Порядок прийома-передачі справ при заміні головного бухгалтера

При заміні головного бухгалтера на нового слід додержуватись таких процедур:

• видати відповідний наказ;

• перевірити бухгалтерську документацію;

• скласти акт прийому-передачі справ новому призначеному головному бухгалтеру.

За період прийому справ призначений головний бухгалтер не зможе перевірити усі документи, але він може здійснити перевірку за останній звітний період, тому що за поточний (останній) період йому прийдеться складати фінансову звітність. Тому він повинен, у першу чергу, перевірити дані податкового обліку і попередньої звітності. Крім того слід провести інвентаризацію грошових коштів у касі і на поточному рахунку і досконально перевірити виписку з поточного рахунку хоча б на останній місяць.

Що стосується документів, що приймаються новим головним бухгалтером, то їх наявність, склад і правильність оформлення необхідно перевірити особисто.

Про встановлені порушення порядку ведення документів, обліку і складання фінансової звітності слід проінформувати керівника підприємства у письмовому виді, а потім вказати про це в акті прийому-передачі облікових справ.

Документи, з яких не було проведено податкової перевірки не потрібно знищувати, навіть коли термін їх збереження вже минув.

Новопризначений головний бухгалтер за помилку свого попередника відповідальність не несе, тому що він є невинний за них.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксування фактів усіх господарських операцій у первинних документах, збереження документації несе власник або керівник підприємства (п. 3 ст. 8 Закону про бухгалтерський облік). Коли в штаті бухгалтерії є робітники, які працювали при попередньому, то вони повинні пояснити у ході податкової перевірки помилки на своїй ділянці облікової роботи. Такі винні бухгалтери можуть бути притягнуті до відповідальності.

Слід звернути увагу, що при складанні податкової інформації попередні помилки повинні бути виявлені і виправлені, тому що податкова база накопичується наростаючим підсумком, новий головний бухгалтер підписує податкову декларацію і за її вірність несе відповідальність.

5.4. Вибір форми бухгалтерського обліку

У розділі ІІІ Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” п.5 статті 8 передбачено, що підприємство самостійно “обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних”.

Форму бухгалтерського обліку визначають способи хронологічного запису та систематизації інформації в облікових регістрах за допомогою технічних засобів (або без них) обробки даних.

Форму бухгалтерського обліку характеризують такі ознаки:

- використання традиційних первинних документів;

- технічні носії інформації та зовнішній вигляд облікових регістрів, їх найменування, кількість, структура;

- певні форми зв’язку між синтетичними обліковими регістрами, а також між регістрами синтетичного та аналітичного обліку;

- сукупність інформаційних моделей за послідовністю та технологією записів в облікових регістрах.

Таким чином, під формою бухгалтерського обліку розуміють систему відображення економічної інформації в певній послідовності та взаємодії в облікових регістрах за обраною на даному підприємстві технологією обробки даних.

У процесі історичного розвитку бухгалтерського обліку застосовувалися такі його форми: книжкова, картково-ордерна, картково-копіювальна, журнал-головна. Але з розвитком продуктивних сил і виробничих відносин поступово ці форми втрачали своє значення, оскільки вони базувались на ручній праці, не могли забезпечити, особливо на великих підприємствах, оперативність збирання і систематизації інформації, гальмували зростання продуктивності бухгалтерської праці, сприяли дублюванню записів і вимагали великих витрат на утримання облікового апарату. Тому у ХХ сторіччі широкого розповсюдження набули нові форми бухгалтерського обліку. Найбільш відомі з них: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, таблично-автоматизована, комп’ютерна форми обліку.

Зараз на підприємствах України застосовуються такі основні форми обліку: меморіально-ордерна; журнально-ордерна; комп’ютерна.

Меморіально-ордерна форма обліку передбачає складання бухгалтерських записів за кожним первинним документом в спеціальних меморіальних ордерах. На кожний бухгалтерський рахунок відкриваються окремі меморіальні ордери – один за дебетом рахунку, а другий – за кредитом. Таким чином, кількість меморіальних ордерів буде вдвічі більшою, ніж кількість використаних бухгалтерських рахунків. В кінці місяця за кожним меморіальним ордером підбиваються підсумки і складаються підсумкові дані.

Таку ж форму має меморіальний ордер за кредитом цього рахунку, а також за всіма бухгалтерськими рахунками, що використовуються на підприємстві. Ця форма надає можливість для поділу бухгалтерської праці між працівниками бухгалтерії, але вона трудомістка, вимагає багаторазового переписування даних, широко використовується в умовах ручної праці, а за спеціальною програмою – в умовах автоматизації обліку. Основним недоліком цієї форми є відставання аналітичного обліку від синтетичного, тому що регістри аналітичного обліку відокремлені від меморіальних ордерів. Часто складаються обставини, коли баланс і інші форми звітності вже здані користувачам, а аналітичний облік за звітний період ще не закінчено.

Регістрами аналітичного обліку меморіальної форми обліку є спеціальні картки (кількісно-сумові, контокорентні) та оборотні відомості, що заповнюються з підсумків цих карток.

Часто в більшості випадків в кінці звітного періоду (місяця) неможливо завершити рознесення документів в регістри аналітичного обліку, звірити з даними синтетичного обліку до складання балансу, тому помилки, що виникли після цього, виправити можна лише в наступному періоді. За рахунок цього знижуються контрольні функції, особливо за збереженістю товарно-матеріальних цінностей.

Загальна схема меморіально-ордерної форми обліку передбачає, що первинні документи повинні бути зареєстровані в спеціальних журналах. На первинних документах проставляється кореспонденція рахунків, потім вони групуються за ними і на їх основі складаються меморіальні ордери. За місячними підсумками меморіальних ордерів складається контрольна відомість, в яку заносяться підсумки оборотів за дебетом і кредитом усіх балансових (синтетичних) рахунків.

Коли загальна сума всіх оборотів за дебетом буде дорівнювати загальній сумі всіх оборотів за кредитом, можна складати оборотний баланс, а потім і заключний. Наприкінці закінчують роботу з аналітичним обліком, дані якого звіряють з даними оборотного балансу.

При повному ажурі бухгалтерська робота за звітний період може бути завершена. Помилки, що виникли після звірки синтетичного і аналітичного обліку, виправляються одразу або в наступному періоді. У випадку виправлення помилок в наступному періоді, бухгалтер робить коригувальні записи і виправляє за ними дані бухгалтерського обліку.

Звичайно, знову виникаючі форми обліку включають все позитивне, що мали відживаючі форми. Тому сучасні форми обліку – це синтез інтегрованих ознак, що існували раніше в багатьох формах.

Журнально-ордерна форма обліку виникла у 40-х роках минулого сторіччя. Вона широко застосовується на малих, середніх і великих підприємствах, робітники обліку яких використовують ручну працю, малі обчислювальні машини або персональні комп’ютери. Основним обліковим регістром цієї форми є журнал-ордер.

Журнал-ордер – це багатографна та багаторядкова таблиця, де збираються, накопичуються і систематизуються дані з первинних документів про стан і рух активів і джерел їх виникнення. Самостійні журнали-ордери відкриваються за рахунками, на яких обліковується велика кількість операцій протягом місяця. За рахунками, на яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Журнал-ордер базується на кредитовому принципі. Для кожного бухгалтерського рахунку у відповідному журналі-ордері зазначаються суми господарських операцій, що проходять за кредитом цього рахунку в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. В інших журналах-ордерах записів за кредитом цього рахунку бути не може.

Для наочності і контролю за господарськими операціями кожний журнал-ордер складається разом з дебетовою відомістю, в якій за дебетом кожного рахунку відбиваються операції у взаємозв’язку з кредитом рахунку, що кореспондує. Таким чином, кожна операція завдяки подвійному запису торкається двох рахунків, що кореспондують, знаходить відображення в журналі-ордері і дебетовій відомості одного і того ж рахунку. Журнал-ордер і дебетова відомість побудовані за ознаками шахової оборотної відомості.

Всі господарські операції записуються у кожному журналі-ордері з дебетовою відомістю у хронологічному порядку на підставі зведених і первинних документів. Таким чином, цей обліковий регістр об’єднує операції, що пов’язані з їх регістрацією і відображенням.

Всі журнали-ордери містять за кожним рахунком сальдо на початок звітного періоду, оборот дебетовий в розрізі кореспонденції рахунків, оборот кредитовий в розрізі кореспонденції рахунків і сальдо на кінець того ж періоду.

Слід відмітити, що у більшості журналів-ордерів типові бухгалтерські проведення друкуються типографським способом в окремих графах. За рахунками, на яких відображаються розрахунки та зобов’язання у журналах-ордерах синтетичний облік, як правило, поєднаний з аналітичним, що позитивно відрізняє цю форму від меморіально-ордерної. Для досягнення цієї мети за кожним документом, підприємством або кожною особою організується лінійно-позиційний метод записів, за допомогою якого синтетичний облік поєднується з аналітичним обліком.

Наприкінці місяця в журналах-ордерах узагальнюються, підраховуються результати за рядками і графами, визначаються обороти за дебетом і кредитом, виводиться сальдо на кінець місяця. Підсумки журналів –ордерів переносяться в головну книгу (оборотний баланс), в якій виводяться кінцеві залишки за всіма рахунками для складання нового балансу за звітний період.

		Документ
Картки кількісно-сумового обліку і оборотні відомості за аналітичними рахунками		Журнали-ордери		Поєднує синтетичний і аналітичний облік за рахунками розрахунків
		Оборотний баланс (головна книга)
		Баланс та інші форми фінансової звітності

Рис. 5.2. Схема організації журнально-ордерної форми обліку

Головна книга (оборотний баланс) має табличну форму, виходячи з чого вона може формуватись в автоматичному режимі на ПК при відповідному пакеті прикладних програм.