Например: а к т

списания товарно-материальных ценностей

или

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно, с максимальной полнотой раскрывая содержание документа. Объем заголовка не должен превышать пять строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. Допускается продолжение заголовка при его большом объеме до края правого поля документа. Печатается заголовок малыми буквами через один межстрочный интервал.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, на документах, текст которых печатают на бумаге формата А-5, в ответах на письма трудящихся, а также на документах, текст которых не превышает 10 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка должна иметь законченный смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Переносы слов в заголовках не допускаются.

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ (реквизит 20) проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Отметка проставляется в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты ярким цветом или штемпелем на левом поле документа, на уровне заголовка к тексту, а при его отсутствии на уровне начала текста документа.

Основная часть документа:

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА (реквизит 21) - главный обязательный реквизит, содержащий информацию, ради которой создается документ. Приступая к его составлению, прежде всего, следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предполагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Все учреждения в Украине осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большинство населения составляют граждане, которые относятся к национальным меньшинствам, тексты документов внутреннего делопроизводства, наряду с государственным языком можно составлять на языке национального меньшинства в порядке, установленном законодательством.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно должен быть связан с видом и разновидностью документа и, как правило, состоит из двух частей:

1. причины, основания, и цель составления документа;

2. заключительные выводы, просьбы, решения.

При подготовке текста документа должны соблюдаться определенные принципы:

- объективное отражение управленческой ситуации,

- строгое соответствие состава информации и назначения документа,

- нейтральность и краткость изложения, полнота информации,

• типизация речевых средств и стандартизация терминов, сокращений, обозначений величин и единиц измерения.

Текст оформляют в виде сплошного текстового материала, анкет, таблиц, трафаретов или объединения этих форм. Трафаретные тексты - это тексты, в которых постоянная информация заранее отпечатана на бланке, а переменная, присущая данной ситуации, вносится в момент составления документа в пробелы бланков.

При оформлении документов на стандартном листе бумаги состав реквизитов и их взаимное расположение должны соответствовать общему бланку.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЙ (реквизит 22) располагается под текстом документа. Возможны различные варианты отметки о наличии приложений:

1. Если в тексте упоминается о приложении, но нет его названия, отметка оформляется по форме: Приложение: График движения транспорта на 2 л. в 3 экз.

2. Если в тексте документа упоминается название приложения, отметка оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

3. Если к документу прилагается другой документ с приложением, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства статистики Украины от 03.01.2005 № 2/153 и приложение к нему, всего на 7 л.

4. Если приложение дается к распорядительному документу (постановление, решение), то в правом верхнем углу первого листа делается отметка, которая связывает их с основным документом, и оформляется по форме: Приложение к решению профкома от 11.12.2004 № 43.

5. При перечислении нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер:

«Приложение 1», «Приложение 2» и т.д.

Приложения должны иметь название, заголовок, текст, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении.

Оформляющая часть:

ПОДПИСЬ (реквизит 23) - обязательный реквизит документа в системе ОРД. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом - руководителем учреждения или его заместителем. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи (председатель и секретарь коллегиального органа). Так же подписывается протокол. Две и более подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер; договоры – представители договаривающихся сторон.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициал(ы) и фамилия). ГОСТом 4163-2003 разрешено писать один инициал (имя).

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название организации.

Например: Директор (Подпись) А. Н. Петров

При оформлении документа на чистом листе бумаги, в название должности включается название организации.

Например: Начальник строительно -

монтажного управления № 2 (Подпись) В. С. Николаев

В ВУЗах, научных учреждениях в должностях указываются степень и звание.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, которые подписали документ, а их обязанности в комиссии (председатель, члены комиссии в алфавитном порядке).

Подписи нескольких лиц на документе размещаются одна под другой в последовательности, которая отвечает занимаемой должности. Если же документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне или по алфавиту. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого обозначена в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или заместитель. В этом случае обязательно пишут должность и фамилию лица, подписавшего документ: «Исполняющий обязанности» или «Заместитель». Подписывать документ со словом «За» или ставить наклонную линию перед названием должности не разрешается. Размещается подпись под текстом.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА (реквизит 24) располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и оформляется в строгом соответствии с установленными требованиями. Гриф согласования фиксирует согласие с документом лица, которое не является автором документа, и может иметь два варианта:

1.Согласование с конкретным должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы №583

(подпись) Н. А. Рубан

09.08.2004

2. Согласование с коллегиальным органом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома ПГТУ

09.08.2004 № 25

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая название организации, ставится личная подпись, инициал(ы) и фамилия и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается документ согласования, его регистрационный индекс (номер) и дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия. При необходимости согласования документа с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Согласование может проводиться внутри учреждения и за его пределами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, но чаще всего - грифом согласования.

ВИЗЫ ДОКУМЕНТА (реквизит 25). Внутреннее согласование документа обычно оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Но виза может быть оформлена и более полно: наименование должности визирующего, подпись, инициал(ы) и фамилия, дата согласования. Например:

Начальник техотдела

(подпись) И.И. Марнаус

18.03.2005

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем указывается в документе:

Замечания прилагаются.

Если объем замечаний невелик (1-2 строки), их лучше разместить перед визой.

Например: Предлагаю исключить п.2, т.к. он противоречит Уставу.

Юрисконсульт ПГТУ

(подпись) В.И.Белах

08.06.2004

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения (исходящих) – второй. В организации должен быть перечень документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

ОТТИСК ПЕЧАТИ (реквизит 26). Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Оттиском печати организации заверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которые ставят оттиск печати, определяет организация на основании нормативно-правовых актов. Этот перечень должен быть в инструкции по делопроизводству организации. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих юридические или физические права лиц; устанавливающих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Каждое учреждение может иметь в пользовании только один экземпляр гербовой печати. Порядок изготовления, хранения гербовой печати и ее использования определяется законодательными актами и инструкциями МВД.

Простые печати могут быть изготовлены из резины и металла. По форме они могут быть треугольными, круглыми, прямоугольными, квадратными. Простые печати не имеют изображения герба. Они проставляются на справках, пропусках, пакетах при опечатывании конвертов, сейфов, дверей.

Оттиск печати на документе следует ставить так, чтобы она захватывала последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ, исключая возможность подделки.

На бланках некоторых служебных документов, которые необходимо скрепить печатью, могут быть предусмотрены места для печати. Эти места обозначаются буквами «М.П.» или словами «место печати».

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ (реквизит 27) проставляется в конце текста после реквизита «Подпись» и состоит из слов: «С оригиналом верно», названия должности, личной подписи лица, заверяющего копию, ее инициалов и фамилии, даты заверения копии. Например:

С подлинником (оригиналом) верно

Секретарь (Подпись) П.Н.Селина

26.02.2005

Копия - воспроизведение всех реквизитов документа.

Копии оформляет отдел кадров при формировании дел при приеме граждан на работу, при направлении на учебу, при удовлетворении их жилищных, трудовых и других прав. Для формирования личных дел специалистов, руководителей и других работников организациям разрешается изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями.

ФАМИЛИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ И НОМЕР ЕГО ТЕЛЕФОНА (реквизит 28). Эту отметку имеют только исходящие документы - справки, заключения, письма и т.п. В нее входит фамилия или фамилия, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона (без слов: исполнитель, телефон). Отметка очень важна для оперативной связи с тем, кто готовил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Расположение этого реквизита должно быть на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Например:

1. Михайленко 51 31 41

2. Михайленко Николай Петрович 51 31 41

Ниже фамилии исполнителя при необходимости может указываться индекс машинистки (обычно первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например:

Михайленко 51 31 41

В.К. 23.05.2004

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются и адресаты всех экземпляров.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО (реквизит 29) проставляется сразу после решения вопроса, рассматриваемого в документе и (или) отправлении ответа. Отметка состоит из слов: в дело, номера дела, в котором документ будет сохраняться, кратких сведений об исполнении документа, даты направления документа в дело, названия должности и подписи исполнителя.

Например:

В дело № 11-5. Ответ отправлен 07.04.2005, № 03-5/04

Должность Подпись

Дата

Реквизит помещается в нижнем левом углу первой страницы документа.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ (реквизит 30) содержит полное имя файла, указывает место хранения документа в компьютере, код оператора и другие поисковые данные. Отметку ставят в центре нижнего поля лицевой стороны первой страницы документа.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ (РЕГИСТРАЦИИ) ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ (реквизит 31) проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа при его получении (регистрации) чаще всего специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает сокращенное название организации, в которую поступил документ, дату получения (в случае надобности и время) и входящий регистрационный индекс. Дата получения документа является началом отсчета срока его исполнения.

ЗАПИСЬ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ (реквизит 32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти»

№ 493 от 03 октября 1992г.

Запись проставляют в Министерстве юстиции в верхнем правом углу после номера акта или грифа утверждения.

Таким образом, ДСТУ 4163-2003 дает максимальный набор реквизитов (32), которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.