Кримінальна відповідальність

Головний бухгалтер (у тому числі і рядовий) може бути притягнутий до кримінальної відповідальності за трьома статтями ККУ:

ст.212 - "Ухиляння від сплати податків, зборів, інших обов'язкових платежів";

ст.364 - "Зловживання владою чи службовим становищем";

ст.367 - "Службова недбалість".

Перераховані статті ККУ встановлюють міру кримінальної відповідальності в залежності від розміру несплачених сум податків, зборів (інших обов'язкових платежів) або заподіяного збитку. Дана величина визначена в ККУ в неоподатковуваних податком мінімумах доходів громадян.

Цивільно-правова відповідальність

До даного виду відповідальності можуть бути притягнуті фахівці, що здійснюють ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірній основі. Для зазначених суб'єктів ринку цивільно-правова відповідальність виражається у формі відшкодування заподіяних збитків.

Отже, згідно ст.22 ЦКУ під збитками розуміють, зокрема, втрати, понесені особами у зв'язку з знищенням або ушкодженням речі, а також витрати, що особа зробила або повинна зробити для відновлення свого порушеного права. Стосовно до розглянутої проблеми збитками, понесеними підприємством у зв'язку з неналежним виконанням договору про ведення бухгалтерського обліку, можуть бути суми податкових зобов'язань, пені і штрафних санкцій, донарахованих у результаті перевірок. У зв'язку з цим у договорі між підприємством і притягнутими фахівцями умова про порядок відшкодування заподіяних збитків рекомендується виділити окремим пунктом. Сама ж процедура стягнення збитків здійснюється в судовому порядку шляхом пред'явлення позову до винної сторони.

Тема 5. Організація первинного і поточного обліку Питання, що розглядаються у темі

5.1. Поняття документу та документування господарських операцій

5.2. Організація документообороту підприємства

5.3. Організація збереження та вилучення документів

5.4. Вибір форми бухгалтерського обліку

5.5. Розробка робочого плану рахунків

Після вивчення теми студент повинен знати:

• поняття документу, вимоги до нього, обов’язкові реквізити документу;

• класифікаційні ознаки та види документів;

• нормативні акти, що регулюють порядок документування господарських операцій;

• поняття документообороту, його основні етапи, завдання, що ставляться перед організацією документообороту;

• значення та зміст графиків документообороту;

• етапи обробки документів в бухгалтерії;

• терміни та умови зберігання документів, порядок їх вилучення;

• форми бухгалтерського обліку та їх характеристику;

• порядок розробки та затвердження робочого плану рахунків..

Ключові слова: документи, обов’язкові реквізити, документація, документування, документооборот, графік документообороту, форма бухгалтерського обліку, робочий план рахунків.

Рекомендована література: 9, 22, 29, 30, 40, 41, 46, 48, 50, 94, 102, 115-124, 129, 132, 138, 143, 150-152, 171.

5.1. Поняття документу та документування господарських операцій

Однією з важливих умов функціонування бухгалтерського обліку є організація збору, обробки і систематизації інформації, яка відображена у первинних документах. Документація як процес оформлення господарських операцій є одним з основних елементів методу бухгалтерського обліку.

Документ – це своєрідна фотографія господарської операції, в якій є назва, номер, дата складання, адреси сторін, що причасні до цієї операції, предмет документу (сума грошей, яку отримають або виплачують, перелік матеріалів, товарів, інших цінностей, сума боргу або платежу, обсяг виконаних робіт, послуг і т.ін.), підписи осіб, яких цей документ безпосередньо стосується (хто відпустив або прийняв гроші, інші цінності, керівника підприємства, головного бухгалтера). Отже документ – це письмове свідоцтво про фактичне здійснення господарської операції або про право на її здійснення.

Згідно з Положенням “Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку” первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

В цьому ж Положенні зазначено, що документ може бути створений ручним або машинним способом, і при цьому він має бути записаний на паперовому або магнітному носії.

Правовідносини в останньому випадку з приводу їх виготовлення, передачі, отримання та використання визначаються Законами України “Про електронні документи та електронний документооборот” та “Про електронний цифровий підпис”.

Згідно з вимогами нормативних актів підприємства можуть використовувати документи у формі бланків, затверджених Держкомстатом, Нацбанком України або відповідними галузевими міністерствами. Також їм надано право користуватися самостійно розробленими формами документів (крім фінансових) за умови, що вони матимуть всі необхідні реквізити.

Документи в залежності від рівня затвердження та обов’язковості застосування можна поділити на такі групи:

1. документи форм суворої відповідальності, якими оформлюються визначені законодавством господарські операції всіма підприємствами незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності. Форми документів суворої відповідальності затверджуються Держкомстатом України;

2. документи типових форм, що затверджуються Держкомстатом України та Міністерством фінансів України, також призначені до обов’язкового застосування на всіх підприємствах України;

3. документи спеціалізованих форм, що затверджуються галузевими міністерствами та відомствами, застосовуються на підприємствах відповідних галузей економіки (промисловості, будівництва, сільського господарства та ін.);

4. документи, форми яких розробляються підприємствами самостійно, відповідно до специфіки та особливостей діяльності підприємства [150].

Окремо необхідно зупинитися на вигляді первинних документів, які повинні пройти всі етапи бухгалтерської обробки, а потім зберігатися відповідні терміни у бухгалтерії та в архіві. Це питання також регулюється вище названими законодавчими актами, у яких зазначено, що документ незалежно від способу виготовлення має бути записаний на матеріальному носії – магнітному, паперовому або електронному. При чому суб’єкти електронного документообороту зобов’язані зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у тому форматі, в якому вони були створені для того, щоб була можливість перевірити їх цілісність на цих носіях.

Необхідно звернути увагу на обов’язковість виконання паперових копій документів на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних, контролюючих або судових органів.

З цього можна зробити висновок, що для контролюючих органів підтвердженням законності та достовірності здійснених операцій є документ лише на паперовому носії. Тому підприємства повинні одразу робити паперові копії документів для відображення їх в бухгалтерському обліку, а оригінали документів на магнітних та електронних носіях зберігати у первинному вигляді з дотриманням вимог, передбачених законодавством:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

На користь такого порядку зберігання документів говорять також такі чинники: можливі збої в роботі техніки, її ремонт, комп’ютерні віруси, відключення електроенергії, часові обмеження зберігання магнітних та електронних носіїв і т.п.

Первинні документи являють собою лише один із способів здійснення процесу фіксації вхідної інформації в систему первинного обліку. Отже, первинна документація є складовою частиною первинного обліку, а письмовий документ – один із основних носіїв економічної інформації.

Документ може бути у вигляді аркушу паперу, дискети, фотоплівки, але він стає первинним документом лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту, цифрових даних і т. ін. Без документу жодна господарча операція не може бути прийнята до обліку.

Документ повинен бути якісним, інформація, що в ньому наводиться, достовірною і об’єктивною, кожен документ повинен бути підписаний відповідними особами. В цьому разі якість облікових показників буде відповідною, а дані фінансової звітності будуть відображати дійсність. Документ відіграє важливу роль у контролі за збереженням грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, вони є предметом документальних ревізій, а також засобами оперативного управління підприємствами і організаціями.

Документ має обов’язкові реквізити, які повинні бути заповнені, тому що вони мають не тільки формальне значення, але й юридичне. В ньому вказуються вимірники, - натуральні (штуки, міра довжини, ваги, обсягу і т. ін.); умовно-натуральні (умовна маса, вимірники якості, коефіцієнти, різні витрати і т. ін.); трудові – використовуються для обчислення кількості витрачених робочих днів, часу, хвилин; грошові – використовуються для відображення усіх господарських операцій, процесів, витрат, доходів в єдиному вираженні (у грн., тис. грн., млн. грн.).

Документи класифікуються: за призначенням (розпорядні, виправдовувальні, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані); за місцем складання (внутрішні, зовнішні): за способом відображення операцій (первинні, разові, накопичувальні, зведені); за способом складання (оформленні вручну, отримані за допомогою засобів автоматизації, машинні носії інформації); за формою використання (типові, що призначені для оформлення визначених господарських операцій на підприємствах та організаціях не залежно від їх галузевого підпорядкування і форми власності, спеціалізовані – вони властиві окремим видам діяльності або окремим підприємствам).

Документування – процес оформлення господарських операцій відповідними документами. Це перший етап облікового процесу, на якому здійснюються спостереження, вимірювання об’єктів обліку та реєстрація отриманої інформації.

Документація – сукупність документів, які використовуються на підприємстві та складаються на всі господарські операції. Всі документи мають бути складені своєчасно, чітко, за встановленою (типовою) формою.

У статті 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” відмічено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку документах, систематизується на взаємопов’язаних бухгалтерських рахунках в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку як у частині сальдо, так і в частині оборотів.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів у межах їх повноважень, передбачених законом. Підприємство повинно вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого терміну. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені з підприємства тільки за рішенням відповідних органів, яке прийняте у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення зняти копії документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

Для спрощення процесу складання документів здійснюється їх уніфікація, яка передбачає приведення документів до однотипності на основі оптимізації їх форм і типізації побудови, а також орієнтації на їх машинну обробку.

Коли є можливість скоротити кількість примірників первинних документів, то це приводить до скорочення витрат на їх виписку, а також зберігає час на роботу з документами.