Тема 1. Предмет и задачи дисциплины.

Делопроизводство - это совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами в учреждении, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Делопроизводство - это система работы с документами, рационализация, организация и механизация делопроизводственных процессов и операций, а также изучение и анализ факторов, влияющих на работу с документами.

В соответствии с ДСТУ 2732 – 94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве, оформленный в надлежащем порядке и имеющий в соответствии с законодательством Украины юридическую силу».

Управление предприятием неизбежно требует создания документов, без которых невозможно решать задачи планирования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового менеджмента и т. д. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятых решений в управлении.

Совокупность действий, осуществляемых органами управления по созданию и использованию документов, называется документированием управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами, как правило, по установленной форме соответствующей информации, т. е. в создании документов. Создание документов включает подготовку информации, составление, согласование, оформление, корректировку и изготовление документов.

Движение документов внутри организации с момента их получения или создания до исполнения или отправки называется документооборотом.

Основным руководящим документом для правильной и рациональной постановки делопроизводства на предприятии является Инструкция по делопроизводству.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству документооборот исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год.

Входящие документы – это документы, поступившие в учреждение.

Движение входящих документов: документы оформляются централизованно канцелярией или у секретаря, где осуществляется их первоначальная обработка, т.е. фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложения, штемпелевание и сортировка.

В соответствии с ДСТУ все входящие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относятся: личные письма и почта общественных организаций. Зарегистрированные входящие документы в день поступления передаются на исполнение по двум направлениям:

1. на имя руководства – Законы Верховной Рады, Указы президента, постановления Кабинета Министров, документы Государственных Комитетов, министерств и ведомств, документы Академии Наук, Советов народных депутатов, депутатские запросы, запросы СМИ и структурных подразделений вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы, факсы по срочным вопросам;

2. в адрес структурных подразделений – все остальные документы.

Исходящие документы – документы, созданные в данном учреждении и отправляемые адресату.

Движение исходящих документов: подготовка проекта, оформление и изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрация и отправка документа.

Внутренние документы – документы, созданные данным учреждением, предназначенные для управленческой деятельности внутри организации.

Движение внутренних документов: подготовка информации, оформление, изготовление, согласование и исполнение.

В управленческой деятельности в основном используются текстовые документы на бумажной основе, в т.ч. типографские, машинные, машинописные и рукописные. Такие документы называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией. Управленческая документация служит основанием для принятия решений, является доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Функции управления, подкрепляемые документами, называются документируемыми.

К недокументируемым функциям управления относят бездокументное управление и деятельность не требующая изготовления документов (например, телефонный разговор).

Предметом дисциплины «Делопроизводство» является изучение процессов документирования и организации работы с документами в управленческой деятельности, применение компьютерной системы обработки документов с учётом требований государственных стандартов, а также внедрение рациональных приёмов работы в сфере делопроизводства.

Цель изучения дисциплины: усвоение знаний по теории и практике делопроизводства в процессе управленческой деятельности, систематизация теоретического материала и умение правильно составлять и оформлять документы в системе организационно-распорядительной документации (ОРД).

Задачи: изучение основ организации делопроизводства, овладение приёмами рациональной работы с документами, сокращение времени на их составление, обработку и поиск, в т.ч. компьютерной технологии, а также организации контроля над составлением, происхождением и использованием документов.