Тема 2. Документирование управленческой деятельности

2.1.Система организационно-распорядительной документации (орд).

2.2.Классификация документов в системе орд.

2.3.Реквизиты документов.

2.1. Система орд.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности, составляет систему документации.

В настоящее время в делопроизводстве организаций Украины действуют унифицированные системы. Одной из наиболее распространенных является система ОРД, которая применяется для оформления управленческих решений (ДСТУ 4163-2003). Эта система предназначена для оформления процессов организации, управления, планирования и контроля, а также правового закрепления распорядительно-исполнительных действий государственных и других органов, а также подведомственных им организаций на основе единоначалия или коллегиальности.

Порядок создания, оформления и исполнения ОРД регламентируется нормативными актами, которые придают им правовой характер. В Украине действует Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), в которой изложены основания для создания определенных документов. Разнообразие управленческой деятельности, а также единство и взаимосвязь, присущие управлению, формы и методы руководства, а также виды обратного влияния объектов управления на функции субъектов обязательно должны отражаться в соответствующих документах, с помощью которых органы управления реализуют свои решения.

Управленческие документы имеют определенные особенности:

1. создаются и исполняются органами управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

2. служат способом закрепления функций органов управления;

3. содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую распорядительную и исполнительную деятельность определенных органов управления;

4. процесс создания, форма, содержание и сроки действия управленческих документов регулируются правовыми нормами, что требует обязательности исполнения.

Все документы, входящие в систему ОРД условно можно разделить на группы:

1. организационно-распорядительные документы;

2. финансово-учётные;

3. информационно-справочные;

4. кадровые;

5. официально-личные.

2.2. Классификация документов в системе орд.

В системе ОРД все документы классифицируются по определённым признакам:

1. По средствам (способам) фиксации информации:

   • письменные (текстовые);

   • графические (иллюстрации);

   • фото-, кино-, фоно-, видеодокументы.

2. По содержанию и назначению:

• организационно-распорядительные;

• финансово-учётные;

• снабженческо-сбытовые;

• информационно-справочные;

• кадровые;

• документы коллегиальных органов;

• документы по обращениям граждан, и т.д.

3. По месту составления:

• внутренние;

• внешние.

4. По степени сложности:

• простые (односложные, т.е. рассматривается один вопрос);

• сложные (вопросов, рассматриваемых в документе, несколько).

5. По способам изготовления:

• индивидуальные;

• трафаретные;

• типовые (стандартные).

6. По срокам исполнения:

• обычные (несрочные);

• срочные.

7. По происхождению:

• служебные (т.е. документами обмениваются два или несколько юридических или должностных лиц);

• официально-личные (именные), (т.е. во взаимодействии участвует хотя бы одно физическое лицо).

8. По стадиям создания:

• оригиналы (подлинники);

• копии;

• выписки (часть оригинала, которая предназначена для определённой цели);

• дубликаты (выписываются при потере оригинала).

9. По виду (наименованию):

• протокол;

• акт;

• приказ;

• реферат;

• справка, и др.

10. С точки зрения юридической силы:

• подлинные;

• подложные (фальсифицированные).

11. По степени обязательности:

• директивные (обязательные к исполнению);

• информационные (несут информацию, но необязательны к исполнению).

12. По срокам хранения:

• постоянного срока хранения;

• продолжительного срока хранения (свыше 10 лет);

• временного срока хранения (до 10 лет).

13. По степени гласности (по секретности):

• Обычные (несекретные);

• секретные;

• совершенно секретные;

• для служебного пользования (ДСП);

• конфиденциальные.

14. По направлению:

• входящие;

• исходящие;

• внутренние.

15. По технике воспроизведения:

• рукописные;

• машинописные;

• машинные;

• типографские.