4.4. Регламентація роботи бухгалтерії

Регламентні документи діяльності працівників бухгалтерії - нормативні документи, що розкривають порядок організації облікових робіт з метою їх упорядкування. Регламентні документи є внутрішніми документами підприємства і розробляються на підставі нормативно-правових актів України.

До регламентів висувається низка вимог:

- закріплення тільки таких положень, що забезпечать раціональне функціонування бухгалтерської служби в цілому;

- при наявності типових положень регламент повинен доповнювати його, виходячи з конкретних умов діяльності підприємства;

- наявність усіх розділів регламенту;

- у регламентному документі не може зазначатися суб’єктивні бажання керівника щодо дій або поведінки працівників.

На практиці часто виникає питання, чи необхідно в установчих документах розкривати питання організації бухгалтерського обліку, або в них визначається лише порядок організації діяльності підприємства в цілому.

Відповідь на поставлене питання можна знайти в п.2 ст.8 Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність”, відповідно до якого “питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві відносяться до компетенції його власника чи уповноваженого органа (посадової особи) відповідно до законодавчих і установчих документів” [9]. Отже, ще на етапі створення підприємства власники повинні вказати в установчих документах, хто безпосередньо буде вирішувати питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Таке рішення може бути зафіксовано:

- або в розділі, де визначені права й обов'язки вищого органа підприємства;

- або в розділі, присвяченому правам і обов'язкам органа управління підприємством (генеральний директор).

В установчих документах підприємства (у розділі, присвяченому органам управління підприємством) визначається статус головного бухгалтера. Зокрема, може бути описана процедура призначення головного бухгалтера. Наприклад, установчими документами може бути передбачено, що головний бухгалтер підприємства призначається на посаду за рішенням зборів акціонерів (учасників).

Відповідно до статуту підприємства, виходячи з цілей і предмета його діяльності, власником або директором, у залежності від передбачених у статуті повноважень, розробляються регламентні документи, у яких визначена структура підприємства, схема органів оперативного управління, їх підпорядкованість і підконтрольність, а також штатна чисельність кожного структурного підрозділу. На підставі штатного розкладу головний бухгалтер повинен розробити регламентні документи, що визначають порядок організації бухгалтерського обліку.

Формуючи регламентне забезпечення діяльності бухгалтерської служби, слід пам'ятати, що в організації роботи бухгалтерського персоналу виділяється три рівні:

- загальне стратегічне керівництво;

- управління структурними підрозділами, групами, секторами і т.д.

- робота безпосередньо виконавців.

Для кожного рівня повинні бути визначені функціональні обов'язки, повноваження, права і відповідальність. Тому в систему регламентів входять документи також трьох рівнів:

Положення про бухгалтерію підприємства;

Положення про сектор (групу) бухгалтерії;

Посадова інструкція бухгалтера.

Основним документом, що регламентує діяльність бухгалтерії, є Положення про бухгалтерію, оскільки саме воно визначає порядок створення, права, обов'язки й організацію роботи бухгалтерської служби.

Положення про бухгалтерію повинне передбачити порядок її створення, права, обов'язки, організацію роботи і взаємозв'язок з іншими управлінськими структурними підрозділами підприємства.

Плануючи облікову роботу, головний бухгалтер повинен добре знати функції, види та елементи витрат робочого часу з окремих робіт. Загальний обсяг робіт, що виконується в бухгалтерії, пов’язаний з витратами робочого часу на основні і додаткові функції. Приблизний розподіл робіт, що пов’язані з витратами робочого часу з окремих функцій, та їх елементи представлені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1 - Склад робочого часу за елементами витрат

Функції	Елементи витрат
1. Основні функції	1.1. Оформлення документів (первинних, актів, замовлень, листів і т.ін.) 1.2. Внутрішня перевірка документів (зовнішніх, складених на підприємстві) 1.3. Ознайомлення з сутністю документів, їх підписання, передача до виконавців 1.4. Проведення необхідних розрахунків (амортизації, заробітної плати, транспортно-заготовельних витрат на залишок запасів, собівартості продукції, робіт, послуг) 1.5. Складання облікових регістрів, ведення аналітичного обліку 1.6. Складання головної книги (оборотного балансу), форм фінансової звітності, пояснювальних записок, відповідей на запитання адміністрації, податкової інспекції, банку 1.7. Економічний аналіз господарської діяльності і фінансового стану
2. Додаткові функції, що пов’язані з виконанням посадових обов’язків	2.1. Одержання і виконання окремих завдань 2.2. Ділові розмови по телефону з внутрішніми і зовнішніми абонентами 2.3. Доповіді на виробничих зборах і нарадах 2.4. Відвідування інших структурних підрозділів підприємства
3. Додаткові функції, що не пов’язані з виконанням посадових обов’язків	3.1. Виконання окремих завдань місцевих органів, громадських доручень 3.2. Підготовка даних, таблиць, форм за вимогами податкових, статистичних, адміністративних органів
4. Регламентовані і нерегламентовані перерви	4.1. Передбачені перерви в роботі 4.2. Виконання громадських доручень у робочий час 4.3. Інші перерви з дозволу адміністрації

Усі види робіт розподіляються на стандартні (типові), що виконуються кожного дня, і нестандартні, що не мають типового характеру. Стандартні види робіт можуть бути визначені методом хронометражу декількох виконавців для обчислення середнього планового часу, а нестандартні – не можуть бути суворо систематизовані для планування робочого часу. Тому витрати часу на нестандартні види робіт не мають загальних способів їх обчислення.

Чітка організація бухгалтерського обліку залежить від якості його планування, раціонального розподілу праці і повноти посадових інструкцій для кожного робітника, посада якого передбачена штатним розкладом. Посадові інструкції для робітників бухгалтерії розробляє головний бухгалтер за допомогою своїх заступників і найбільш кваліфікованих працівників. Затверджує їх керівник підприємства.

Посадова інструкція – це внутрішній документ, у якому зафіксовані загальні завдання, що стосуються усіх працівників бухгалтерії, функції, обов’язки, права і відповідальність конкретної посадової особи.

Посадова інструкція розробляється з урахуванням посади кожного працівника, його кваліфікації, спеціальної освіти і інших вимог, які до них висуваються. Посадова інструкція для головного бухгалтера розробляється на підприємстві, її зміст орієнтується на положення Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”. Ця інструкція також затверджується керівником підприємства. В асоційованих і консолідованих підприємствах посадову інструкцію для головного бухгалтера окремих підприємств (дочірніх філій, інших підприємств) розробляє головний бухгалтер організації, що об’єднує окремі підприємства.

Головний бухгалтер повинен:

- забезпечити широке використання сучасних засобів автоматизації обліково-обчислювальних робіт, прогресивних організаційних і методологічних форм бухгалтерського обліку;

- формувати та виконувати основні Положення облікової політики з усіх ділянок обліку;

- розробляти положення і основні принципи щодо госпрозрахункових показників і контролювати їх дотримання;

- забезпечити достовірний облік необоротних та оборотних активів, розрахунків, зобов’язань, капіталу і фінансових результатів, а також формування об’єктивної фінансової звітності у визначені строки.

Треба передбачити, що головний бухгалтер приймає участь у роботі юридичних служб підприємства з оформлення матеріалів по нестачам і крадіжкам, пред’явленню претензій, формуванню штатів співробітників і штатного розкладу. Він приймає активну позицію і участь у суспільному житті підприємства, контролює внутрішню дисципліну, підтримує економічні інтереси підприємства, організує архівне збереження документів, бланків, звітності і т.ін.

Обов’язки головного бухгалтера з контролю передбачають дотримання правил прийому і видання товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів, виконання посадових інструкцій всіма категоріями робітників бухгалтерії, правил проведення інвентаризації необоротних і оборотних активів, своєчасного виявлення її результатів і т.ін.

Призначення, звільнення, переміщення матеріально відповідальних осіб повинно проводитись після узгодження з головним бухгалтером. Головний бухгалтер має право перевіряти діяльність структурних підрозділів установи, що пов’язана з порядком приймання, збереження і витрачання товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, необоротних та інших активів. Він має право вносити пропозиції, спрямовані на підвищення економічної ефективності підприємства, приймати участь у виробничих зборах, і підтримувати економічні інтереси підприємства.