5.2. Організація документообороту підприємства

В залежності від масштабів діяльності підприємств кількість документів в сучасних умовах може бути і невеликою, але може й досягати десятків і сотень тисяч екземплярів. Вони мають різні форми, порядок оформлення і назву – накладні, квитанції, рахунки, акти, чеки, ордери, платіжні доручення і т. ін. Незалежно від типів і масштабів підприємств головний бухгалтер повинен організувати документооборот з мінімальними витратами часу на всьому шляху їх руху.

Документи не лежать недвижно, а весь час знаходяться в русі. Рух документу від моменту складання або надходження на підприємство зовні до передачі в архів називається документооборотом. Усі документи проходять на своєму шляху наступні етапи: 1) складання (виписка), 2) приймання документу бухгалтерією, 3) реєстрація документів в системі облікових записів, їх бухгалтерська обробка, 4) передавання документу до архіву. Це основні етапи у житті кожного документу.

Організаційний аспект документування – це обов’язкова розробка та затвердження графіку документообороту за кожною ланкою облікової роботи, для кожного бухгалтера та в цілому по підприємству.

Графік документообороту встановлюється з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку. В ньому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Для того, щоб рух документів мав дійсно упорядкований характер, в графіку документообороту необхідно передбачити якомога більшу кількість позицій щодо процесу створення і обробки первинних документів. Особливо це стає важливим із впровадженням електронних документів, у зв’язку з чим з’явилась необхідність у висвітленні нових позицій проходження документів, які стосуються особливостей створення та передавання електронних документів, а також використання електронного цифрового підпису.

В графіку документообороту повинні бути відображені такі позиції:

1. Назва документа;

2. Вид документа (внутрішній / зовнішній) та структурний підрозділ, що його створює;

3. Підстава для створення документа;

4. Посадова особа, що підписує документ;

5. Умови використання цифрового підпису, сертифіката ключа та посиленого сертифіката ключа;

6. Термін створення документа;

7. Термін відправлення / одержання документа (за умовами договорів);

8. Умови відправлення / одержання / передачі документа (засоби інформаційно-телекомунікаційного зв’язку: факс, електронна пошта, мережа Інтернет, пошта);

9. Термін проведення в обліку;

10. Структурний підрозділ, до якого передається документ;

11. Обліковий регістр, в якому відображається або з яким зіставляється документ;

12. Термін збереження документу (бухгалтерія / архів).

Обов’язковим є затвердження і оформлення додатком до наказу про облікову політику переліку осіб, які мають право підписувати документи, і ознайомлення з ним робітників бухгалтерії, що займаються їх обробкою.

Наукова організація документообороту – одна з найважливіших проблем раціональної організації праці в бухгалтерії. Основні вимоги, що пред’явлені до документообороту – це швидкість проходження документів через визначені етапи, інстанції і ділянки облікової роботи в бухгалтерії і за її межами.

Кожен виконавець повинен чітко, точно і своєчасно оформити свою роботу з документом і передати його наступному виконавцю. Невпорядкованість документообороту негативно впливає на роботу всієї бухгалтерії, що викликає дублювання обліку однакових операцій, приводить до помилок і витрат часу на їх виправлення, знижує аналітичність інформації.

Важливою задачею організації праці в бухгалтерії є вивчення і аналіз документообороту. Головний бухгалтер разом із заступниками повинні визначити: побудову національних моделей інформаційних внутрішніх і зовнішніх зв'язків; схему документообороту і визначити обсяги інформації, що буде формуватися і використовуватися користувачами; шляхи удосконалення документів, що не є типовими.

Роботу з організації документообороту треба проводити в 2 етапи: на першому – вивчають види документів, їх особистий характер, яка в них міститься інформація, можливості її упорядкування; на другому – аналізують структуру документів, можливості її удосконалення, усунення надмірної інформації, розробляють необхідні інформаційні зв’язки. Результатом проведення другого етапу роботи повинна бути розробка рекомендацій щодо організації документообороту в системі управління підприємством. Ці рекомендації перевіряються на практиці і, коли вони себе виправдовують, то їх треба впроваджувати на підприємстві.

Розробляючи документооборот, передусім, визначають і складають перелік операцій, які належить документувати на підприємстві, види документів, якими буде оформлюватися кожна господарська операція, кількість примірників документу, їх призначення, а також треба знати, які будуть ділянки обліку в бухгалтерії, кількість і кваліфікацію виконавців, які будуть відповідальні за створення документів, їх прийняття до бухгалтерської обробки і їх своєчасну передачу іншим особам.

Важливе місце при розробці документообороту займає створення технології обробки облікової інформації і порядку її поточного збереження. Для цього керівниками бухгалтерської служби розробляються графіки документообороту. Такі графіки можуть мати форму таблиць або оперограм. Форма графіку залежить від особливостей діяльності підприємства. Найбільш складні графіки документообороту використовуються в умовах централізованого бухгалтерського обліку. В залежності від обов’язків працівників бухгалтерська обробка документів може бути розподілена за структурними одиницями, що об’єднує організація. У цьому випадку кожний працівник бухгалтерії може обробляти документи декількох підприємств. Їх кількість для кожного бухгалтера визначає головний бухгалтер в залежності від трудомісткості робіт. Характер праці таких робітників бухгалтерії дублює однакові операції, контроль за виконанням бухгалтерських робіт в цьому випадку ускладнюється, тому що усі види робіт обмежуються діяльністю розподілених за одним бухгалтером підприємств. Кожен з таких бухгалтерів приймає документи від своїх структурних підрозділів, обробляє їх, складає облікові регістри і передає їх до зведення іншому робітнику бухгалтерії і до складання потім головної книги (оборотного балансу). За умов такої організації праці знижуються контрольні функції з боку головного бухгалтера, а допущені помилки можуть бути визначені тільки при документальній ревізії.

У графіку повинен бути чітко зазначений час приймання документу і обробки кожної операції, а також строки передачі облікових регістрів до іншої інстанції.

Всі документи повинні бути подані до бухгалтерії відокремлено або при звітах і реєстрах у строки, встановлені графіком документообороту, затвердженим керівником підприємства. Організація праці з ними починається з їх перевірки і реєстрації в спеціалізованому журналі або в облікових регістрах.

Особливу увагу при перевірці звертають не тільки на формальні ознаки (повнота і правильність оформлення документів, заповнення реквізитів, наявність підписів осіб, які склали документ і т. ін.), але і на відповідність господарських операцій, що містяться у документі, законодавству України. З цією метою перевіряють економічний зміст операцій, відповідність їх до потреб підприємства, може бути і експертна перевірка документів (встановлення реальності документу, підписів, реквізитів, кількісних показників тощо).

Наступним етапом роботи з документами є їх кодування, групування з однорідних операцій, бухгалтерська обробка (використання системи бухгалтерських рахунків), і включення до облікових регістрів. Облікові регістри будуються на основі класів бухгалтерських рахунків, що приведенні у національному Плані бухгалтерських рахунків. В залежності від обсягу робіт і ділянок обліку кожне підприємство вирішує для себе, які облікові регістри воно буде використовувати. Більшість підприємств має регістри для обліку необоротних активів, запасів, грошових коштів, розрахунків, власного капіталу, довгострокових і поточних зобов'язань, доходів і витрат.

Дані в облікові регістри заносяться після аналізу кожної операції та її реєстрації. Запис у регістри здійснюється у хронологічному порядку. Наприкінці кожного місяця підбивають підсумки облікових регістрів і звіряють їх за кореспонденцією рахунків між собою. Після цього складають головну книгу (оборотний баланс), яка містить згруповану економічну інформацію про рух активів і джерел їх утворення.

Наприкінці облікового процесу на основі головної книги (оборотного балансу) складають заключний баланс і всі форми фінансової звітності - звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал і інші форми фінансової звітності, якщо це передбачено обліковою політикою підприємства.

Важливе значення має розробка механізму управління документообороту. Цей механізм є необхідною складовою частиною організації бухгалтерського обліку.

Правильна організація документообороту забезпечує:

- чіткість руху документів і оперативність їх обробки;

- своєчасність прийняття управлінських рішень і стабільність роботи всієї бухгалтерської служби;

- своєчасність доставки і формування звітної інформації;

- прогнозованість маршрутів руху управлінських і звітних документів;

- наявність відповідальних осіб за закріплені ділянки руху документів у системі документообороту;

- важливість організації бухгалтерського обліку без залучення додаткової інформації, яка міститься у документах і за її межами.

Організація документообороту передбачає такі стадії:

1. Надходження зовнішніх документів та встановлення строків їх оформлення на підприємстві;

2. Складання внутрішніх документів, їх зведення, реєстрація та строки оформлення;

3. Обробка первинних документів за межами бухгалтерії та в бухгалтерії;

4. Складання облікових регістрів, головної книги і форм фінансової звітності з додержанням строків, що вказані в графіку документообороту;

5. Зберігання документів, регістрів бухгалтерського обліку і форм фінансової звітності до передачі їх в архів;

6. Передача документів, регістрів і форм звітності до архіву підприємства на тривале зберігання, а потім до державного архіву тих документів, що не підлягають знищенню.