Как более эффективно использовать возможности программных продуктов ms Office

Тот или иной набор программных продуктов семейства MS Office установлен почти на любом компьютере. Это объясняется их высокими эксплуатационными качествами, широкой функциональностью, удобным интерфейсом и надежностью. По существу, они давно стали мировым стандартом. Система управления проектами Project по своим качествам вполне соответствует другим программным продуктам этого семейства.

И все же, как упоминалось выше, универсальных программных продуктов не существует, да они и не пригодились бы пользователям. В современных условиях, учитывая доступность программных продуктов MS Office, практика эффективной поддержки управления проектами при помощи программных средств требует разумного сочетания возможностей всех программных продуктов. Такое сочетание, как следует из изложенного в данной главе, полностью поддерживается возможностями обмена данными между Project и программными продуктами семейства MS Office.

Текстовый процессор Word

Текстовый процессор Word является универсальным средством создания и обработки проектных документов. Это могут быть контракты, письма и служебные записки, отчеты о выполнении проекта, плановые задания исполнителям, данные о ходе выполнения и результатах работ и любые другие документы.

Разрабатывать такие документы в большинстве случаев можно без использования Project, даже если в этих документах речь идет о выполнении проекта.

Отдельного упоминания заслуживают три вопроса, решение которых необходимо для повышения наглядности и доказательности документа:

- включение в документ табличных данных о проекте, который уже содержится в базе данных Project;

- включение в документ фрагмента диаграммы Project;

- использование созданного при помощи текстового процессора документа, связанного с некоторой задачей или с некоторым ресурсом проекта.

Ознакомившись с содержанием предыдущих глав книги, легко представить, что для включения в документ Word некоторого фрагмента табличных данных, уже имеющихся в Project, необходимо выполнить последовательность действий, определяемую алгоритмом 7.9.

Описание этого и следующих алгоритмов построено в предположении, что нужные программы (Project и, например, Word) предварительно загружены и в этих программах уже открыты нужные файлы. Кроме того, считается, что в момент начала действий, описанных в этих алгоритмах, активна программа Project.

Алгоритм 7.9. Как вставить в документ Word табличную информацию из Project

Чтобы вставить в документ Word табличную информацию из Project, нужно выполнить следующие действия.

1. При помощи команды Вид выбрать нужную форму представления информации о графике реализации проекта. Это может быть Диаграмма Ганга, Лист ресурсов, Использование задач или Использование ресурсов.

2. Сформировать средствами Project нужную таблицу. При этом можно использовать алгоритмы 2.9-2.12 для формирования нужного состава столбцов таблицы, алгоритмы 2.30-2.34 для того, чтобы при помощи фильтров оставить в таблице только наиболее важную информацию, алгоритмы 2.13 или 2.14 для сортировки данных.

3. При помощи алгоритмов 2.7 или 2.8 можно применить к таблице подходящее форматирование.

4. При помощи алгоритма 7.1 можно скопировать данные в буфер обмена Windows и затем вставить их в документ Word.

По аналогии с описанными выше действиями для того, чтобы вставить в документ Word фрагмент диаграммы Project, необходимо выполнить алгоритм 7.10.