Тема 5. Информационно-справочные документы

В системе ОРД большой удельный вес занимают информационно-справочные документы, которые появляются в процессе функционирования предприятий и учреждений, их взаимоотношений между собой, а также с гражданами. Эти документы весьма разнообразны, поэтому, как правило, их унифицируют по видам, форме и содержанию.

Виды информационно-справочных документов:

1. Акт (Акт) – документ, составленный одним или несколькими должностными лицами, подтверждающий установленные факты или действия. Акты составляются после ревизии, при передаче товарно-материальных ценностей, при проведении испытаний, приемке законченных строительных объектов и других правовых отношений. В ряде случаев составление актов регламентируется специальными правовыми нормами и утверждаются вышестоящей организацией или руководителем предприятия.

Реквизиты: гриф утверждения, автор документа, вид документа, дата, место составления, индекс, заголовок к тексту, текст, подписи.

Текст состоит из двух частей:

1. Основание для составления акта, члены комиссии, их задачи и охватываемый период.

2. Сущность и характер выполненной работы, установленные факты, а также предложения или выводы.

Если у членов комиссии возникают несогласия, то их излагают на первом экземпляре акта в виде особого мнения.

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, а также присутствующими. Должность членов комиссии в реквизите «подпись» не указывается, а фамилии располагаются в алфавитном порядке.

2. Договор (Договір) – письменное соглашение о взаимных обязательствах между государственными, общественными организациями, предприятиями, кредитными учреждениями, а также гражданами. Если во взаимоотношения вступают организация и гражданин, то договор называют трудовым соглашением или контрактом. Чаще всего между гражданами и учреждениями заключаются гражданско-правовые договоры. Текст договора излагается отдельными пунктами, имеющими сквозную нумерацию. Текст печатается с двух сторон листа. Договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Реквизиты: вышестоящая организация, автор, вид документа, дата и место составления, текст, юридические адреса сторон, их подписи и печати.

3. Докладная записка (Доповідна записка) – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий в себе основательное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладные записки бывают отчетными, информационными и инициативными.

Реквизиты: адресат, вид документа, заголовок к тексту, текст, приложения, подпись, дата.

4. Пояснительная записка (Пояснювальна записка) – документ, который объясняет содержание отдельных положений основного документа: плана, отчета, проекта; или пояснения граждан в связи с их поведением, работой и другими факторами. Оформляется этот документ аналогично докладной записке. Изложение текста может быть прямым, т.е. вступление, доказательная часть и выводы, и обратным – когда выводы находятся перед доказательной частью.

Реквизиты те же, что и у докладной записки.

5. План (План) – это документ, устанавливающий перечень планируемых работ или мероприятий, их последовательность, объем, координаты руководителей, исполнителей, а также время выполнения.

Планы бывают простыми и сложными, в зависимости от количества планируемых вопросов и показателей; перспективными, годовыми, на полугодие, квартальными, месячными, недельными, суточными.

Текст плана, как правило, оформляется в виде таблицы.

Реквизиты: гриф утверждения, вид документа, заголовок к тексту, текст, подпись, печать.

Служебные планы работ подписывают должностные лица, ответственные за их выполнение, а индивидуальные – сами составители с последующим утверждением руководителем.

6. Отчет (Звіт) – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручения, о подготовке или проведении мероприятий и т.д. Отчет отправляют в вышестоящую организацию или вышестоящему должностному лицу.

Отчеты бывают периодические и разовые. Периодические отчеты утверждаются руководителем, который ранее подписывал план, а разовые адресуются должностным лицам, от которых получено задание.

Реквизиты те же, что и в плане, дополнительно гриф согласования.

7. Отзыв (Відгук) – документ, в котором выражается мнение специалиста или коллектива о какой-либо выполненной работе (научный труд, предложенный к опубликованию, научный сборник и т.д.), а также делаются выводы о различных научных и учебных работах, отчетах и т.д.

Реквизиты: вид документа, заголовок к тексту, текст, подписи, дата, печать.

Текст содержит: введение, краткое содержание сущности документа (работы), выводы с предложениями, оценкой и критическими замечаниями.

8. Протокол (Протокол) – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и утверждения решений на собраниях, конференциях и других заседаниях коллегиальных органов, органов охраны общественного порядка и т.д. По способам и полноте записей протокол может быть стенографическим, конспективным и сжатым, а также в виде видео- и аудиозаписи.

Текст протокола строится в соответствии с повесткой дня и каждый вопрос из этой повестки дня должен состоять из трех частей и начинаться словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» или «ОДОБРИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые пишутся прописными буквами на отдельной строке.

Реквизиты: автор, вид документа, заголовок к тексту, дата, индекс, место составления, присутствующие, приглашенные, повестка дня, текст, подписи.

9. Справка (Довідка) – документ информационного характера, который устанавливает факты, действия или события.

Справки бывают служебными – содержащими различные сведения о деятельности предприятий или организаций, и официально-личными, которые выдаются гражданам на подтверждение места работы, должности, зарплаты и по другим вопросам. Справки служебного характера составляются уполномоченными органами или должностными лицами и предназначены для вышестоящих органов или руководителей предприятий, организаций.

Реквизиты: адресат, вид документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата, печать.

10. Реферат (Реферат) – сжатое содержание какого-либо труда, книги или статьи с выводами автора, в которых излагается существо вопроса, выводы или предложения. Реферат предназначен для ознакомления с трудом, книгой или отчетом Он должен быть кратким, информативным и содержать сведения, позволяющие принять решение о целесообразности прочтения всего труда.

Реферат должен содержать:

• сведения об объеме труда, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, источников;

• текст реферата;

• перечень ключевых слов.

Реквизиты: вид документа, заголовок к тексту, текст, дата, подпись.

11 Доклад (Доповідь) – документ, в котором излагают отдельные вопросы, приводятся выводы и вносятся предложения, предназначенные для публичного устного оглашения и обсуждения. Доклад составляется по разным вопросам деятельности предприятий, организаций и учреждений. Доклады могут быть отчетными, в которых обобщается состояние дел или ход работы за определенный период времени, текущими, информирующими о ходе выполнения плана, научными, на политические темы и т.д.

Текст доклада состоит из трех частей: вступления, констатирующей и заключительной частей. В констатирующей части доклада анализируется фактическое состояние дел, а в заключительной приводятся выводы и предложения.

Реквизиты: вид документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата.

Кроме перечисленных, к информационно-справочным документам относятся также: аннотация, заключение, обзор, отзыв, рецензия, телеграмма и др.