Тема 3. Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов

ГОСТ 6.38-90 содержит формуляр-образец, в соответствии с которым составляются бланки документов.

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местами для переменных реквизитов.

Бланки проектируют в соответствии со схемой расположения реквизитов документов. ДСТУ 4163-2003 предусматривает три вида бланков:

• общий бланк для создания различных видов документов;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

В системе ОРД все документы составляются и оформляются в соответствии с формуляром, принятым для определенной разновидности документов, на качественной бумаге стандартных форматов.

В основу стандартизации форматов бумаги заложены принципы:

1. Измерения – по метрической системе мер исходной единицей является площадь 1 м².

2. Подобия – форматы должны быть подобны друг другу, и две стороны листа взаимно соотноситься, как сторона квадрата и его диагональ.

Все форматы бумаги делятся на три ряда: А, В, С.

Ряд А – основной, в нем имеется 13 классов (А 1-А 13). В ОРД наиболее часто применяются форматы А 3 (297х420 мм), А 4 (210х297 мм) и А 5(148х210 мм).

3. Взаимозаменяемости – смежные форматы одного класса вдвое увеличиваются или уменьшаются по отношению друг к другу, а каждый последующий класс получают делением предыдущего пополам.

Реквизиты документа на листе бумаги должны располагаться в отведенных для них местах, при этом обязательно должны соблюдаться размеры полей (по различным ГОСТам и ДСТУ):

левое – 20-30 мм ДСТУ 4163-2003 левое –30 мм

правое – 8-10 мм правое – 10 мм

верхнее, нижнее – 10-20 мм верхнее и нижнее – 20 мм.

Любой документ должен удовлетворять общим требованиям:

1. быть достоверным и объективным;

2. составляться по установленной форме и только с необходимыми реквизитами;

3. создаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом;

4) формулировка вопросов или информации должна быть юридически грамотна;

5)бланки документов разрешается изготовлять при помощи компьютерной техники;

6) Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяют один от другого 1,5-2 межстрочными интервалами.

7) Все реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

8) Название вида документа печатают прописными буквами.

9) Тексты документов постоянного срока хранения печатают на одной стороне листа.

Требования, предъявляемые к тексту документов:

1. Текст должен быть кратким, точным и ясным, поэтому, как правило, делится на 2-3 части.

1 часть – вступление

2 часть – основание для составления документа

3 часть – выводы, предложения, просьбы и т.д.

2. В соответствии с ДСТУ 4163-2003 при оформлении документа на двух и более страницах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире на средине верхнего поля страницы.

3. В соответствии с ДСТУ 3008-95 нумерация страниц располагается в правом верхнем углу на расстоянии 10-15 мм от верхней и правой границ листа.

4. На странице должно быть не более 40 строк, т.е. печать производится через 1,5 межстрочных интервала, а на бумаге формата А5 – через 1 интервал.

5. Тексты могут печататься с двух сторон листа, если объем документа составляет более десяти страниц, при этом на обратной стороне листа поле для подшивки 20-30 мм оставляется справа. С двух сторон листа печатаются также документы: акт, контракт и некоторые другие.

6. Подпись можно переносить на следующую страницу только при наличии не менее двух строк текста.

7. Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы, подразделы, а в случае надобности, на пункты и подпункты, которые нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. В НИР не нумеруются разделы: введение, заключение, список источников, приложения. Раздел необходимо начинать с новой страницы. Каждый раздел и подраздел должен иметь заголовок.

8. Разделы могут объединяться в главы, которые разделяются параграфами.

9. Все таблицы, формулы, иллюстрации, если их более одной, нумеруются сквозной нумерацией или в пределах раздела после первого упоминания о них в тексте.

Таблицы и иллюстрации должны иметь названия.

Таблица со всех сторон ограничивается линиями. Если таблица переносится на другую страницу, то нижняя горизонтальная черта не устанавливается, а графы таблицы нумеруются. Номер по порядку в первой графе таблицы не выделяется.

10. Иллюстрации размещаются на листе бумаги центровым способом. Ниже иллюстрации располагаются условные обозначения, если они необходимы. Название иллюстрации приводят после условных обозначений.

11. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и иллюстраций, не допускается:

1. применять знаки >, <, +, -, =, ≠, №, %, § без числовых значений, в ином случае их необходимо писать словами;

2. применять индексы стандартов, технических условий и других документов без обозначения регистрационного номера;

3. числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и счета следует писать цифрами, а без обозначения этих единиц словами, (например: провести испытания пяти образцов весом 2 кг каждый).

12. Для составления документов в системе ОРД существует специфический официальный канцелярско-деловой стиль. Он должен удовлетворять следующим требованиям:

1. необходимо придерживаться современного литературного языка, которому свойственны академизм, изобилие терминов и логическая последовательность;

2. не следует употреблять устаревшие выражения, увлекаться иностранными словами, кроме вошедших в литературный язык;

3. необходимо использовать термины и профессионализмы, обусловленные тематикой и содержанием документов;

4. следует ограничивать употребление сложных синтаксических построений, предложений со многими оборотами и разного рода перечислениями;

5. необходимо применять только общепринятые сокращения, которые должны соответствовать действующим стандартам по библиотечному и издательскому делу;

6. географические понятия сокращаются только перед словами, к которым они относятся

(г. Мариуполь, р. Кальчик);

7. слово «год» сокращается только при наличии цифр при определении периода времени:

2004-2007 гг. или с 2004 по 2007г.

После составления документов и их оформления они редактируются, т.е. исправляются ошибки, устраняются логические несоответствия, повторения, исправляются описки и неточности.

Отредактированный и отпечатанный документ подлежит корректировке, т.е. исправлению ошибок при его размножении. При оформлении документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для того, кто будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте.

Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные».

Корректурные знаки подразделяются на группы:

1. знаки замены, выкидки и вставки;

2. знаки перестановки печатных знаков;

3. знаки изменения пробелов;

4. знаки абзацного отступа, красной строки;

5. знаки исправления технических дефектов набора.