МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВНЗ

“НАЦІОНАЛЬНИЙ ГІРНИЧИЙ УНІВЕРСИТЕТ”

Кафедра прикладної економіки

Конспект лекцій з дисципліни

“Планування процесів управління змістом проектів”

Розробив: к.т.н., доц. Череп А.Ю.

Дніпропетровськ

2011

Цели курса

• В рамках данного курса такие понятия как «проект» и «управление проектами» будут рассмотрены в рамках концепции Управления проектами (Project Management), относительно новой для Украины, но признанной и получившей широкое распространение в странах с рыночной экономикой.

• Познакомить обучаемых с кругом основных понятий и терминов ‑ фактически языком, который сложился в мире профессионального управления проектами.

• Сформировать у обучаемых представление о методологических основах УП для того, чтобы в дальнейшем они самостоятельно могли ориентироваться в методологии УП при ее практическом применении.

Понятие проекта и управления проектами Определение проекта

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Свойства проекта

Ограниченность во времени

Уникальность результатов

Последовательная разработка

Результаты проекта

В проектах получаются уникальные результаты, представляющие собой:

• продукт или производимое изделие, которое можно измерить и которое может быть как конечным звеном производственной цепи, так и элементом.

• способность предоставить услуги, такие как практические функции, способствующие производству или дистрибуции

• результаты, такие как последствия или документы.

Отличие проектов от опереационной деятельности:

• оперативная деятельность – это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными;

• задача проекта – достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса.

• проект завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.

Организационные проекты:

• проекты предпринимаются на всех уровнях организации;

• к ним могут быть причастны как один человек, так и многие тысячи участников;

• их длительность может составлять от нескольких недель до нескольких лет;

• в проекте могут участвовать одно или несколько подразделений, а также совместные предприятия или партнеры.

Примеры организационных проектов:

• разработка нового продукта или услуги;

• осуществление изменений в структуре, кадрах или стиле организации;

• разработка или приобретение новой или усовершенствованной

• информационной системы;

• строительство здания или сооружения;

• создание водопроводной системы для города или поселка;

• проведение избирательной кампании;

• внедрение нового стандарта или нового процесса на предприятии;

• выполнение требований контракта.

Проекты и стратегическое планирование

• проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации.

• таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации, причем команда проекта может состоять как из сотрудников организации, так и нанята по контракту.

Причины авторизации организационных проектов

• требования рынка;

• нужды организации;

• требования заказчика;

• технологический прогресс;

• требования законодательства и другое.

Условия авторизации организационных проектов

• наличие проблемы (стратегической задачи);

• субъектность проблемы (осознание проблемы высшим менеджментом);

• невозможность решения проблемы средствами обычного менеджмента.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.

Менеджер проекта – это лицо, ответственное за достижение целей проекта.

Тройное ограничение проекта

• содержание проекта;

• время;

• стоимость.

Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех факторов проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета.

Эффективное управление проектами, это:

• правильная постановка целей и задач — цели должны быть достижимы;

• выбор таких схем, методов и средств управления проектом, которые обеспечивают достижение поставленных целей при минимально возможном объеме ресурсов проекта и в кратчайшие сроки;

• максимально полное (оптимальное) использование имеющихся ресурсов (максимум отдачи при минимуме затрат) через их оптимальное распределение во времени и пространстве;

• своевременное и адекватное реагирование на изменение внешних и внутренних факторов проекта — управление рисками, контроль, управление изменениями.

Окружение проекта включает:

• социально-культурное окружение;

• международно-политическое окружение;

• окружающая среда;

Общий менеджмент обеспечивает основу для наработки навыков по управлению проектами и часто является необходимым для менеджера проекта.

Знания и навыки общего менеджмента:

• управление финансами и бухгалтерский учет;

• закупки и снабжение;

• продажи и маркетинг;

• контракты и торговое право;

• производство и дистрибуция;

• логистика и логистическая цепочка;

• стратегическое планирование, тактическое планирование и оперативное планирование;

• организационные структуры, организационное поведение, управление персоналом, вознаграждением, признанием и карьерным ростом;

• здравоохранение и техника безопасности;

• информационные технологии.

Управление через проекты

Термин "управление проектами" иногда используется для описания управленческого подхода к управлению текущими работами, которые можно приравнять к проектам. Этот подход именуется также "управление через проекты".

Если в организации принят такой подход, то выполняемые в ней работы определяются как проекты. Например, каждый отдельный заказ может быть определён как проект, имеющий уникальный результат, согласованные сроки и бюджет.

В последние годы всё большее количество организаций переходят на способ "управления через проекты". Однако это не значит, что вся операционная деятельность может или должна подразделяться на проекты. Принятие подхода "управления через проекты" предполагает также введение организационной культуры, подобной культуре управления проектами и соответствующей нормативной документации по сопровождению проектной деятельности (например, стандартов организации по управлению проектами).

Навыки межличностных отношений:

• эффективные коммуникации (обмен информацией в проекте);

• влияние на организацию (способность достигать запланированных результатов в условиях конкретной организации);

• лидерство (разработка определенных видения и стратегии, и мотивация людей для воплощения этого видения и стратегии. Умение использовать на практике положения теории разделенного лидерства);

• мотивация (стимуляция людей с целью достижениями высокого уровня исполнения и преодоления препятствий);

• переговоры и улаживание конфликтов (совещания с другими людьми для того, чтобы договориться с ними или прийти к соглашению);

• решение проблем (совокупность определения проблем, обнаружение и анализ альтернатив и принятие решения).

Процессы управления проектами

Проекты состоят из процессов. Процесс есть «последовательность действий, приводящая к результату».

Процессы проекта могут быть поделены на две основные категории:

• процессы управления проектами описывают, организуют и выполняют работы по проекту.

• процессы, ориентированные на продукт, определяют и создают продукт проекта. Обычно определяются через жизненный цикл проекта.

Группы процессов управления проектами

процессы инициации – авторизация проекта или его фазы;

процессы планирования – определение и детализация целей, выбор из возможных альтернативных вариантов наилучшей программы действий для достижения целей, ради которых предпринимается проект;

процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

процессы мониторинга и управления – обеспечение достижения целей проекта путем регулярного мониторинга и измерения исполнения для выявления отклонений от плана и выработки необходимых корректирующих воздействий;

процессы завершения – формализация выполнения проекта или фазы и их приведение к упорядоченному завершению.

Этапы проекта - основные виды деятельности в рамках жизненного цикла проекта.

Формулирование проекта - функция выбора проекта.

Планирование – определение содержания, ресурсного обеспечения и порядка выполнения деятельности по проекту

Осуществление - анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений

Завершение - когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

• какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование?);

• в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки;

• кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании);

• как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Проект как процесс: ориентация на продукт или результат, среда управления проектами.

Управление проектами осуществляется в более широкой среде, которая включает в себя управление программой, управление портфелем и офис управления проектом.

Портфель управления проектами – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей.

Подпроекты

Проекты часто разделяются на более управляемые элементы или подпроекты, хотя отдельные подпроекты могут называться проектами и управляться как таковые.

В очень больших проектах подпроекты могут состоять из ряда еще меньших подпроектов.

Офис управления проектом

Офис управления проектом (project management office - pmo) – это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов.

Pmo сосредоточивается на координированном планировании, установке приоритетов и выполнении проектов и подпроектов.

Влияние организации на проект

• проекты обычно являются частью организации, которая сама по себе больше, чем проект;

• проект испытывает влияние со стороны организации или организаций, которые его инициировало;

• организационная зрелость - зрелость системы управления проектами организации, культуры, стиля, организационной структуры, нормативной документации по управлению проектами и офиса управления проектами - также может влиять на проект.

Влияние организационной культуры на проект

На проект влияют:

• общие ценности, нормы, верования и ожидания;

• принципы и процедуры (стандарты организации);

• представления об отношениях между начальниками и подчиненными;

• рабочая этика и рабочие часы;

• корпоративная культура, которая часто способна оказывать прямое влияние на проект.

Организационные системы

Проектные организации - это те организации, чья деятельность состоит главным образом из проектов. Эти организации могут быть отнесены к одной из двух категорий:

• организации с проектной организационной структурой - организации, получающие прибыль за счет выполнения проектов для других по контракту:

• архитектурные фирмы, инженерно-конструкторские фирмы, консалтинговые фирмы, строительные подрядчики и правительственные подрядчики.

• организации, в которых внедрено управление через проекты.

Преимущества управления через проекты

1. интеграция различных видов деятельности компании в рамках реализуемых проектов, программ;

2. получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ, продуктов;

3. значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;

4. вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов и, прежде всего, по ускоренному техническому совершенствованию производства;

5. сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;

6. усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект (программу) в целом, так и за его элементы;

7. достижение большей гибкости и скоординированности работ, чем в линейно-функциональных и дивизиональных организационных структурах управления, т. е., лучшее и более быстрое реагирование матричной структуры на изменение внешней среды;

8. преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.