2.3.Реквизиты документов в системе орд

Реквизиты (лат: требуемое, необходимое) – это совокупность обязательных элементов в служебном документе, без которых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму и содержание.

Все реквизиты подразделяются на:

• обязательные (текст, дата, подпись, вид документа и т.д.)

• необязательные (гриф согласования, гриф утверждения и т.д.)

Однако одни и те же реквизиты для одного документа могут быть обязательными, а для другого необязательными.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Виды расположения реквизитов:

• угловое - реквизиты располагаются в левом верхнем углу до половины страницы, или от середины страницы до правого поля,

• строчное - по всей строке страницы;

• флаговое - каждая следующая строка (реквизит) начинается от левого поля или от средины страницы;

• центровое - начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от левого и правого полей.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. В типовом формуляре предполагается не только определенное количество слагаемых (реквизитов), но их последовательность и расположение. Отсутствие или неправильное размещение какого-либо реквизита делает документ юридически недействительным.

Применение Государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними.

Действующие в настоящее время стандарты перечисляют в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящим в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Они определяют максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводят строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, договор и т.д.) имеет определенный набор реквизитов и в каждом документе реквизиты условно можно разделить на три части:

заголовочную, основную, оформляющую.

Для организационно-распорядительных документов установлено и дано место расположения 32 реквизитам (ДСТУ 4163-2003, ДСТУ-2732-94):

Заголовочная часть документа:

01 – Изображение Государственного герба Украины или герба автономной республики Крым

02 – Изображение эмблемы организации или товарного знака (знак обслуживания)

03 - Изображение наград

04 - Код организации

05 - Код формы документа;

06 -Название организации высшего уровня;

07 – Название организации;

08 - Название структурного подразделения организации

09 – Справочные данные об организации

10 – Название вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный индекс документа

13 - Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ

14 - Место составления или издания документа

15 - Гриф ограничения доступа к документу

16 – Адресат

17 - Гриф утверждения документа

18 - Резолюция

19 - Заголовок к тексту документа

20 - Отметка о контроле

Основная часть документа:

21 – Текст документа

22 - Отметка о наличии приложений