, які підтверджують справність автомобіля, готовність водія до роботи і дозволяють виїзд. Водій також підписується на листі, підтверджуючи справність автомобіля під час виїзду. Під час видачі водієві лист заповнює диспетчер, а безпосередньо на лінії - вантажовідправник і вантажоодержувач. Обсяг виконаних робіт підтверджується товарно-транспортними накладним, талонами замовника і іншими документами, які додаються до подорожного листа. В окремому його розділі фіксують рух пального в літрах:залишок під час виїзду, одержання, залишок під час повернення в гараж.

У подорожному листі відображають результати роботи автомобіля і причепів: витрати пального за нормою і фактично, час в наряді,в тому числі в русі та простої, кількість їздок з вантажем, пробіг кілометрів загальний та з вантажем, перевезено тонн вантажів, виконано тонно-кілометрів, Тут же підраховується заробітна плата водія за виконану роботу.

Із листів інформація переноситься у карту обліку роботи вантажного автомобіля, яка є накопичувальним регістром з обліку роботи кожного автомобіля. На підставі карток складають зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів, в якій узагальнюють дані про роботу автотранспорту підприємства. Зведену відомість формують за марками автомобілів.

Замовлення на перевезення вантажів обліковують у спеціальному журналі, в якому реєструють замовлення в міру їх надходження від клієнтів, а також роблять відмітки про виконання замовлень. На перевезення вантажів укладають договори у встановленому порядку.

Підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника, оприбуткування їх у вантажоодержувача під час перевезення вантажів, для їх складського і бухгалтерського обліку є товарно - транспортна накладна за формою № 1 - ТН( далі ТТН).

ТТН виписує вантажовідправник у чотирьох екземплярах:

1-й примірник - підстава для списання ТМЦ вантажовідправником;

2-й примірник - підстава для оприбуткування ТМЦ вантажоодержувачем;

2-й примірник - підстава для розрахунків за виконання транспортних послуг;

4-й примірник - додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

ТТН виписують на кожну партію вантажу. Якщо у розділі ТТП «Інформація про вантаж» неможливо перерахувати всі назви цінностей, наданих для перевезення, то додають спеціалізовані форми транспортної накладної.

Перевізник разом з вантажем отримує від вантажовідправника три примірника ТТН. У пункті призначення перевізник здає вантаж згідно з ТТН. Вантажоодержувач приймає вантажі робить відмітку ( підпис, печатка)У ТТН, 2-й примірник ТТН залишає у себе, а 3-й і 4-й передає водію, який здає х диспетчеру разом з подорожним листом.

Перевезення вантажів нетоварного характеру, за якими не ведеться складський облік, оформляється актом заміру. Його складають у трьох примірниках:

1-й примірник - вантажовідправнику для обліку виконаних обсягів перевезень;

2-й примірник - перевізнику для розрахунків за виконання транспортних послуг;

3-й примірник - водію для обліку транспортної роботи та нарахування йому заробітної плати.