Оглавление

1. ПРЕДИСЛОВИЕ 5

Часть I создание баз данных в среде microsoft access. Теория 10

2. субд ms access 10

3. Объекты Access 11

4. ВИДЫ МОДЕЛЕЙ БАЗ ДАННЫХ 13

3.1. Реляционная модель 14

3.2. Иерархическая модель 16

3.3. Сетевая модель 19

5. Режимы работы с Access 20

6. Структура базы данных 21

7. Таблицы. Создание таблиц 25

8. Совместное использование данных 28

9. Приемы работы с таблицами баз данных 28

10. Создание связей между таблицами 30

1. Отношения между таблицами 31

2. Ключи и индексы 32

11. Запросы 35

3. Запросы на выборку 35

4. Запросы с параметром 37

5. Вычисления в запросах 38

6. Итоговые запросы 39

7. Запросы на изменение 40

12. Формы 42

8. Разделы формы 43

9. Создание надписей 44

10. Создание и редактирование связанных полей 45

11. Прочие элементы управления формы 46

13. Отчеты 47

12. Автоотчеты 48

13. Структура отчета 48

14. Нормализация баз данных 50

Часть II создание баз данных в среде microsoft access. Практикум 52

Работа 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы 52

Работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц 59

Работа 3. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц 70

Работа 4. Применение форм 80

Работа 5. Создание и использование запросов 94

Работа 6. Создание и использование запросов (продолжение) 101

Работа 7. Создание отчетов 111

Работа 8. Создание отчетов (продолжение) 119

Часть III самостоятельная работа 127

Работа 9. Создание и использование базы данных «Фонотека» 127

Работа 10. Создание и применение базы данных «Видеотека» 137

Работа 11. Создание и применение базы данных «Лесничество» 145

Работа 12. Создание и использование базы данных «Библиотека» 155

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 174

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 175

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 177

НАСТРОЙКА ЗАПУСКА БАЗЫ ДАННЫХ 177

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 179

ОСНОВНЫЕ АЛГОРИТМЫ 179

1. Предисловие

Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, другими словами — собирало информацию. Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения — средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи с чем, вопрос о ее сохранении и переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессоров приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные обрабатывать большие потоки информации. С помощью таких программ создаются информационные системы. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира и предоставление нужной человеку информации о них.

Microsoft Access − это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Области применения Microsoft Access:

1. в малом бизнесе:

   • бухгалтерский учет;

   • ввод заказов;

   • ведение информации о клиентах;

   • ведение информации о деловых контактах;

2. в работе по контракту:

   • разработка внутриотраслевых приложений;

   • разработка межотраслевых приложений;

3. в крупных корпорациях:

• приложения для рабочих групп;

• системы обработки информации;

4. в качестве персональной системы управления базами данных (СУБД):

• справочник по адресам;

• ведение инвестиционного портфеля;

• каталоги книг, видеофильмов и т.п.

Учебное пособие “Создание баз данных в среде Microsoft Access” содержит материал, предназначенный для приобретения теоретических и практических навыков работы с базами данных.

В пособии три части. В первой, теоретической части пособия даны основы баз данных, ключевые этапы разработки базы данных, режимы работы с Access, создание файла базы данных, заполнение таблицы базы данных значениями, совместное использование данных, приемы работы с таблицами баз данных, создание связей между таблицами, использование запросов, форм, предлагаются различные элементы управления базами данных. Рассматриваются вопросы поиска нужной информации, сортировки и фильтрации записей в базе данных. Процесс работы с базой данных завершается созданием отчетов.

После каждого параграфа предлагаются контрольные вопросы, которые позволяют проверить, как усвоен материал, а также задания для самостоятельной работы для закрепления нового материала.

Вторая часть (практикум) включает восемь пошагово описанных практических работ, предназначенных для обучения созданию и использованию базы данных.

Под созданием базы данных понимается:

1. теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных;

2. создание структуры этих таблиц в компьютере;

3. установление связей таблиц базы данных в компьютере;

4. заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм).

Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.

Каждая работа практикума включает в себя несколько заданий, которые помогают постепенно освоить основные возможности СУБД Access. Выполнение задания описывается шаг за шагом (эти шаги обозначаются значком ●). Между ними, по мере надобности, следуют замечания (обозначаются значком ) и напоминания, которые объясняют и уточняют выполнение заданий.

Первые три работы этой части посвящены разным способам создания и заполнения таблиц базы данных.

В работе 1 описывается, как создать простейшую базу данных, состоящую из одной таблицы. Выполняя задания этой работы, учащийся познакомится с главными понятиями базы данных, режимами работы с таблицами, освоит основные приемы построения, заполнения и редактирования таблиц, сортировки значений таблицы, поиска записей по образцу, распечатки на принтере информации из таблиц. Кроме того, он научится сохранять и загружать базу данных.

В работе 2 предлагается более сложный вариант: создать базу данных из двух связанных таблиц. Здесь учащийся должен освоить приемы удаления таблиц, создания таблиц в режиме таблицы, создания ключевых полей и связанных таблиц, создания простых форм для ввода данных в таблицу, сможет закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

В работе 3 представлен вариант создания трехтабличной базы данных со связанными таблицами. Выполнив эту работу, учащийся освоит приемы создания таблиц базы данных с помощью мастера таблиц, научится использовать фильтр в таблице, закрепит навыки по добавлению и удалению записей, заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Работа 4 показывает принципы организации работ с формами. В ней предлагается открыть учебную базу данных, созданную на прошлом занятии, разработать простую форму разными способами: с помощью кнопки Новый объект, с помощью Мастера форм, с помощью автоформ, в режиме Конструктора, а также создать кнопочную форму «Заставка», используемую в дальнейшем в качестве меню работы с базой данных.

В работах 5 и 6 рассматриваются варианты применения запросов. В работе 5 предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать запросы на выборку в режиме Конструктора, изготовить запросы с применением логических операций в условии отбора, научиться использовать Построитель выражений для организации запроса, а также построить вычисляемые поля. Технология применения готовой базы данных, описанная в работе 6, помогает учащимся закрепить навыки по созданию таблиц, научиться создавать запросы на обновление, добавление, удаление, на создание таблицы, перекрестные запросы.

Работы 7 и 8 посвящены отчетам. В них предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать различные итоговые и автоотчеты, внести изменения в готовые отчеты, создать отчет с помощью Конструктора. Далее учащиеся должны в готовой базе данных составить отчет по группам данных в режиме Конструктора, ввести нумерацию в области данных отчета, подсчитать количество записей в отчете, создать отчет с помощью Мастера отчетов, создать почтовые наклейки, используя данные базы.

Третья часть практикума объединяет работы, предназначенные для организации самостоятельной работы учащихся. В каждой работе предложена идея создания базы данных и приведены этапы ее создания. Для преподавателя описан ход выполнения задания учащимися (предполагается, что учащиеся не смотрят это описание). Таких работ четыре. Любую из них можно использовать для организации проверки усвоения материала.

В работе 9 предлагается спроектировать и создать базу данных Фонотека, состоящую из трех связанных таблиц, в работе 10 - создать базу данных Видеотека из трех связанных таблиц, в работе 11 - создать базу данных Лесничество из четырех связанных таблиц, в работе 12 - создать базу данных Библиотека из пяти связанных таблиц.

Практические работы, представленные в пособии, учащиеся могут выполнять самостоятельно.