1.3. Форми організації бухгалтерського обліку

Відповідно до ст. 8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” бухгалтерський облік на підприємстві можуть здійснювати:

1. Бухгалтерська служба (відділ), що є самостійною структурною одиницею підприємства й очолюється головним бухгалтером;

2. Централізована бухгалтерія або аудиторська фірма на договірних засадах;

3. Спеціаліст з бухгалтерського обліку, зареєстрований як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

4. Власник або керівник підприємства за винятком підприємств, які зобов’язанні оприлюднювати свою фінансову звітність.

Вибір форми організації обліку залежить від розміру підприємства. Малі підприємства можуть не мати бухгалтерію або бухгалтера, а облік на них може вести керівник, власник, аудиторська фірма або спеціаліст-підприємець. Великі підприємства організують бухгалтерію або вводять у штат бухгалтера.

Організаційна форма обліку також залежить від ступеня концентрації промислового виробництва чи сфери обслуговування. Концентрація - найважливіша економічна умова подальшого розвитку й удосконалення системи обліку і звітності.

У 1991 році в Україні було проведене роздержавлення промислових, торгівельних і інших підприємств. Це значною мірою сприяло виділенню багатьох підприємств на господарський (комерційний) розрахунок зі своїм статутом, самостійним балансом, поточним рахунком у банку.

Разом з тим економічні умови розвитого ринку одночасно впливали на об'єднання окремих підприємств в асоційовані товариства, концерни, комплекси і т.п. Отже, у середині 90-х років ХХ століття концентрація виробництва здійснювалася поряд з роздробленням системи промислових і торгових організацій. Від концентрації або роздробленості виробництва залежать можливість і рівень автоматизації обліково-обчислювальних робіт, чисельність працівників бухгалтерії, структура облікового апарата й організаційні форми бухгалтерського обліку.

У сучасних умовах діють наступні організаційні форми обліку: децентралізований і централізований облік.

Збільшення частки малих підприємств сприяє організації децентралізованого обліку, а їх концентрація, у свою чергу, створює позитивні умови для організації централізованого обліку. Що ж треба розуміти під децентралізованим і централізованим обліком? Ці форми обліку вимагають різних підходів до організації обліково-інформаційної служби в системі управління підприємством у цілому і до організації бухгалтерського обліку структурного підрозділу зокрема.

Децентралізація обліку передбачає функціонування підприємства у виді юридичної особи, що має самостійний баланс, статут, установчі документи, поточний рахунок і свою бухгалтерію з установленим (погодженим з керівником) штатом, очолювану головним бухгалтером. Весь цикл робіт, починаючи зі збору первинної інформації і закінчуючи складанням самостійного балансу, здійснюється в обліковій системі підприємства, навіть якщо бухгалтерія має лише одну штатну одиницю. Самостійний баланс і інші форми фінансової звітності бухгалтерія готує до визначеного терміну і надає його користувачам.

З децентралізацією бухгалтерського обліку інформаційний потік і процес його обробки локалізується всередині промислових, торгових і інших окремих підприємств. Така організаційна форма обліку неминуче викликає децентралізацію облікового апарата і збільшення його штату. Облікова служба кожного підприємства, що є самостійним (незалежно від його величини), очолюється головним бухгалтером і в її штаті може бути ще деяка чисельність працівників в залежності від обсягу бухгалтерських робіт. При децентралізованому обліку всі підприємства як юридичні особи у визначеній мірі повинні бути відділені одне від іншого, бухгалтерський облік господарських операцій здійснюється на кожному з них, що діють на принципах повного комерційного розрахунку.

Оцінюючи децентралізовану організаційну форму обліку, слід зазначити, що вона не є економічною, тому що потребує значну кількість облікових працівників, що виконують однорідні господарські операції. Таким чином, у різних підприємствах дублюються окремими бухгалтерами такі операції, а незначний обсяг інформаційних потоків не дозволяє використовувати повною мірою високопродуктивну комп'ютерну техніку, тому децентралізація обліку є однією з причин екстенсивного розвитку продуктивності праці в інформаційній системі.

В умовах децентралізації обліку особливо виділяються індивідуальні якості і компетентність працівників бухгалтерії, їхня працездатність, сумлінність, рівень знань. У таких умовах складно допомогти один одному, найчастіше відсутній взаємоконтроль виконуваних робіт, тому документальні перевірки комплексу бухгалтерських робіт часто фіксують недоліки, а іноді і зловживання, що випливають з відображення господарських операцій в облікових регістрах. Тому і контроль при децентралізованому обліку обходиться дорожче, оскільки перевірці підлягає кожне підприємство, у якому ведеться бухгалтерський облік.

В умовах централізації обліку бухгалтерська обробка первинної інформації, групування і зведення даних, складання балансу і фінансової звітності зосереджені в єдиній бухгалтерії, що називається централізованою. Така бухгалтерія може бути заснована для підприємств, що знаходяться під загальним управлінням і контролем з боку керівництва організації, що поєднує ці підприємства. У таких умовах структурні одиниці (підприємства) організують збір первинних і зведених документів і передають їх у централізовану бухгалтерію для бухгалтерської обробки, накопичення інформації і складання бухгалтерського балансу для організації в цілому.

Перевагами централізації обліку є:

1. Інтенсивний ріст продуктивності праці за рахунок автоматизації обліку;

2. Посилення контрольних функцій з боку головного бухгалтера, оскільки він працює безпосередньо у централізованій бухгалтерії, поширення елементів взаємодопомоги;

3. Застосування раціональної схеми документооброту, яка зменшує дублювання робіт за рахунок їх спеціалізації.