Тема 6. Современная деловая переписка

Обмен различной информацией, содержащейся в документах между предприятиями, учреждениями и гражданами, называется служебной деловой перепиской или корреспонденцией.

Всю корреспонденцию подразделяют на разновидности:

1. деловые (служебные) письма;

2. личные письма;

3. другая корреспонденция.

Служебные письма (Службові листи) подразделяются на формальные и неформальные.

Формальные письма – это письма, подготовленные от имени одной организации в адрес другой.

Неформальные письма – это письма, составленные и адресованные работниками одного уровня друг другу для установления партнерских отношений, личного знакомства, с различными предложениями, а также для обсуждения различных вопросов.

Личные письма – это письма, имеющие частный характер, которыми обмениваются знакомые или родственники.

Деловые письма – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письмами сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Большое количество писем при однотипности управленческих ситуаций, вызывает необходимость в унификации делового письма, но неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Поэтому классификация деловых писем по определенным признакам является необходимой.

В зависимости от указанных в письме адресатов деловые письма подразделяются на циркулярные и коллективные.

Циркулярные письма направляются от одного адресата (как правило вышестоящей организации) ряду подчиненных учреждений и предприятий.

Коллективные письма – это письма от имени определенного коллектива, которые направляются по одному адресу (просьба, обращение, жалобы, предложения).

По характеру информации деловые служебные письма классифицируются по определенным признакам:

1. Сопроводительные письма – это письма, информирующие адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, материалов, ценностей и т.д. Сопроводительные письма составляются, только если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам, указать сроки исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

2. Письма-приглашения – это письма, которые предполагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они адресуются как учреждениям, так и конкретным лицам. В тексте письма-приглашения раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

3. Информационные письма – это письма, в которых сообщается о каком-либо мероприятии, событии или факте, чаще всего в таких письмах пропагандируется деятельность какой-либо организации.

4. Рекламные письма – это разновидность информационных писем, которые направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров и услуг.

5. Письма-извещения – эти письма близки по стилю к письмам-приглашениям и информационным письмам. Они извещают о каком-либо факте, мероприятии или о приближении срока выполнения какой-либо договоренности, либо могут быть ответом на запрос. Составляются, как правило, для конкретного адресата.

6. Письма-подтверждения – это письма, которые содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, перевода, телеграммы и т.д.); о том, что ранее составленный документ остается в силе, либо подтверждается какой-либо факт, действие, договор и т.д.

7. Письма-напоминания – это письма, которые содержат указания на приближение срока исполнения обязательства, проведения мероприятия или договоренности.

8. Гарантийные письма – это письма, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств. Обычно гарантируются финансовые обязательства или предоставление чего-либо.

Гарантийные письма имеют правовую функцию, поэтому на них, как правило, ставится печать (обязательный результат).

9. Инициативные письма – это письма, как правило, выражающие просьбы, предложения, запросы и требующие решения каких-либо вопросов, а значит ответов.

10. Письма-ответы – это письма, которые носят зависимый характер от инициативных писем. Ответ должен быть четким и в конкретной форме: может ли быть удовлетворена просьба, предложение, запрос, в какой мере и в какие сроки. Если отказано в просьбе необходимо аргументировать отказ.

Деловые письма, как правило, оформляются на бланках.

Деловые письма отечественным и зарубежным партнерам имеют одинаковые реквизиты, но их расположение на листе бумаги различно.

Реквизиты деловых писем: герб (в случае необходимости), эмблема, награды, организация высшего уровня, автор (название учреждения, структурного подразделения), адрес, телефон и факс, расчетный счет – это все может быть на бланке, коды предприятий и документов, дата, индекс, место составления или ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, приложения, подпись (подписи), печать (на гарантийном письме).

Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения, поэтому для сокращения документооборота они должны составляться только в случаях, когда невозможно решить вопросы без них. Текст служебных писем должен быть четким, ясным и простым. В тексте письма должен освещаться один вопрос. Если с одним и тем же адресатом нужно решить несколько вопросов лучше составить отдельные письма для упрощения обработки у получателя. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

Текст делового письма, как правило, состоит из двух частей:

1. констатирующая – это часть, в которой излагаются мотивы, побудившие составить письмо со ссылками на решение вышестоящих органов;

2. основная – это часть письма, в которой содержатся выводы, предложения, просьбы.

Для активизации восприятия информации текст можно начинать с основной части, т.е. существа вопросов, помещая доказательства и доводы во второй части.