3. . Організація збереження та вилучення документів

Відповідно до встановленого порядку повинна бути забезпечена збереженість документів і облікових регістрів та своєчасна їх передача до архіву.

Відповідальність за виконання правил вилучення документів і регістрів несе головний бухгалтер. Відповідальність за зберігання відпрацьованих документів, регістрів і форм фінансової звітності протягом встановленого терміну несе власник або інша уповноважена посадова особа, що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства, засновницьких документів і положень облікової політики.

Збереження документів, регістрів і форм звітності згідно ст. 8.3 Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” здійснюється протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Термін збереження документів, облікових регістрів і форм фінансової звітності визначає Головне архівне управління КМУ. Згідно з ним для різних документів визначені такі терміни збереження:

1. 3 роки – первинні документи, що зафіксували факт здійснення господарських операцій і стали підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, розрахункові платіжні відомості, інвентаризаційні документи, документи з переоцінки, авансові звіти, наряди на роботу, табелі робочого часу, фактури і т.ін.);

2. 3 роки – регістри бухгалтерського обліку, журнали-ордери, Головна книга, картки аналітичного обліку (основних засобів, товарів, матеріалів, розрахунки і зобов’язань), касові книги, оборотні відомості і т.ін.;

3. 3 роки – договори про матеріальну відповідальність, свідоцтва про реєстрацію підприємства, акти документальних ревізій, аудиторських перевірок;

4. 3 роки – форми квартальної фінансової звітності;

5. 10 років – форми річної фінансової звітності;

6. 75 років (за мінусом віку робітника) – особові рахунки робітників з заробітною платою. Якщо особові рахунки на підприємстві не ведуться, то протягом цього терміну зберігаються розрахунково-платіжні відомості;

7. 5 років – документи, які виникли в результаті судових суперечок. Вони зберігаються до винесення остаточного рішення.

Бухгалтер зобов’язаний знати терміни збереження документів, регістрів і форм звітності та додержуватись їх. Вся документація з минулими термінами зберігання повинна бути вилучена і знищена. Для цього створюється постійно діюча експертна комісія, до складу якої входять керівник підприємства та кваліфіковані спеціалісти.

Поточний архів підприємства як правило зберігають в папках у шафах або стелажах у приміщені бухгалтерії або в спеціальному приміщенні, яке повинно надійно замикатися, щоб виключити можливість втрати документів і форм звітності.

Постійний архів організують в окремому обладнаному приміщенні, до якого мають право входити головний бухгалтер і уповноважена особа, що відповідає за збереження документів (архіваріус). В постійному архіві зберігаються документи, що передаються з поточного архіву. Ці документи реєструються в архівній книзі. Кожній папці надається номер за архівною книгою. Архівна книга може мати такі реквізити: дата прийняття на зберігання, номер папки, назва справи, рік і місяць, зміст облікової роботи (облікової ділянки), кількість аркушів, дата вилучення з архіву, причина вилучення з архіву.

Архіваріус щорічно вибраковує справи, термін зберігання яких минув. Якщо з архіву беруть документи у тимчасове користування, то на місце виданої папки (документу) прикріплюють розписку особи, що взяла її. Зберігання документів повинно бути систематизованим у визначеному порядку, що скорочує час на їх пошук. Якщо представники правоохоронних органів здійснюють вилучення документів, то необхідно зняти копії їх документів із зазначенням підстави і дати вилучення, а також скласти реєстр документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.

Документи, термін зберігання яких минув і які були перевірені податковою інспекцією, повинні бути знищені (якщо вони не стосуються слідчих або судових справ). Знищення таких документів проводиться спеціально створеною експертною комісією та її рішення вважається правомірним, якщо за нього проголосувала більшість членів. Комісія затверджує опис справ і акти про вилучення документів, які не передаються до Національного архіву. Утилізація таких документів проводиться шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини в обмін на прибуткову накладну з докладним описом справ, кількості документів, їх вагою і печаткою підприємства. На основі опису вилучених документів складається акт про вилучення і знищення документів, що не підлягають зберіганню. В цьому акті вказується номер і назва справи, дата справи, номер описів документів, кількість справ (томів, частин), термін зберігання документів, примітки. В акті вказується примітка, що зміст його узгоджений з експертною комісією.

Акт підписують посадова особа, що проводила експертизу цінності документів, яка здає документи, працівник відомчого архіву і інші, що мають відношення до вилучення документів.

Акти на вилучення з архіву справ з документами зберігаються у головного бухгалтера підприємства.

При реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству, останнє приймає за актом незавершені діловодством справи та архів першого підприємства.

При ліквідації підприємства воно складає ліквідаційний баланс, який разом з документами повинен бути прийнятий архівом при органі місцевої адміністрації.

За знищення документів з порушенням вимог чинного законодавства передбачена адміністративна або кримінальна відповідальність.