Тема 9. Подготовка документов к хранению и последующему использованию

Завершающим этапом процессов делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и дальнейшему использованию. Основная цель упорядочения и хранения таких документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение государственного архивного фонда документов.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает элементы:

1. экспертиза (оценка) научной и практической ценности документа;

2. оформление дел;

3. описание документов постоянного и долговременного хранения;

4. обеспечение их сохранности;

5. передача дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел и их формировании.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отборе и подготовке для передачи документов на хранение, а также для контроля над правильностью их отнесения к делам на предприятиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии и разрабатываются положения о функциях, правах и порядке работы этих комиссий.

Оформление дел – это деятельность по учету документов в деле, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов и т.д.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, все остальные документы подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

При оформлении дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу на папке должны указываться реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс, аннотация к документам, дата, количество листов в деле, срок его хранения и архивный шифр дела.

Подготовить документы для хранения в архиве необходимо на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Она является учетным документом и необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой Государственной Системе Делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.

Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия, печатается в нескольких экземплярах и пересматривается не реже одного раза в пять лет. Как правило, она вводится в действие с 01 января нового календарного года. При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению предприятия присваивается индекс.

Перед сдачей документов в архив их формируют в определенные папки, т.е. дела.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Дела формируются в структурных подразделениях, а на их основе централизованно, т.е. в канцелярии либо у секретаря. Дела группируются в документы одного делопроизводственного года за исключением переходящих и судебных дел, а также личных дел по кадрам. В деле должно быть не более 250 листов.

Документы к заседаниям, совещаниям систематизируют по номерам протоколов, другие документы в хронологической последовательности, начиная с первого.

Копии документов в дела не помещают.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь. Передача дел постоянного и долговременного хранения в ведомственные архивы производится только по описям. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива при их приемке.