3.Ограничение в праве совершать нотариальные действия.

ОГРАНИЧЕНИЯ. Нотариус и другие лица, совершающие нотариальные действия, не вправе совершать нотариальные действия:

1) на свое имя и от своего имени;

2) на имя и от имени своего мужа или своей жены;

3) его (ее) и своих родственников (родителей, детей, внуков, и т.д.);

4) на имя и от имени работни­ков данной нотариальной конторы, работников, (Например, на имя стажера, практикующегося в нотариальной конторе не может быть совершено нотариальное действие).

Должностные лица органов местного самоуправления не могут осуществлять нотариальные действия также на имя и от имени данного органа. В указанных случаях нотари­альные действия совершаются в любой другой государст­венной нотариальной конторе, у частного нотариуса или в исполкоме.

Также, лица приравненные к нотариальным (врачи, командиры воинских частей, капитан судна, начальник МЛС и др.) не имеют права удостоверять нотар. действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга, его или ее родственников. (Например, капитан судна, находясь в рейсе, не может на свое имя удостоверить завещание, вместо него это сделает старший помощник капитана). Нотариальные и прирав­ненные к ним действия, совершенные с нарушением уста­новленных законодательством требований, являются недействительными.

4.Нотариальное делопроизводство. Нотариальные акты.

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

Вопросы нотариального делопроизводства регламентируются Порядком совершения нотариусами нотариальных действий (изм. 14.06. 2012 г.) и Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министра юстиции от 22.12.2010 г,, с изм. 27.09.2012 г.

Следует отметить, что от правильной постановки делопроизводства зависит четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций. Делопроизводство в нотариате делиться на:

- Нотариальное делопроизводство;

- Общее делопроизводство;

- Подготовка документов для архивного сохранения;

- Составление нарядов и номенклатуры.

Нотариусы ведут статистическую и бухгалтерскую отчетность и представляют управлениям юстиции и другим финансовым органам сведения, связанные с начислением и уплатой налогов в бюджет и др. платежей.

Нотариусы ежегодно сдают отчеты в управление юстиции и в управление статистики, как правило, в начале января. В налоговую инспекцию ежеквартально форму 1-ДФ, и ежегодно форму отчетности № 1 – нотариат годовая, а именно отчет о работе государственных и частных нотариусов, до 30 января.

Относительно языка, на котором осуществляется нотариальное делопроизводство, то 03.07.2012 г. – были приняты изменения в Ст. 15 – Язык нотариального делопроизводства определяется ст. 16 Закона «Об основах государственной языковой политики», т.е. государственным языком.

Рассматривая требования к нотариальным документам, следует отметить, что нотариус не принимает для совершения нотариальных дейст­вий документы, имеющие подчистки, зачерк­нутые слова либо иные неоговоренные исправления, доку­менты, текст которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также написанные карандашом. Не принимаются для совершения нотариальных действий документы, в которых нельзя прочитать то, что в них написано в первоначальном виде, например, документы, залитые чернилами, потертые и др. Не принимаются порванные документы и документы, которые составлены на 2-х и более листах, но листы не пронумерованы и не прошнурованы.

Тексты нотариально удостоверяемых сделок, свидетель­ствуемых копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз прописью, а наименования юридических лиц — без со­кращения и с указанием их адресов. Фамилии, имена и отчества граждан должны быть на­писаны полностью с указанием места их регистрации.

НОТАРИАЛЬНЫЕ АКТЫ.

Обратившийся к нотариальной защите человек может быть уверен: нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.

Следует отметить, что при совершении определенного нотариального действия нотариус выдает конкретные документы или удостоверяет эти документы, которые подтверждают совершение нотариальных действий. Следовательно, нотариальный акт – это выдача св-ва или совершение удостоверительной надписи, которая указывает на то, что нотариальное действие было совершено (Например, при приобретении жилого дома, который был предметом ипотеки – выдается свидетельство, а при удостоверении верности перевода документов с одного языка на другой – совершается удостоверительная надпись).

Нотариальные акты выполняются нотариусами с использованием специальных бланков. Это бланки строгой отчетности, которые выдаются управлениями юстиции и только нотариусам (стоимость на сегодняшний день 12,60 грн.). Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначены для обеспечения невозможности их подделки. Бланки нотариальных документов должны храниться в огнестойком сейфе, прикрепленном к стене или полу.

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариаль­ное действие зарегистрировано в реестре, указывается и на до­кументах, выдаваемых нотариусом, или в удостоверительных надписях. Каждый нотариус ведет отдельный реестр. Реестры должны быть прошнурованы, их листы – пронумерованы. Количество листов в реестре должно быть заверено подписью должностного лица управления юстиции и скреплено гербовой печатью.

Также, у каждого нотариуса имеется база нотариальных документов в электронном варианте, и при совершении конкретного нотариального действия меняются только персональные данные лица. Ранее тексты свидетельств и удостоверительных надписей могли быть отпечатаны на пишущей машинке или написаны от руки.

Также, помимо вышеуказанных реестров существуют и электронные реестры. Они представляют собой компьютерную сеть для нотариусов Украины, в которой имеются такие реестры:

- Единый реестр нотариусов (данные 7 тыс. нотариусов)

- Единый реестр спецбланков нотариальных документов (каждый день нотариус отправляет данные в центр о каждом бланке, например, аннулированный бланк – код 22, украден – код 25, утерян – код 26, или если бланк был удостоверен – завещание – код 4, брачный договор – код 12 и т.д.)

- Единый реестр доверенностей

- Единый реестр запрещений отчуждения недвижимости;

- Единый реестр сделок;

- Наследственный реестр;

- Единый реестр ипотек и др.

Администратором данных реестров является Информационный центр Минюста (филиал в г. Одессе: ул. Дерибасовская, 20), и созданы они для систематизации всех нотариальных действий в Украине. Все нотариусы должны иметь доступ к данным электронным реестрам, чтобы проследить за состоянием нотариальных документов в данный момент

Следует отметить, что доход Информационного Центра за 5 лет составил 1 миллиард грн.

С 17.11.2009 г. любое физическое или юридическое лицо может бесплатно проверить действительность нотариального бланка через Интернет, на сайте Информационного центра Министерства юстиции Украины.

С 29.10. 2012 г. МВД и Министерство юстиции получили возможность доступа для оперативного обмена информацией между Минюстом, МВД и Государственной исполнительной службой в отношении транспортных средств.

Государственные и частные нотариусы - к "Национальной автоматизированной информационной системе департамента ГАИ" в части информации о транспортных средствах, находящихся в розыске.

В свою очередь, ГАИ получает доступ к информации к Единому реестру доверенностей с целью проверки действительности доверенностей, выданных в отношении транспортных средств, к Единому государственному реестру исполнительных производств в отношении транспортных средств,

ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ. Касательно применения нотариусом электронной цифровой подписи, то необходимо отметить, что по своему правовому положению она приравнивается к собственноручной подписи или печати. Использование электронной цифровой подписи на документах осуществляется нотариусом при наличии технических возможностей работы с электронными документами на основании письменного согласия клиента на применение цифровой подписи. Заявление должно содержать перечень документов, на которых будет применяться электронная цифровая подпись.

Для получения сертификата ЭЦП будущему пользователю необходимо выполнить такие действия:

1) лично прибыть в ЦСК и заключить договор об использовании ЭЦП;

2) получить права доступа к сервисам программно-технического комплекса ЦСК (если такой доступ предоставляется через сеть Интернет) или получить ЭЦП на носителе у уполномоченного лица ЦСК.

АПОСТИЛЬ. Следует отметить, что для официальных документов, которые были оформлены государственными или частными нотариусами на территории Украины и необходимы для применения за границей, проставляется апостиль. Проставление на нотариальных документах апостиля тем самым освобождает от легализации такие документы (Например, свидетельство о браке необходимо предоставить за рубеж. Апостиль обычно проставляется органами министерства юстиции. Можно для проставления апостиля обратиться в бюро переводов, которое оформит и нотариальное заверение, и апостиль).

Документы, удостоверенные таким образом, не нуждаются в какой-либо дополнительной легализации, и их обязаны признавать на любом государственном уровне в странах-участницах Гаагской Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов. В настоящее время эту конвенцию подписали более 80 государств, среди которых США, почти все страны ЕС, а так же Япония, Австралия, Россия. Украина присоединилась к Гаагской конвенции 23 декабря 2003 года.

Апостиль проставляется по ходатайству лица или любого предъявителя документа. Должностное лицо управления юстиции удостоверяет подлинность подписи, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см. Цена проставления апостиля – для физических лиц – 3 н.м. – 51 грн., для юридических лиц – 5 н.м. – 85 грн.