4.2. Побудова структури облікового апарату
Побудова облікового апарату на різних підприємствах не є однаковою. Вибір форми організації праці, структури бухгалтерії, функцій її робітників визначається розміром підприємства та обсягом економічної інформації.
Найбільш простий тип облікового апарату мають малі підприємства, де бухгалтерські функції може виконувати одна людина. В таких випадках цей працівник виконує функції як головного бухгалтера підприємства, так і функції інших робітників бухгалтерії, тобто він повинен вести всю бухгалтерську роботу, пов’язану зі збором первинної інформації, її обробкою, накопиченням, систематизацією і складанням балансу і форм фінансової звітності, яку слід складати відповідно до законодавства України (скорочену або повну).
Коли бухгалтерська служба складається з декількох бухгалтерів (в умовах децентралізованого обліку), то головний бухгалтер розподіляє між ними функціональні обов'язки рівномірної трудомісткості з додержанням умов професійної підготовки кожного. В таких випадках кожний працівник бухгал-терії виконує свої обов'язки на окремій обліковій ділянці, а головний бухгалтер, як правило, складає головну книгу (оборотний баланс), і основні форми фінансової звітності.
Значно складніша структура облікового апарату в умовах централізації обліку. В залежності від обсягів інформаційних потоків і згідно з наказом про облікову політику централізована бухгалтерія може мати таку структуру: очолює головний бухгалтер, він має одного або двох заступників (з методології обліку та його автоматизації). Структурними підрозділами ЦБ можуть бути спеціалізовані відділи, сектори, групи, які очолюють начальники, бухгалтери І або ІІ категорії. Їх заробітна платня визначається штатним розкладом.
В управлінні великим підприємством централізована бухгалтерія має вирішальне місце, оскільки зв’язана інформаційними потоками прямого й зворотного зв’язку з усіма функціональними службами, а також з об’єктами управління.
Об’єкти управління спрямовують первинну інформацію до ЦБ та інших функціональних служб, які перевіряють інформацію, накопичують її, здійсню-ють взаємоконтроль. Обчислювальний центр робить автоматизовану обробку інформації та у встановлений термін видає вихідну інформацію користувачам, якими крім адміністрації, функціональних служб і працівників ЦБ, можуть бути учасники, податкова адміністрація, банк та інші внутрішні і зовнішні користувачі. За таких умов бухгалтерська служба має функціонувати чітко, професійно, своєчасно та об’єктивно. Для цього головний бухгалтер визначає структуру бухгалтерії, функції її підрозділів, проводить планування бухгалтер-ських робіт, визначає перспективи розвитку бухгалтерського обліку, розподіляє обов’язки між працівниками бухгалтерії і розробляє посадові інструкції.
Важливу роль в успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов'язків між окремими її працівниками.
Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.
За допомогою структурування задач у бухгалтерії забезпечується логічна і систематична організація роботи з розділеними задачами.
За допомогою поділу функцій, коли кожному бухгалтеру доручається лише частина функцій, можна реалізувати додаткову контрольну функцію шляхом узгодження заключних результатів роботи різних бухгалтерів.
Існує кілька способів розподілу функцій – горизонтальний, вертикальний, змішаний.
При горизонтальному розподілі функцій роботи розподіляються на одному етапі облікового процесу. Наприклад, функції такого етапу облікового процесу, як відображення дебіторської заборгованості, можуть бути доручені двом чи більш бухгалтерам, якщо обсяг господарських операцій досить великий.
Таким чином, можна, як показано на рис. 4.1, відокремити друг від друга облік розрахунків з дебіторами і відображення на рахунках головної книги дебіторської заборгованості, щоб контролювати відповідність сальдо головної книги аналітичної відомості обліку розрахунків з дебіторами.
При вертикальному розподілі функцій їх розподіл відбувається між окремими етапами облікового процесу, тобто всі схожі дії виконуються одним бухгалтером.
Вертикальний поділ функцій, приклад якого представлений на рис. 4.2, можна застосовувати як послідовне з'єднання.
Підвищення надійності і якості роботи бухгалтерії можна домогтися за допомогою поділу різних функцій (рис. 4.3).
Рис. 4.1. Приклад горизонтального розподілу функцій у бухгалтерії
Рис. 4.2. Приклад вертикального розподілу функцій у бухгалтерії
Від обробки
первинних документів
з
нанесенням кореспондент-ції
рахунків
Рис. 4.3. Приклад подвоєння задач у бухгалтерському обліку
Під розподілом функцій слід розуміти делегування виконавчої діяльності, наприклад відображення господарських операцій одному бухгалтеру, а діяльність по його контролі і коригуванню - іншому.
При об'єднанні компетенції багато бухгалтерів лише спільно мають компетенцію брати на себе визначену функцію в межах поставленої задачі.
Наприклад, рішення про відвантаження товару може бути прийнято тільки при координації інформації між бухгалтером, що контролює надход-ження товарів, і бухгалтером, що обробляє виписки банку. З'єднання компе-тенцій, навпроти, припускає, що одному співробітнику передані багато прав.