Глава 2.1. Формування й застосування адміністрування в організації

§ 2.1.1. Організація й адміністрування

Під організацією найчастіше розуміється офіційна установа або суспільне утворення (підприємство, компанія, інститут, орган влади, об'єднання й т.д.), тобто реально існуюча, цілеспрямовано функціонуюча соціальна система. При цьому основними суб'єктами такої організації є учасники, позиційованних щодо її відповідно до конкретного посадового або комунікаційного статусу. Категорії можливого статусу, представлені в табл. 1.3.3.1 попереднього параграфа, досить повно й всебічно характеризують як властиво склад організації, так і основні напрямки побудови її зовнішніх взаємозв'язків.

Дослідження ефективної організації переконливо показує, що для конструктивної постановки й результативного досягнення цілей функціонування її склад і втримування повинні бути певним чином упорядковані. Такий порядок не тільки неприпустимо марнотратно, але й у ряді ситуацій просто неможливо створювати заново для кожної самостійної мети або завдання. Цим і обумовлюється необхідність формування, установлення й підтримки базового порядку, що не тільки конкретизує дану організацію, але й у ряді випадків визначається аналогічним поняттям.

Даний підхід, що застосовує поняття «організація» для визначення устрою, способу об'єднання, співвідношення, взаємодії учасників, обумовлює виділення відповідних словосполучень. До них ставляться: структурна організація, організація праці, організація виробництва, організація керування, організація зовнішніх зв'язків і т.д. Ці поняття визначають організацію специфічних підсистем основної організації, що забезпечують її ефективне функціонування. Іншими словами, як усередині, так і поза основною організацією складаються досить складні відносини найрізноманітніших контрагентів, що також визначаються терміном «організація».

Цим обумовлюється здійснення ряду послідовних етапів або щаблів, виділення досить самостійних об'єктів організації. Таким положенням потенційно визначається не тільки досить широкий спектр нужденних в організації складових, але й все можливе різноманіття складних і встановлюваних організаційних відносин. Природно, що такий спектр практичного застосування поняття й утримування сутності організації обумовив необхідність деталізації й спеціалізації її позначення й ідентифікації.

У процесі освоєння й реалізації організаційних складових послідовно виділилися мети, завдання, рішення, що бідують у чіткій формалізації, твердій регламентації, строгому контролі й т.п. Споконвічно представляючи організацію, вони деталізували втримування ряду її складових. Організаційно-методичне забезпечення ефективного проведення цих процесів згодом обумовило становлення й поширення адміністрування.

У такому загальному еволюційно-логічному характері генезису організації й адміністрування (див. § 1.3.1) і криється природа певного протиріччя, винесеного в назву даного параграфа підручника. І дійсно, обоє ці поняття не тільки найтіснішим образом взаємозалежні, на що вказує кількість і розмаїтість їхніх словосполучень, але й нерідко вживаються як синоніми. Це визначає необхідність більше докладного дослідження й навіть прямого зіставлення даних понять і конкретних підходів до постановки й застосування адміністрування.

Властиво адміністрування в багатьох асоціюється, насамперед із установленням дисциплінарних вимог, зведенням бюрократичних бар'єрів, обмеженням свободи дій і т.д.этим обумовлюється необґрунтований поділ організації на дійсно необхідну «живу роботу» і «паперову діяльність», до якої найчастіше й відносять адміністрування. Подібні омани багато в чому пояснюють досить розповсюджене, споконвічно негативне відношення персоналу організаціями до адміністрування.

Коли ж зачіпаються наші власні інтереси як контрагентів або користувачів, ми насамперед апелюємо саме до адміністрації тієї або іншої організації з вимогою абсолютного й своєчасного дотримання всіх установлених діючих положень. У цьому процесі адміністративні основи, положення, установки нерідко залишаються не тільки найважливішим, але і єдиною переконливою підставою для конструктивного рішення виниклих протиріч. Тут уже більшість із нас споконвічно виділяє й позиціює адміністративну відповідальність у якості найефективнішого й діючого інструмента досягнення мети.

Такий розкид і навіть протиставлення позицій різних сторін в оцінці ролі й значення адміністрування природні як для організації, так і для індивідуума. Вони ґрунтуються до тім, що кожна зі сторін намагається одержати чітке що представили й організоване забезпечення досягнення своїх цілей, максимально зберігши склад і розмаїтість ступенів власної волі. На жаль, розуміння об'єктивності формування таких різних підходів і оцінок, необхідності їхнього обліку й використання далеко не завжди стає не тільки пріоритетом, але навіть просто надбанням ділового середовища.

Серйозний науковий і професійний підхід розкриває об'єктивну необхідність застосування самого широкого спектра я розмаїтості адміністративних мір для стабілізації кожної системи й здійснення будь-якого процесу в організації, їм, чим більше організація, складніше розв'язувані нею завдання, дні ієна конкретного питання, тим значніше роль мобілізації й застосування ресурсів адміністрування. З розвитком організації дана залежність тільки зростає пропорційно розширенню взаємодії при рішенні завдань організації.

У ринкових умовах вільне формування й функціонування кожної організації й окремого індивідуума є одним з визначальних ресурсів розвитку соціально-економічної системи в цілому. Але саме цей розвиток, найбільш ефективні форми реалізації процесів і систем, до яких воно производить самі по собі мають потребу в усе більше складній організації. Особливою проблемою стає оптимізація конструктивної взаємодії між ними, що здійснюється в режимах усе більше активної координації, кооперації, конкуренції.

Дозвіл комплексу цих протиріч, як показує історія, можливо тільки на єдиній, зрозумілій і загальноприйнятій основі адміністрування процесів формування, функціонування й розвитку соціально-економічних організацій. Зрозуміло, що така основа повинна зберігати можливість досягнення й підтримки найрізноманітнішого співвідношення рівня й утримування необхідних організаційних складових. У кожному конкретному випадку вона буде залежати від рівня розвитку організації, складності й відповідальності її функціонування, внутрішньої й зовнішньої комутації й т.д. Все це так чи інакше й повинне встановлюватися, регламентуватися й регулюватися зрозумілою й доступною системою адміністрування.

Досить розповсюджене негативне сприйняття необхідності, утримування й результатів адміністрування, як правило, пов'язане з оцінкою його складності й примітивності, прямолінійності й заплутаності, надмірності й необґрунтованості. У цьому зв'язку в певнім середовищі контрагентів сформувалося поняття «заадміністрированний організації». На жаль, воно відображає нерідко обґрунтовану оцінку встановлення зайвих перешкод у діяльності організації й взаємодії з нею реальних і потенційних контрагентів. Подібна ситуація відображає нехай і розповсюджені, але, безумовно, суб'єктивні оцінки й характеристики співвідношення адміністрування й організації.

У реальних економічних відносинах конкретних суб'єктів складність адміністрування прямо обумовлюється складністю організації, розмаїтістю що ставляться й розв'язуваних нею завдань відповідно. У цих умовах тенденції ускладнення адміністрування лише відображають об'єктивну необхідність організації, що перманентно ускладнює склад і втримування власної діяльності. Природно, що встановлення оптимального співвідношення цих параметрів вимагає певного часу, по закінченні якого організація і її діяльність знову ускладнюються. Цим і пояснюється ефект певного запізнювання адміністративних рішень, що також стає предметом досить обґрунтованої критики й відповідної реакції.

Іншим аспектом негативної оцінки ускладнення адміністрування стає обмеження сприйняття й виконання встановлюваних їм положень. Вимога доступності адміністративних положень виділяє не тільки можливість установлення вільної кореспонденції з виконавчим органом, але й осудність, відкритість, зрозумілість утримування процесу упорядкування. У цьому змісті адміністрування стає безпосереднім вираженням чіткості форми побудови й здійснення процесу організації в організації як системі. Але й даний підхід до оцінки ролі адміністрування в організації далеко не так однозначний.

Так наприклад, тут наочно проявляється протиріччя бурхливі в дилетантів відносини до інструкції як до примітив але складеного документа, розрахованому «на дурня». Воно відображає демонстративне нерозуміння законодавчої ролі адміністрування у визначенні вимог до функціонування організації. Класична інструкція припускає на стільки детерміноване й, як представляється на перший погляд зайво деталізований виклад положень, що ряд користувачів споконвічно вважає їх «саме собою разуміючим». Тим часом, у цьому протиріччі проявляється ще одне винятково важливе, нормативно законодавче значення адміністрування в організації.

Справа в тому, що до професійно складеної інструкції і якості ключових пред'являються вимоги однозначності її формулювань, їхнього сприйняття, розуміння й виконання. Даний підхід забезпечує реальну можливість не тільки адекватного виконання, але й відповідного попиту, як з виконавців, так і з вимог, що забезпечують виконання, учасників. Це особливо важливо при аналізі й оцінці результатів твісти організації, визначенні причин допущених відхилень відповідальних за них працівників. Конструктивне значення деталізації й визначеності викладу інструкції як інструмента адміністрування саме й укладається в тім, щоб не допустити умов невиконання наведених у ній положень (див. Додатка 1-3).

Необґрунтованістю, обмеженістю, твердістю як оцінками адміністрування нерідко прикриваються прямо зацікавлені дані в його дезавуюванні сторони. Так, цілеспрямовано розповсюджувані думки про надмірність, невідповідність, застарілість тих або інших положень широко й різноманітно використаються зацікавленими сторонами для розмивання законодавчо нормативного середовища. Множинні приклади цього добре відомі всім з історично недавнього досвіду діяльності різного роду псевдореформаторів. Саме вони найчастіше використають недосконалість практики керування, як правило, із власними латентними цілями, чому й перешкоджають адміністративні положення (див. Додаток 12).

Наведені вище характеристики й ряд інших протиріч в оцінках і потребах установлення й удосконалювання ефективного співвідношення організації й адміністрування відображають їх складну й різноманітну взаємодію. Таке положення визначає необхідність безпосереднього зіставлення наведених позицій для виявлення їхнього реального відношення до функціонування організації. Із цією метою корисно в комплексі представити формування й розвиток наведених протиріч в оцінках і потребах організації в адмініструванні в такий спосіб (табл. 2.1.1.1).

Таблиця 2.1.1.1