Тема 6. Фінансовий контроль I (2 год).
6.1. Фінансовий контроль: короткий виклад.
6.2. Система управлінської звітності.
6.3. Аналіз собівартості продукції: категоризація витрат.
6.4. Аналіз собівартості продукції: модель змінних витрат.
6.5. Аналіз собівартості продукції: метод поглинання витрат.
6.6. Аналіз собівартості продукції: точка беззбитковості.
6.1. Фінансовий контроль: короткий виклад
Слайд 1
У розділі "Фінансовий контроль" розглянемо різні шляхи, за допомогою яких бухгалтерія підприємства може стати активним постачальником інформації, а не її пасивним збирачем. Цей розділ охоплює ряд незалежних модулів, які деталізують окремі елементи такого активного підходу. Сукупно ці елементи дозволяють точніше і швидше вести моніторинг і контроль різних аспектів діяльності підприємства. Огляд розділу "Фінансовий контроль" подано на запропонованих далі слайдах.
Модуль Системи управлінської звітності допоможе створити систему ефективного моніторингу і контролю підприємства. Вона дозволяє збирати ключові, суттєві дані, які будуть під рукою саме тоді, коли вони потрібні, і у тому форматі, який потрібен для оперативного управління підприємством.
Перш ніж перейти до накладних витрат, обчислення витрат і їх розподілу, варто розглянути більш фундаментальні питання, скажімо, збір і донесення інформації на підприємстві. Багато підприємств потерпають від того, що їм доводиться оперувати неповними чи неправильними даними. Для ефективної роботи на підприємстві слід створити систему управлінської звітності з трьома основними функціями: планування, контролю і оцінки. На відміну від державних стандартів звітності, в системі управлінської звітності немає жорстких правил щодо форми чи змісту: в неї можна включати усе, що потрібно підприємству. Головне, щоб така звітність була своєчасною, стислою і спрямованою на конкретного користувача. Зайва чи недбало представлена інформація відволікає увагу і шкодить розумінню. Перевірити відповідність інформації можна, порівнявши заплановані показники з цілями підприємства, як це запропоновано в розділі "Стратегія". Якщо вони не співпадають, то Ви, можливо, збираєте неправильні чи непотрібні дані.
Перш за все потрібно оцінити, наскільки успішно підприємство досягає поставлених цілей, відповідає своїй місії і виконує плани діяльності.
Модуль Аналіз собівартості продукції призначений для розуміння фактичних витрат на виробництво кожного з основних продуктів підприємства і визначення їх внеску в покриття накладних витрат і прибуток підприємства. Можливість визначення і контролю витрат є основним елементом ефективного фінансового контролю. Класифікуючи і розподіляючи всі витрати на постійні і змінні або прямі і непрямі, можна оцінити прибутковість окремих елементів бізнесу. Це не лише дає інформацію про окремі продукти, але й дозволяє порівняти показники різних відділів, продуктів чи процесів. Завдяки аналізу витрат можна оцінити маржу на покриття витрат по кожній групі продукції. Постійний аналіз витрат також дає можливість оцінити показники роботи підприємства, порівнюючи їх з поставленими цілями чи спланованим бюджетом.
Цей Модуль розбито на декілька менших за обсягом підмодулів, у кожному з яких розглядаються конкретні навички. Після розгляду цієї презентації Ви навчитеся:
- обчислювати витрати на одиницю продукції;
- визначати точку беззбитковості підприємства;
- формувати оптимальний асортимент продукції;
- оцінювати показники діяльності підприємства, його підрозділів та показники окремих продуктів.
Модуль Скорочення витрат можна використати для визначення основних носіїв витрат на підприємстві і реалізації проектів їх скорочення, у відповідності до розробленого плану заходів. Збільшити обсяг реалізації товарної продукції (тобто збільшити продаж) складно, це займає багато часу, і не завжди є потрібні ресурси чи повноваження для управління цим процесом. Втім, скорочуючи витрати, неприбуткове підприємство може стати прибутковим і без збільшення продажу. Для цього досить лише ефективніше розпоряджатися наявними ресурсами.
Основні принципи скорочення витрат досить прості:
По-перше, слід визначити суттєві витрати, які можна контролювати. По-друге, визначивши такі витрати, слід визначити відповідні носії витрат. Вони розглянуті більш детально у даному модулі, але типові носії витрат містять змінні величини, показані на слайді, кожна з яких потенційно може вплинути на прибутковість однієї чи кількох товарних ліній. Третій крок полягає у використанні отриманих даних працівниками підприємства для ретельного процесу діагностики і визначення ділянок, де можна виправити ситуацію. Далі розподіляють обов'язки при виконанні четвертого, найважливішого кроку, тобто реалізації цих рекомендацій і отримання потрібних результатів.
Скорочення витрат - це оголошення війни марнотратству на підприємстві.
Повернення дебіторської заборгованості - це повернення коштів, які заборгували підприємству партнери. У багатьох підприємств є такі борги, яким більше одного, двох чи навіть п'яти років. Це кошти вкрай потрібні підприємству для фінансування виробництва, розвитку відділів продажу і маркетингу. Вирішити цю ситуації непросто, але якщо виконати низку базових заходів, можна значно покращити ситуацію з дебіторами і таким чином змінити на краще грошові потоки підприємства.
Контроль за дебіторською заборгованістю можна здійснювати через систему звітності, що своєчасно попереджає про виникнення у боржників проблем з поверненням заборгованих сум. Відповідальність за повернення дебіторської заборгованості слід покласти на працівників відділу кредитного контролю. Треба переглянути питання реалізації продукції відомим боржникам і, в разі потреби, зупинити подальші відвантаження, поки ті не ліквідують попередню заборгованість. Хоча ці заходи є досить простими, однак, як не дивно, дуже мало підприємств мають подібну систему контролю за дебіторами. Запровадивши систему контролю за дебіторською заборгованістю на своєму підприємстві, можна бути певним, що навіть якщо одразу не вдасться вирішити проблему заборгованості, то принаймні вдасться припинити зростання заборгованих сум.
Модуль Скорочення запасів має за мету скорочення занадто високого рівня запасів готової та незакінченої продукції на складах. Протягом останніх років ця проблема загострилася через небажання зупинити виробництво продукції, що не користується попитом, і відправити у неоплачувану відпустку зайвих робітників. Українські підприємства, як правило, зберігають на складах у два чи три рази більше продукції, ніж європейські підприємства відповідної галузі. Іноді різниця може бути навіть значно більшою. Ці надлишкові запаси є прихованим резервом грошових коштів, і якщо знати, як їх вивільнити, то ці кошти можна використати для інших цілей (наприклад, для придбання нового обладнання чи виплати заборгованості по зарплаті).
Звичайно, щоб задовольняти попит покупців, підприємство повинно мати певні запаси. Однак не менш важливо уникати заморожування обігових коштів у значних запасах непроданої продукції, що осідає на складі.
Використання аналітичних методів, таких як "Аналіз обороту", описаних у модулі "Скорочення запасів", дозволить визначити низько-оборотні складські запаси і відповідно вжити відповідних заходів для збільшення потоку грошових коштів, як, наприклад, скорочення надлишкового виробництва, розпродаж надлишкових запасів чи зняття з виробництва неприбуткової продукції. Наочним наслідком таких кроків вже через 3-6 місяців має стати збільшення притоку коштів.
В Модулі "Разові заходи для збільшення грошових коштів" пропонуються додаткові способи поповнення обігових коштів (окрім вже згадуваного скорочення запасів і повернення дебіторської заборгованості). На економічно стабільному підприємстві часто дешевше і ефективніше скористатися з наявних внутрішніх ресурсів, в пошуках додаткових фінансових ресурсів, аніж вдаватися до зовнішніх позичок (наприклад, банківських кредитів). При цьому не завжди кошти можна отримати одразу, проте витрати обов'язково скоротяться.
Разові заходи включають рекомендації щодо закриття неосновного виробництва, продажу непотрібних основних фондів і зняття з виробництва збиткової продукції. Також наводяться альтернативи продажу основних засобів виробництва (скажімо, здача в оренду чи укладення угод з підрядниками). В умовах, коли пострадянські підприємства мають значну кількість основних фондів і в той же час відчувають гостру нестачу живих грошей цей модуль, напевне, буде цікавим для більшості великих і середніх підприємств України.
У модулі, присвяченому Аналізу руху грошових коштів розглядається надходження і відтік грошових коштів підприємства. Сьогодні більшість українських підприємств постійно відчувають нестачу готівкових грошей. Першим кроком до вирішення цієї проблеми є постійний нагляд і контроль за використовуванням грошових коштів. Для цього потрібно скласти касовий бюджет та інші звіти про рух грошових коштів.
Існують різні форми звітів про грошові кошти, але всі вони складаються на основі інших звітів, таких як Звіт про прибутки і збитки (Про фінансові результати), Балансовий звіт та Звіт про запаси. Звіт про рух грошових коштів і Аналіз грошових коштів відрізняються від інших тим, що вони не беруть до уваги продаж і прибутковість, а зосереджуються на ліквідності підприємства, - поточній і в найближчому майбутньому. Аналіз грошових коштів дає уявлення про джерела грошових коштів підприємства і їх використання. За допомогою згаданих інструментів можна ефективно управляти надходженнями грошових коштів для задоволення поточних потреб підприємства.
До нових українських стандартів бухгалтерського обліку включено вимогу підготувати Звіт про джерела і використання коштів. Отже, інформація, включена до цього модулю, буде корисною як для керівників підприємства, так і для податківців.
Загалом, фінансова інформація часто є першим сигналом про те, що на підприємстві щось негаразд. Тому усі механізми, наведені в розділі "Фінансовий контроль", залежать від вчасного подання точних фінансових даних. Збираючи такі дані, можна набагато ефективніше, ніж раніше, здійснювати нагляд і контроль на підприємстві за скороченням витрат, раціоналізацією асортименту продукції і збільшенням грошових потоків.
Модулі, запропоновані у цьому розділі компакт-диску "Зміни, зумовлені ринком", допоможуть вчасно і ефективно оцінити те, що важливо для керівництва і контролю на підприємстві. Завдання полягає в тому, щоб створити ефективну систему управлінської звітності і, використовуючи ці модулі, розробити і втілити проекти і плани заходів по скороченню витрат.
Вправи до модулей відрізняються рівнем складності в залежності від зусиль, що вимагаються для виконання вправи. На слайді відображено систему "П'ять зірок", яка служить для розподілу вправ на:
1) Вправи швидкої результативності, що містять питання для швидкого створення початкового Плану покращення діяльності;
2) Вправи середньострокової результативності, що вимагають збору спеціальних даних для розробки більш детального Плану покращення діяльності;
3) Вправи довгострокової результативності, що потребують збору подробної інформації і розраховані на користувачів, які бажають розробити складний та детальний План покращення діяльності підприємства.
Для отримання швидких результатів рекомендуємо відповідати на запитання, що містять відмітку з однією або трьома зірками.
Вправи з п'ятьма зірками повинні розглядатися лише після того, як Ви опрацювали вправи швидкої результативності.
