Проведення інвентаризації є обов ‘язковим

за вимогою судово-слідчих органів

у випадку техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха

(на наступний день після закінчення явища)

при передачі підприємств та їх структурних підрозділів

до іншого органу управління (на дату передачі)

у випадку ліквідації підприємства

Рис. 6.1 - Випадки обов’язкового проведення інвентаризації

Основні завдання організації та проведення інвентаризації представлено на рис. 6.2.

Основні завдання організації та проведення інвентаризації

забезпечення виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів та документів, обсягів незавершеного виробництва

встановлення надлишків та нестачі цінностей та коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку

виявлення товарно-матеріальних цінностей, що частково втратили свою первісну якість, застаріли, а також цінностей, які не використовуються

перевірка дотримання умов та порядку зберігання матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних засобів

перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, цінних паперів, грошових коштів, дебіторської і кредиторської за боргова-ності, незавершеного виробництва та інших активів і зобов’язань

Рис. 6.2 – Основні завдання організації та проведення інвентаризації

6.2. Основні етапи організації та проведення інвентаризації на підприємстві

Інвентаризація – це процес, що включає кілька етапів. Якісному проведенню інвентаризації сприяє її належна організація та ретельна підготовка. Необхідність проведення інвентаризації може виникнути у будь-який момент, тому на кожному підприємстві мають бути створені умови для її проведення.

Наказом керівника, який несе відповідальність за організацію і проведення інвентаризацій, для проведення інвентаризаційної роботи відповідно до Інструкції про інвентаризацію № 69 створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії. Очолює таку комісію керівник підприємства або його заступник, до складу входять головний бухгалтер (працівники бухгалтерської служби), керівники структурних підрозділів, інші спеціалісти. Призначення головою комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки поспіль забороняється.

Як правило, постійно діюча інвентаризаційна комісія створюється на початку року, а перед проведенням інвентаризації при необхідності уточнюється. Коло обов’язків постійно діючої комісії визначено п. 11.3 Інструкції про інвентаризацію № 69:

• організація інвентаризаційної роботи та здійснення контролю за її виконанням;

• розгляд та аналіз результатів проведених інвентаризацій;

• відображення в інвентаризаційних документах пропозицій щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку пересортиць;

• проведення профілактичної роботи по забезпеченню збереження цінностей.

Якщо обсяг інвентаризаційної роботи значний і не може бути виконаний у встановлений термін однією (постійно діючою) комісією, на підприємстві на основі розпорядчого документу можуть бути створені робочі комісії.

Обов’язками робочої інвентаризаційної комісії є:

• виконання всієї інвентаризаційної роботи на конкретному об’єкті інвентаризації;

• забезпечення повноти та точності внесення в інвентаризаційні описи фактичних залишків матеріальних цінностей, інших активів та зобов’язань;

• перевірка відповідності окремих об’єктів основних засобів та запасів критеріям визнання активами і достовірності їх оцінки;

• внесення пропозицій з питань зберігання матеріальних цінностей;

• участь у визначенні результатів інвентаризації та розробці пропозицій щодо заліку виявлених нестач та надлишків, їх списанню або оприбуткуванню.

Інформація про склад інвентаризаційної комісії знаходить своє відображення у внутрішньому документі - Наказі керівника про інвентаризацію. У Наказі також зазначаються порядок і терміни проведення, обсяги, визначаються об’єкти інвентаризації, порядок оформлення необхідної документації, терміни та порядок представлення матеріалів інвентаризації для затвердження керівнику.

Підготовку до інвентаризації здійснюють матеріально відповідальні особи. До початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи, що знаходяться у них, мають бути оброблені і передані у бухгалтерію.

Всі об’єкти інвентаризації мають бути:

• розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами у порядку, зручному для їх підрахунку або зважування;

• згруповані за видами, приведені до стану, зручного для вимірювання.

У випадку раптової інвентаризації об’єкти інвентаризації готують до її проведення у присутності членів інвентаризаційної комісії.

Підготовка до проведення інвентаризації, а також сама інвентаризація має певні особливості в залежності від виду діяльності підприємства, обраних об’єктів інвентаризації та інших факторів.

На першому етапі також проводиться інструктаж членів інвентаризаційних комісій.

Перевіряється наявність договорів про повну матеріальну відповідальність, що укладені з працівниками.

Перед початком інвентаризації члени комісії мають бути забезпечені формами інвентаризаційних описів.

На другому етапі здійснюється перевірка наявності активів та зобов’язань, умов їх зберігання та ін. Інвентаризація матеріальних цінностей, грошових коштів, грошових документів, цінних паперів проводиться раптово, а основних засобів, незавершеного будівництва, незавершеного виробництва, розрахунків – станом на перше число.

Перед початком проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) з кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб береться розписка про те, що на початок інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані у бухгалтерію, всі цінності, що надійшли, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

При інвентаризації ТМЦ за кожним окремим складом, ділянкою, об’єктом складається інвентаризаційний опис. Крім того, інвентаризаційні описи складаються окремо на ТМЦ, що знаходяться у дорозі, на товари, що знаходяться на відповідальному зберіганні, комісії, у переробці.

При інвентаризації основних засобів встановлюється наявність інвентарних карток та інвентарних списків основних засобів, технічної документації та ін. В процесі інвентаризації перевіряється кожний об’єкт, включаються в опис об’єкти, які не відображені в обліку; складаються окремі інвентаризаційні описи на орендовані об’єкти основних засобів, об’єкти, що знаходяться на відповідальному збереженні або у заставі, та на об’єкти, що знаходяться на реконструкції, консервації та ремонті.

Щодо інвентаризації об’єктів основних засобів, слід виявити об’єкти, що не відповідають критеріям визнання активів, об’єкти, корисність використання яких зменшилась. Також встановлюються підстави для проведення переоцінок.

Члені інвентаризаційної комісії складають інвентаризаційні описи у присутності матеріально відповідальних осіб. В кінці опису ставлять підписи всі члени комісії і матеріально відповідальні особи. Підписи підтверджують, що всі матеріальні цінності враховані та відображені в опису правильно і повністю, відсутні пропуски і цінності, що не були включені в опис, а також що матеріально відповідальні особи не мають претензій до членів комісії.

В інвентаризаційному опису не повинно бути помарок, підчисток. Виправлення помилок допускається тільки коректурним способом.

Після оформлення у встановленому порядку опис передається у бухгалтерію для складання порівняльної відомості.

Третій етап інвентаризації включає роботу щодо порівняння даних інвентаризації з обліковими даними, встановлення причин їх виникнення. В бухгалтерії дані інвентаризаційних описів звіряються з даними бухгалтерського обліку, складається порівняльна відомість результатів інвентаризації.

В порівняльній відомості результатів інвентаризації визначаються розбіжності між даними інвентаризації та даними бухгалтерського обліку, причини їх виникнення. В результаті порівняння може бути встановлено:

- фактичні дані дорівнюють даним бухгалтерського обліку;

- фактичні дані менш ніж бухгалтерські (нестача);

- фактичні дані перевищують бухгалтерські (надлишки).

Про всі встановлені розбіжності відповідні працівники повинні надати письмові пояснення інвентаризаційній комісії. На підставі наданих пояснень і матеріалів інвентаризації комісія встановлює характер та причини відхилень від даних бухгалтерського обліку та вносить свої пропозиції щодо їх врегулювання. Пропозиції комісією надаються також стосовно умов зберігання матеріальних цінностей, достовірності оцінки об’єктів обліку, підстав для проведення переоцінки. Це фіксується у протоколі засідання інвентаризаційної комісії, який розглядається та затверджується керівником підприємства..

Перед складанням річної звітності в бухгалтерії необхідно сформувати справу „Інвентаризація”, яка повинна містити інвентаризаційні описи за окремими об’єктами інвентаризації.