2.1.3.Особливості обліку паливо-мастильних матеріалів

Придбання ПММ покупцем може здійснюватися як безпосередньо в їхнього виробників, так і через мережу оптової і роздрібної торгівлі.

При цьому ПММ можуть придбаватися покупцем як для подальшого перепродажу, так і для власного споживання. Розглянемо другий варіант для підприємств, що купують ПММ для заправлення автомобільного транспорту.

Наявність і рух палива, що заготовлюється для експлуатації транспортних засобів, ведеться на субрахунку 203 «Паливо». Підприємства можуть відкривати субрахунку третього порядку:

2031 «Паливо на складах»;

2032 «Паливо по талонах»;

2033 «Паливо в баках транспортних засобів»;

2034 «Тверде паливо»;

2035 «Газоподібне паливо».

Облік придбання пмм

Облік і відображення ПММ на рахунках покупця багато в чому залежить від способу заправлення транспортних засобів. Розрізняють два види заправлення:

• через автозаправний пункт підприємства;

• через сторонні АЗС.

У першому випадку розрахунки з покупцями за придбані ПММ здійснюються, як правило, по безготівковому розрахунку, а в другому - за готівку і шляхом придбання талонів. Розглянемо кожний з варіантів.

Придбані по безготівковому розрахунку ПММ прибуткуються на склад і використовуються для заправлення автомобільного транспорту через паливо- і мастилороздавчі колонки автозаправного пункту підприємства. Облік ПММ ведеться працівниками (комірниками), з якими укладений договір про повну матеріальну відповідальність.

Приклад 1. Підприємство по безготівковому розрахунку придбало ПММ на суму 1500 грн., у тому числі ПДВ 250 грн. ПММ призначені для заправлення вантажних автомобілів підприємства. ( у податковому обліку вартість ПММ відноситься до валових витрат). Сума транспортно-заготівельних витрат склала 120 грн. ( у тому числі ПДВ 20 грн.). Паливо буде оприбутковане по первісній вартості 1350 грн., податковий кредит складе 270 грн., валові витрати в податковому обліку складуть 1350 грн.

Приклад 2. Підприємство придбало ПММ по безготівковому розрахунку на суму 1200 грн. ( у тому числі ПДВ –200 грн.) для заправлення легкового транспорту. Якщо основною діяльністю підприємства не є надання платних послуг по транспортному і туристичному обслуговуванню, витрати по придбанню таких ПММ не можуть бути включені до складу валових витрат, підприємство не має права на податковий кредит по ПДВ. Підприємство оприбуткує ПММ по первісній вартості, що включає в себе суму ПДВ, тобто на суму 1200 грн.

Придбання ПММ за готівку відбувається безпосередньо на АЗС, здійснюється працівником підприємства за рахунок виданих йому підзвітних сум. При такому способу придбання ППМ їхнє оприбуткування відбувається на підставі:

- шляхового листа, у якому відзначена кількість отриманого палива;

- чека ЕККА, що підтверджує оплату;

- затвердженого авансового звіту;

- податкової накладної ( при сумі придбання ПММ понад 20 грн.).

При сумі придбання понад 20 грн. для одержання податкової накладної водію необхідно мати при собі копію свідчення про реєстрацію підприємства як платника ПДВ.

Приклад. Підзвітною особою на АЗС придбане паливо на суму 180 грн. ( у тому числі ПДВ 30 грн.), призначене для заправлення вантажного автомобіля. У підзвіт видано 200 грн.:

Зміст операції	Дебет	Кредит	Сума
1.Видано готівка в підзвіт на купівлю ППМ	372	301	200
2.Оприбутковані ППМ згідно з авансовим звітом	203	372	150
3.Податковий кредит по ПДВ	641	372	30
4.Повернено готівка, яка не використована підзвітною особою	301	372	20

Придбання ПММ по талонах. Форма талонів розробляється продавцем самостійно. На талоні вказується марка ПММ і кількість літрів. На лицьовій стороні повинний бути відбиток печатки підприємства-продавця, а на оборотної – підприємства - покупця. Придбані талони пред'являються продавцю і покупець одержує по них передбачену кількість пального. Між підприємством-покупцем і підприємством - продавцем заключається договір, згідно якого продавець зобов'язується здійснювати обслуговування покупця, а також до пред'явлення покупцем талонів по одержанню ПММ зберігати ПММ у себе на відповідальному збереженні. Договір містить інформацію про вартість реалізованих ПММ ( із указівкою ПДВ), термінах дії договору й інших умов.

Перехід права власності на ПММ від продавця до покупця відбувається в момент продажу талонів. Після реалізації талонів незатребувані покупцем ПММ продавець приймає на відповідальне збереження і враховує їх на забалансовому рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному збереженні». В міру пред'явлення покупцем талонів і одержання ПММ продавцем робиться списання вартості ПММ із забалансового рахунка. Наприкінці місяця між продавцем і покупцем здійснюється звірення залишків ПММ, що знаходяться на відповідальному збереженні.

Приклад. Покупцем придбані талони на відпустку ПММ на суму 2400 грн. ( у тому числі ПДВ – 400 грн.). Покупець купляє ПММ для вантажних автомобілів. У звітному періоді по пред'явленні талонів покупцем були отримані ПММ на суму 1800 грн. ( у тому числі ПДВ – 300 грн.).

Зміст операції	Дебет	Кредит	Сума
1.Перерахована передплата	631	311	2400
2.Відображено суму податкового кредиту по ПДВ	641	644	400
3.Оприбутковані ПММ	203”Паливо по талонам”	631	2000
4.Списана сума раніше відображеного податкового кредиту по ПДВ	644	631	400
5.У звітному періоді покупцем отримані ПММ по пред’явленню талонів на суму 1800 грн.(у тому числі ПДВ-300 грн.)	203 “Паливо у баках автомобілів ”	203”Паливо по талонам ”	1500

Відпуск ПММ.

Відпуск нафтопродуктів водіям здійснюється в одиницях об'єму (літрах), а мастил – в одиницях маси (кг).

Оприбуткування нафтопродуктів, що надійшли, на склад здійснюється у ваговому вираженні, однак відпуск водіям здійснюється в літрах. Це дуже важливий аспект обліку ПММ. Тому під час прийому нафтопродуктів на склад необхідно перевірити їхня щільність і відповідно до обсягу визначити їх вагу. При відпустці нафтопродуктів ( у літрах) для списання їх з підзвітної особи на складі необхідно визначити їх витрати у ваговому вираженні, тобто в кг. Для цього дані щоденної витрати нафтопродуктів переводяться з об'ємних одиниць у вагарні по середній щільності. Середня щільність являє собою середнє арифметичну величину вимірів, проведених протягом зміни. Число таких вимірів не може бути менш трьох разів на добу. Виміри щільності робляться комірником, а також не менш трьох разів у тиждень комісією. Для обліку даних вимірів ведеться спеціальний журнал вимірів нафтопродуктів у резервуарах.

Кількість виданих водіям нафтопродуктів фіксується в двох документах: у відомості обліку видачі нафтопродуктів, де розписується в одержанні водій, і в шляховому листі, де розписується матеріально відповідальна особа, що відпустила нафтопродукти.

На підставі первинних документів, по яких на підприємстві здійснявся прийом і відпуск нафтопродуктів (товаро-транспортні накладні, відомості обліку відпуску ПММ, відомості визначення щільності і температури, що засвідчують правильність перерахунку нафтопродуктів з об'ємних одиниць у масові і навпаки), матеріально-відповідальна особа складає звіт про рух ПММ, що разом з первинними документами представляється в бухгалтерію і служить підставою для обліку руху ПММ.

Бухгалтерія підприємства на підставі перевірених первинних документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб, складає місячні накопичувальні відомості по прийому і відпусці ПММ. Результати накопичувальної відомості з урахуванням підсумків інвентаризації заносяться в оборотну відомість кількісно-сумарного обліку, що ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб. Залишки ПММ по бухгалтерському обліку звіряються з даними складського обліку.

Списання вартості витрачених ПММ.

Формування документів по обліку видачі і витрати ПММ, на підставі яких здійснюється списання витрачених ПММ, можна представити у виді схеми.

Підставою для списання витрачених ПММ є шляховий лист.

На підставі даних шляхових аркушів виробляється списання фактично витрачених ПММ. При цьому необхідно пам'ятати, що в шляхові аркуші не дозволяється включати обсяги вантажних перевезень, не підтверджені товарно-транспортними накладними (ТТН). Тому витрати по перевезеннях ( у тому числі вартість витрачених ПММ), не підтверджені ТТН, підприємство не має права віднести на собівартість продукції.

Шляховий лист оформляється тільки на один робочий день ( зміну) і видається за умови здачі водієм шляхового листа за попередній день роботи. Видача шляхових аркушів реєструється в диспетчерському журналі.

Після закінчення роботи водій представляє шляховий лист, у якому механік чи уповноважена особа проставляє показання спідометра і залишки пального в баці автомобіля ( у літрах) при поверненні в гараж.

Далі повернутий шляховий лист підлягає обробці.

При обробці шляхового листа його дані по графах «Марка пального» і «Видано пального» звіряють з відповідними даними відомості обліку видачі нафтопродуктів, чеками ЕККА АЗС. Після цього на підставі даних шляхового листа заповнюються дві картки: картка обліку витрати палива автомобілем і особиста картка водія.

Картка обліку витрати палива автомобілем ведеться на кожен транспортний засіб. У ній указується фактична і нормативна витрата палива і по кожнім шляховому листі виводяться відхилення ( економія чи перевитрата).

В особистій картці водія також ведеться облік фактичної і нормативної витрати палива по кожному шляховому листі і виводяться результати роботи водія за місяць ( економія чи перевитрата).

На підставі підсумкових даних карток за місяць складається зведена відомість обліку витрати ПММ по автомобілях за місяць, що передається в бухгалтерію для перевірки і відображення фактичної витрати палива в бухгалтерському обліку.

По його даним розраховуються техніко-економічні показники роботи автомобіля за зміну. До таких показників можна віднести:

пробіг автомобіля,

вантажообіг у т*км,

кількість їздок,

фактична і нормативна витрата палива.

Фактична витрата (В_ф) палива визначається по наступній формулі:

В_ф = З₁ + Q_з – З₂ ;

З₁ – залишок пального в баці при виїзді;

Q_з - кількість заправленого пального;

З₂ – залишок пального в баці при поверненні в гараж.

Фактично витрачені ПММ ( у межах норм) списуються на собівартість продукції ( робіт, послуг). При цьому в собівартість включаються фактично витрачені ПММ, використані для заправлення як вантажних так і легкових автомобілів.

У регістрах бухгалтерського обліку списання фактично витраченого пального на собівартість продукції ( послуг) відображається : Дт 23 - Кт 203.

Якщо транспортний засіб використовувався для адміністративних цілей чи з метою збуту продукції, то списання фактично витрачених ПММ : Дт 92, 93 – Кт 203.

У випадку якщо водієм допущена перевитрата пального понад норми, складається відомість, у якій указується прізвище водія, кількість і вартість перевитраченого палива, що після розгляду комісією, затвердженої наказом по підприємству і визначення провини водія в перевитраті, представляється керівнику для ухвалення рішення про відшкодування вартості перевитраченого пального.

Відповідно до діючого законодавства перевитрата ПММ розглядається як нестача. У цьому зв'язку вартість перевитраченого пального стягується з водія у встановленому порядку, тобто в подвійному розмірі суми виявленої перевитрати з урахуванням індексу інфляції і суми ПДВ. При цьому зі стягненої суми відшкодовується збиток, заподіяний підприємству, а частина коштів, що залишилася, підлягає перерахуванню в бюджет. Природно, що в такій ситуації вага відшкодування збитку лягає на винну особу, якій було б вигідніше просто придбати в підприємства перевитрачені ПММ.

Зміст операції	Документи	Дебет	Кредит
Списана вартість фактично витраченого палива ( у межах норм)	Зведено відомість обліку витрати ПММ за місяць	23,92,93	203 “Паливо в баках”
Відображена вартість перевитрати ПММ	Картка обліку витрати пального, особиста картка водія	947	203 “Паливо в баках”
Віднесено на винну особу сума, що підлягає відшкодуванню	Бухгалтерська довідка	375	716
Сума перевитрати утримана із заробітної плати	Особиста картка водія, рішення комісії, наказ по підприємству	661	375
Відображена сума, що підлягає перерахуванню до бюджету	Бухгалтерська довідка	716	641
Перерахування до бюджету визначеної суми	Платіжне доручення	641	311

Схема формування документів по обліку видачі та витрати ПММ